Hóa đơn điện tử 2026: Ghi thông tin người nước ngoài thế nào từ 01/07?

Hóa đơn điện tử 2026: Ghi thông tin người nước ngoài thế nào từ 01/07?

Bạn có biết, hơn 30% doanh nghiệp tại Việt Nam từng gặp khó khăn hoặc sai sót trong việc lập hóa đơn, đặc biệt khi giao dịch với khách hàng nước ngoài? Với sự thay đổi của các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, việc nắm vững cách ghi nhận thông tin người mua trên hóa đơn điện tử trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết, đặc biệt là khi bán hàng cho người nước ngoài. Từ ngày 01/07/2026, những quy định mới theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ chính thức có hiệu lực, mang đến những điều chỉnh quan trọng mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam – đặc biệt ở khu vực Long Biên, Hà Nội – cần phải lưu tâm.

Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, chi tiết về cách thức ghi thông tin người mua là người nước ngoài trên hóa đơn điện tử, cũng như các quy định liên quan đến việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử. Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về phạt hành chính mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, minh bạch và hiệu quả.

Tại sao việc ghi đúng thông tin người mua nước ngoài trên hóa đơn điện tử lại cực kỳ quan trọng từ 01/07/2026?

Việc ghi nhận thông tin người mua trên hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với các giao dịch với người nước ngoài, không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch của giao dịch và tuân thủ các quy định về thuế tại Việt Nam. Từ ngày 01/07/2026, với sự ra đời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các quy định này càng trở nên chặt chẽ và cụ thể hơn, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bối cảnh và đối tượng cần lưu ý

Các doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người nước ngoài (bao gồm khách du lịch, chuyên gia, người lao động nước ngoài, v.v.) đều là đối tượng chịu sự điều chỉnh của quy định này. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành nghề thường xuyên tiếp xúc với khách hàng quốc tế như du lịch, khách sạn, nhà hàng, bán lẻ hàng hóa cao cấp, dịch vụ y tế, giáo dục, v.v.

Hậu quả nếu không tuân thủ

Việc không ghi đúng hoặc ghi thiếu thông tin bắt buộc trên hóa đơn điện tử có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng:

• Bị xử phạt hành chính: Theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn, các hành vi vi phạm về lập, sử dụng hóa đơn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt tiền đáng kể.
• Hóa đơn không hợp lệ: Hóa đơn không hợp lệ sẽ không được chấp nhận để kê khai thuế, hoàn thuế, hoặc làm căn cứ hạch toán chi phí, gây ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp và quyền lợi của người mua.
• Rủi ro về thuế: Cơ quan thuế có thể tiến hành thanh tra, kiểm tra và truy thu thuế nếu phát hiện các sai phạm liên quan đến hóa đơn, gây tốn kém thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp.
• Ảnh hưởng uy tín: Việc không tuân thủ quy định pháp luật có thể làm giảm uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác, đặc biệt là khách hàng quốc tế, những người thường rất coi trọng sự minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp nên lưu trữ bản sao các giấy tờ này (nếu có sự đồng ý của khách hàng) để phục vụ công tác kiểm tra và đối chiếu trong tương lai.

Chính vì vậy, việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về ghi thông tin người mua nước ngoài trên hóa đơn điện tử từ 01/07/2026 là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và hiệu quả tại Việt Nam.

Quy định chi tiết về ghi thông tin người mua nước ngoài trên hóa đơn điện tử từ 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần đặc biệt chú ý đến các quy định mới về việc ghi thông tin người mua là người nước ngoài trên hóa đơn điện tử. Các quy định này được cụ thể hóa tại điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin trên hóa đơn.

1. Trường hợp người mua là người nước ngoài có cung cấp thông tin

Khi người mua là người nước ngoài cung cấp đầy đủ thông tin để lập hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi nhận các thông tin sau:

• Tên của người mua: Đây là thông tin bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn. Doanh nghiệp cần yêu cầu người mua cung cấp tên đầy đủ và chính xác theo giấy tờ tùy thân.
• Thông tin thay thế cho địa chỉ và số định danh cá nhân: Đối với người mua là người nước ngoài, thông tin về địa chỉ và số định danh cá nhân (hoặc mã số thuế cá nhân nếu có) có thể được thay thế bằng một trong các loại giấy tờ sau:
  • Số hộ chiếu: Đây là lựa chọn phổ biến và được khuyến khích. Doanh nghiệp cần ghi rõ số hộ chiếu của người mua.
  • Giấy tờ xuất nhập cảnh: Trong trường hợp người nước ngoài không có hộ chiếu hoặc sử dụng giấy tờ khác để nhập cảnh (ví dụ: thị thực, thẻ tạm trú, thẻ thường trú), doanh nghiệp có thể ghi số của giấy tờ xuất nhập cảnh đó.
  • Quốc tịch của khách hàng: Thông tin về quốc tịch cũng là một yếu tố bắt buộc phải ghi kèm khi sử dụng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh để thay thế cho địa chỉ và số định danh cá nhân.

2. Trường hợp người mua là người nước ngoài không cung cấp thông tin

Nếu người mua không cung cấp tên, địa chỉ hay số định danh cá nhân, doanh nghiệp phải ghi trên hóa đơn cụm từ “Bán cho người tiêu dùng”. Đây là yêu cầu bắt buộc theo điểm b khoản 4 Phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trên đây là những nội dung quan trọng cần lưu ý khi lập hóa đơn cho người nước ngoài từ ngày 01/07/2026.