Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử 2026?
- Tại Sao Doanh Nghiệp Cần Nắm Rõ Quy Định Mới Về Hóa Đơn Điện Tử 2026?
Hơn 70% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (HĐĐT), nhưng liệu bạn đã cập nhật đầy đủ các quy định mới nhất có hiệu lực từ 01/7/2026? Việc không nắm rõ và tuân thủ kịp thời các thay đổi trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với những rủi ro pháp lý nghiêm trọng, từ việc bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn đến các mức phạt hành chính đáng kể
Hơn 70% doanh nghiệp tại Việt Nam đã chuyển đổi sang hóa đơn điện tử (HĐĐT), nhưng liệu bạn đã cập nhật đầy đủ các quy định mới nhất có hiệu lực từ 01/7/2026? Việc không nắm rõ và tuân thủ kịp thời các thay đổi trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với những rủi ro pháp lý nghiêm trọng, từ việc bị tạm ngừng sử dụng hóa đơn đến các mức phạt hành chính đáng kể.
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử (CTĐT) đóng vai trò then chốt trong quản lý thuế và hoạt động kinh doanh của mọi tổ chức, cá nhân. Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính được ban hành nhằm quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về HĐĐT, CTĐT, mang đến nhiều điểm mới mà mọi người nộp thuế tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp và hộ kinh doanh, cần phải lưu tâm.
Công văn 474/TCS8-NVDTPC của Thuế cơ sở 8 tỉnh Lào Cai là một ví dụ điển hình về việc các cơ quan thuế địa phương đang tích cực tuyên truyền và hướng dẫn người nộp thuế trên địa bàn về những quy định này. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc cập nhật thông tin và chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng các quy định mới. Hậu quả của việc không tuân thủ có thể bao gồm:
- Bị xử phạt hành chính về hành vi vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Bị tạm ngừng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.
- Gặp khó khăn trong việc kê khai thuế, hoàn thuế và các giao dịch kinh doanh khác.
- Ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ với cơ quan thuế.
Điều Kiện Áp Dụng và Các Trường Hợp Đặc Biệt Về Hóa Đơn Điện Tử Theo Nghị Định 254/2026/NĐ-CP
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã làm rõ hơn về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử và bổ sung các trường hợp không bắt buộc phải sử dụng HĐĐT, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh có cái nhìn toàn diện hơn về nghĩa vụ của mình.
1. Về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử (Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
Các quy định mới đã điều chỉnh một số điểm quan trọng liên quan đến việc áp dụng HĐĐT:
- Không bắt buộc đăng ký HĐĐT từ máy tính tiền: Đối với người nộp thuế có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, họ sẽ không bắt buộc phải đăng ký sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền. Điều này tạo sự linh hoạt hơn cho các doanh nghiệp đã có hệ thống HĐĐT ổn định.
- Hộ kinh doanh (HKD) bán tài sản: Các hộ kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ: bất động sản, ô tô) thì bắt buộc phải áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Quy định này nhằm tăng cường quản lý đối với các giao dịch tài sản có giá trị lớn.
- Hợp đồng hợp tác kinh doanh: Trường hợp các bên tham gia hợp đồng hợp tác kinh doanh phân chia doanh thu/chi phí và có thỏa thuận cử một bên làm đại diện có trách nhiệm lập/nhận hóa đơn cho khách hàng/người bán, thì các bên còn lại sẽ lập hóa đơn cho bên đại diện phần doanh thu/chi phí được chia cho từng bên theo hợp đồng. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn trong các mô hình hợp tác.
2. Một số trường hợp không phải sử dụng HĐĐT (Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng bổ sung các trường hợp cụ thể mà hộ kinh doanh và các tổ chức khác không phải sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Hộ kinh doanh lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ: Các hộ kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp sẽ không phải sử dụng HĐĐT, trừ trường hợp họ tự nguyện đăng ký sử dụng HĐĐT.
- Thu nhập từ cho thuê bất động sản và dịch vụ nội dung số cho nước ngoài: Hộ kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài cũng thuộc diện không phải sử dụng HĐĐT.
- Góp vốn bằng tài sản: Các trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế sẽ không cần lập HĐĐT.
- Điều chuyển tài sản nội bộ: Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp cũng không phải sử dụng HĐĐT. Điều này giúp giảm bớt thủ tục hành chính cho các giao dịch nội bộ không phát sinh doanh thu.
- Cho mượn máy móc, thiết bị: Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu, cũng không thuộc diện phải lập HĐĐT.
Việc hiểu rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh xác định đúng nghĩa vụ của mình, tránh lãng phí nguồn lực vào việc lập hóa đơn không cần thiết hoặc ngược lại, tránh vi phạm do không lập hóa đơn khi có yêu cầu.
Hướng Dẫn Đăng Ký, Thay Đổi và Tạm Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC
Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính đưa ra các hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký và tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử:
- Đăng ký và thay đổi thông tin: Khi có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT (trừ trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng), người nộp thuế phải thực hiện sinh trắc học và nộp hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận yêu cầu của cơ quan thuế (đã được sửa đổi từ 02 ngày).
- Tiêu chí xác định người nộp thuế có rủi ro cao: Người nộp thuế đăng ký địa chỉ trụ sở chính không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính hoặc tại căn hộ chung cư (trừ trường hợp cá nhân kinh doanh) sẽ được coi là có rủi ro cao và có thể bị yêu cầu cung cấp thêm thông tin, tài liệu.
- Thủ tục tạm ngừng hoặc ngừng sử dụng HĐĐT: Người nộp thuế có nhu cầu tạm ngừng hoặc ngừng sử dụng HĐĐT phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan thuế quản lý, kèm theo lý do và thời gian dự kiến. Cơ quan thuế sẽ xác nhận và cập nhật trạng thái trong hệ thống quản lý HĐĐT.
Việc thực hiện đúng quy trình trên giúp doanh nghiệp tránh các vi phạm liên quan đến việc đăng ký, thay đổi thông tin và tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời giảm thiểu rủi ro bị xử phạt.