Kê khai 01/GTGT cho hàng trả chậm >5 triệu: Hướng dẫn 2026

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để kê khai đúng

Để thực hiện kê khai thuế GTGT đầu vào cho hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên một cách chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ: Bao gồm hợp đồng trả chậm hoặc trả góp bằng văn bản, cùng các phụ lục hợp đồng (nếu có). Đây là căn cứ pháp lý quan trọng xác định nghĩa vụ thanh toán và giá trị giao dịch.
• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Hóa đơn hợp lệ, hợp pháp gắn liền với giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ trả chậm, trả góp.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Các chứng từ chứng minh việc thanh toán đã được thực hiện qua ngân hàng (chuyển khoản, séc, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng) hoặc các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp khác. Chứng từ này chỉ cần thiết khi doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán.
• Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc chứng từ chứng minh quyền sở hữu: Mặc dù không phải là chứng từ bắt buộc để kê khai trực tiếp trên tờ khai 01/GTGT theo quy định này, nhưng đây là tài liệu quan trọng để chứng minh việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa đã diễn ra, hỗ trợ cho việc giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.

Đối với trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào dựa trên hợp đồng mua bán và hóa đơn GTGT. Khi đến hạn thanh toán mà chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ. Ngược lại, khi đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ được kê khai, khấu trừ lại số thuế tương ứng.

Quy trình thực hiện kê khai 01/GTGT từng bước

Để đảm bảo việc kê khai thuế GTGT đầu vào cho hàng trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

1. Thu thập và kiểm tra chứng từ: Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT và các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu đã có). Việc kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trên chứng từ là rất quan trọng để tránh sai sót.
2. Xác định kỳ tính thuế và chỉ tiêu kê khai:
   • Đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (do chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng): Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, nếu đến hạn thanh toán theo hợp đồng mà vẫn chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ vào chỉ tiêu 37 của tờ khai 01/GTGT trong kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng.
   • Đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Sau khi đã điều chỉnh giảm (nếu có) và doanh nghiệp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ số thuế GTGT đầu vào tương ứng vào chỉ tiêu 38 của tờ khai 01/GTGT trong kỳ tính thuế có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
3. Lập và nộp tờ khai 01/GTGT: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai hoặc hệ thống e-Tax của Tổng cục Thuế để lập tờ khai 01/GTGT theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC. Sau khi hoàn tất, tờ khai phải được nộp điện tử trước thời hạn quy định.
4. Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ: Sau khi nộp tờ khai, doanh nghiệp cần kiểm tra lại trạng thái nộp thành công trên hệ thống. Toàn bộ chứng từ gốc và tờ khai đã nộp cần được lưu trữ cẩn thận theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra sau này.

Những lưu ý quan trọng và sai sót thường gặp

Trong quá trình kê khai thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý một số điểm để tránh sai sót:

• Giá trị giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên: Quy định này chỉ áp dụng cho các giao dịch có giá trị hàng hóa, dịch vụ mua từ 5 triệu đồng trở lên. Các giao dịch dưới ngưỡng này vẫn áp dụng quy định chung về khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đây là yếu tố then chốt để xác định thời điểm và khả năng được khấu trừ thuế. Doanh nghiệp phải đảm bảo có đầy đủ và hợp lệ các chứng từ này khi đến thời điểm thanh toán. Việc thanh toán bằng tiền mặt cho các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên (hoặc từ 5 triệu đồng trở lên trong trường hợp trả chậm/trả góp theo quy định này) sẽ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
• Kỳ tính thuế chính xác: Việc xác định đúng kỳ tính thuế để kê khai chỉ tiêu 37 (kỳ phát sinh nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng) và chỉ tiêu 38 (kỳ có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) là cực kỳ quan trọng. Sai sót trong việc xác định kỳ có thể dẫn đến việc kê khai sai thời điểm, gây ra các vấn đề về tuân thủ.
• Không phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế: Theo quy định, việc điều chỉnh giảm vào chỉ tiêu 37 không yêu cầu doanh nghiệp phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế cho các kỳ trước đó, mà thực hiện điều chỉnh trực tiếp vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán.
• Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận tất cả các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan khác. Đây là cơ sở để giải trình với Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra.

Một sai sót phổ biến là doanh nghiệp quên điều chỉnh giảm vào chỉ tiêu 37 khi đến hạn thanh toán mà chưa có chứng từ không dùng tiền mặt, hoặc không chuyển số thuế sang chỉ tiêu 38 khi đã có chứng từ. Điều này có thể dẫn đến việc khấu trừ sai hoặc chậm trễ, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và có thể bị xử phạt.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Doanh nghiệp có phải khai lại chỉ tiêu 37 khi đã thanh toán bằng tiền mặt?

Theo Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ‑CP, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên yêu cầu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Do đó, khi đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp phải chuyển số thuế từ chỉ tiêu 37 sang chỉ tiêu 38 trong kỳ có chứng từ. Nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt cho phần giá trị này, số thuế GTGT đầu vào tương ứng sẽ không được tính vào chỉ tiêu 38 và không được khấu trừ. Trong trường hợp này, số thuế đã khấu trừ ban đầu (nếu có) sẽ phải được điều chỉnh giảm và không được khấu trừ lại.

Trong trường hợp hợp đồng trả góp kéo dài hơn 12 tháng, doanh nghiệp phải khai chỉ tiêu nào?

Quy định về kê khai chỉ tiêu 37 và 38 không thay đổi dựa trên thời gian kéo dài của hợp đồng trả góp. Doanh nghiệp vẫn thực hiện kê khai chỉ tiêu 37 cho phần giá trị chưa có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (khi đến hạn thanh toán theo hợp đồng) và chuyển sang chỉ tiêu 38 ngay khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, bất kể thời gian hợp đồng là bao lâu.

Làm sao để chứng minh rằng hàng đã được giao nhưng chưa thanh toán?

Để chứng minh việc hàng hóa đã được giao nhưng chưa thanh toán, doanh nghiệp cần có hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT và biên bản bàn giao hàng hóa (hoặc các chứng từ tương đương chứng minh việc chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng). Các tài liệu này là cơ sở để doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào ban đầu theo quy định, trước khi đến hạn thanh toán và có yêu cầu về chứng từ không dùng tiền mặt.

Tóm tắt và bước tiếp theo

Việc kê khai thuế GTGT đầu vào cho hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên là một quy trình đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ chặt chẽ các quy định của Nghị định 144/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT‑BTC. Doanh nghiệp cần xác định đúng kỳ tính thuế, chuẩn bị đầy đủ chứng từ và điền chính xác chỉ tiêu 37 (điều chỉnh giảm khi đến hạn thanh toán mà chưa có chứng từ không dùng tiền mặt) hoặc chỉ tiêu 38 (kê khai khấu trừ khi đã có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt).

Việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào ban đầu được phép ngay cả khi chưa thanh toán, nhưng việc điều chỉnh và chuyển đổi giữa chỉ tiêu 37 và 38 là bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ của việc khấu trừ. Nếu doanh nghiệp của bạn tại Long Biên, Hà Nội gặp khó khăn trong việc thu thập chứng từ, xác định kỳ tính thuế hoặc không chắc chắn về cách điền chỉ tiêu, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477 để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.