TL;DR: Tiền lương tăng ca vượt 200 giờ/năm sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN nếu doanh nghiệp không đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý về thời gian làm thêm, không có giấy phép báo cáo và không ghi rõ trong hợp đồng. Để tránh mất khoản chi phí và bị xử phạt, doanh nghiệp cần kiểm soát giờ làm thêm, lập hồ sơ báo cáo và tuân thủ các quy định hiện hành.
Tiền lương tăng ca trên 200 giờ không được trừ khi tính thuế TNDN – Quy định hiện hành
- Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về tiền lương tăng ca trên 200 giờ
Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm thêm giờ không được vượt quá:
50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày (hoặc tổng không quá 12 giờ/ngày nếu tính theo tuần) - Phạt hành chính theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (có thể lên tới 10% thuế chưa nộp)
Bạn có biết rằng theo quy định hiện hành, tiền lương trả cho người lao động làm thêm giờ vượt quá 200 giờ/năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu không đáp ứng các điều kiện quy định?
Quy định này dựa trên các căn cứ pháp lý của Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và các khoản chi không được trừ tại Khoản 8 và Khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025. Áp dụng cho mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam, bao gồm doanh nghiệp trong nước và công ty đa quốc gia.
Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về tiền lương tăng ca trên 200 giờ
Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm thêm giờ không được vượt quá:
- 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày (hoặc tổng không quá 12 giờ/ngày nếu tính theo tuần).
- 40 giờ trong một tháng.
- 200 giờ trong một năm, trừ một số trường hợp đặc biệt (được quy định tại khoản 3 Điều này).
Trong các trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể tăng lên tới 300 giờ/năm nhưng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh. Các ngành, nghề được phép tăng lên 300 giờ bao gồm:
- Sản xuất, gia công xuất khẩu sản phẩm hàng dệt, may, da, giày, điện, điện tử, chế biến nông, lâm, diêm nghiệp, thủy sản;
- Sản xuất, cung cấp điện, viễn thông, lọc dầu; cấp, thoát nước;
- Những trường hợp khác do Chính phủ quy định.
Về thuế TNDN, Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 và Điều 10) quy định các khoản chi được trừ và không được trừ. Cụ thể:
- Khoản chi được trừ: phải phát sinh thực tế, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp và đáp ứng các tiêu chí chi phí hợp lý.
- Khoản chi không được trừ: bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng không ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng (Khoản 8 Điều 10) và chi cho làm thêm giờ vượt mức quy định (Khoản 23 Điều 10).
Do đó, nếu doanh nghiệp trả lương tăng ca cho người lao động vượt quá 200 giờ/năm mà không có giấy phép và không ghi rõ trong hợp đồng, khoản chi này sẽ rơi vào Khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025 – không được trừ.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ quy định
Để tránh việc chi phí tăng ca bị loại và chịu phạt, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm soát thời gian làm thêm: Sử dụng phần mềm chấm công để ghi nhận chính xác số giờ làm thêm của mỗi nhân viên.
- Đánh giá tính hợp pháp: Đối chiếu số giờ làm thêm với giới hạn 200 giờ/năm (hoặc 300 giờ trong trường hợp đặc biệt).
- Lập hồ sơ báo cáo: Nếu dự kiến vượt 200 giờ, chuẩn bị công văn xin phép và gửi cho UBND tỉnh theo mẫu quy định (có kèm bản sao hợp đồng, bảng chấm công).
- Ghi rõ trong hợp đồng: Đảm bảo mọi khoản tiền lương tăng ca được ghi trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể, nêu rõ điều kiện và mức hưởng.
- Thu thập chứng từ hợp pháp: Lưu trữ hóa đơn, phiếu chi, chứng từ thanh toán (đối với chi phí trên 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).
- Kê khai thuế TNDN: Khi khai báo thuế, đưa phần chi phí tăng ca đáp ứng đầy đủ điều kiện vào mục “Chi phí được trừ”; phần vượt mức sẽ được ghi chú “Không được trừ”.
Thời hạn thực hiện:
- Kiểm soát và ghi nhận giờ làm thêm: ngay khi bắt đầu năm tài chính.
- Thông báo vượt 200 giờ: trong vòng 30 ngày kể từ ngày phát sinh.
- Kê khai thuế TNDN: theo lịch nộp thuế TNDN (tháng 3/4 hàng năm).
Mức phạt và những điểm dễ sai khi tính thuế TNDN
Những lỗi thường gặp:
- Không ghi rõ điều kiện tăng ca trong hợp đồng: Khi hợp đồng không nêu rõ mức tăng ca, khoản chi sẽ bị xem là “không có điều kiện” và không được trừ.
- Không báo cáo vượt 200 giờ: Nếu doanh nghiệp không gửi công văn cho UBND tỉnh, phần chi phí sẽ tự động bị loại.
- Thiếu chứng từ hợp pháp: Không có hóa đơn, phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (trên 5 triệu đồng) sẽ khiến chi phí không được công nhận.
Hệ quả:
- Chi phí tăng ca bị loại, làm tăng thu nhập chịu thuế.
- Phạt hành chính theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (có thể lên tới 10% thuế chưa nộp).
- Rủi ro kiểm tra thuế và có thể bị xử phạt bổ sung.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có thể trả lương tăng ca cho nhân viên trên 200 giờ nếu có giấy phép?
Có. Theo khoản 3 Điều 107 Bộ luật Lao động, doanh nghiệp trong một số ngành (như dệt may, điện tử, chế biến nông nghiệp…) có thể tăng lên tới 300 giờ/năm, nhưng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND tỉnh. Khi có giấy phép, khoản chi vẫn phải đáp ứng các điều kiện của Nghị định 320/2025 để được trừ.
Làm sao để chứng minh chi phí tăng ca đáp ứng điều kiện trừ thuế?
Doanh nghiệp cần: (1) Hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động ghi rõ mức tăng ca và điều kiện; (2) Bảng chấm công chứng minh số giờ thực tế; (3) Hóa đơn, phiếu chi và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu trên 5 triệu đồng). Tất cả các tài liệu này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định của Luật.