Thay đổi lớn về hóa đơn điện tử từ 01/07/2026 – Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì ngay?
- ⚠️ Mức phạt: Không lập hoặc không gửi hóa đơn điện tử đúng thời hạn có thể bị phạt 200% thuế chưa nộp, tối đa 5 tỷ đồng cho doanh nghiệp lớn
- Kết quả, cơ quan thuế áp dụng mức phạt 150% thuế chưa nộp, gây thiệt hại 1,5 tỷ đồng
Bạn có biết rằng từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đồng thời Thông tư 91/2026/TT-BTC sẽ cập nhật các quy định chi tiết về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử? Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hơn 1,2 triệu doanh nghiệp tại Việt Nam, buộc họ phải điều chỉnh quy trình, hệ thống phần mềm và cách thức khai báo thuế. Ngoài ra, Cục Thuế đã phát hành Công văn 4831/CT‑CS năm 2026 (ngày 15/07/2026) để giới thiệu nội dung mới của Nghị định 254/2026 và Thông tư 91/2026, đồng thời hướng dẫn triển khai thực tế.
Chi tiết quy định mới và căn cứ pháp lý: Nghị định 254/2026 & Thông tư 91/2026
Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, được Chính phủ ban hành ngày 30/06/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Thông tư 91/2026/TT‑BTC của Bộ Tài chính cùng ngày cung cấp hướng dẫn thực thi chi tiết.
So sánh nhanh giữa Nghị định 123/2020 và Nghị định 254/2026:
| Nội dung | Nghị định 123/2020 | Nghị định 254/2026 |
|---|---|---|
| Đối tượng áp dụng (Điều 2) | Bao gồm cả in, tự in hóa đơn | Loại bỏ đối tượng in, tự in, chỉ áp dụng cho hóa đơn điện tử |
| Giải thích từ ngữ (Điều 3) | Không rõ ràng về “hóa đơn hợp pháp” | Sửa đổi, bổ sung định nghĩa chi tiết |
| Đối tượng sử dụng (Điều 6) | Giới hạn đối tượng doanh nghiệp | Thêm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, và các trường hợp không có mã cơ quan thuế |
| Trường hợp không phải sử dụng (Điều 7) | Ít quy định cụ thể | Liệt kê 8 nhóm ngoại lệ chi tiết |
| Thời điểm lập hóa đơn (Điều 9) | Quy định chung | Thêm quy định về đặt cọc, dịch vụ công nghệ số, và thời gian chậm nhất 2 tháng cho dữ liệu |
| Nội dung hóa đơn (Điều 10) | Yêu cầu tối thiểu | Bổ sung thông tin người mua, chi tiết hàng hóa, chữ ký điện tử, và quy định mới cho vận tải |
| Xử lý sự cố (Điều 14) | Chỉ đề cập việc bán lại hóa đơn | Yêu cầu Cục Thuế kích hoạt hệ thống dự phòng và công khai thông tin |
Đối với các hình phạt, Nghị định 254/2026 quy định mức phạt theo quy định hiện hành của Luật Quản lý thuế và Luật Xử phạt vi phạm hành chính. Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào mức độ vi phạm và không được nêu cụ thể trong nghị định.
Ghi chú: Các con số trong khung cảnh trên chỉ mang tính minh họa; mức phạt thực tế được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật liên quan.
Thêm vào đó, Nghị định 254/2026 (Điều 41) có quy định khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử, nhằm khuyến khích việc thực hiện đúng quy định.
5 bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ Nghị định 254/2026
- Step 1 – Đánh giá lại đối tượng sử dụng: Xác định xem doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân nào thuộc danh sách mới (Điều 6).
- Step 2 – Cập nhật phần mềm kế toán: Đảm bảo hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế và ký điện tử.
- Step 3 – Thiết lập quy trình thời gian lập hóa đơn: Áp dụng thời gian lập mới cho các dịch vụ đặt cọc, dịch vụ công nghệ số, và dịch vụ vận tải (Điều 9).
- Step 4 – Kiểm tra nội dung hóa đơn: Bổ sung trường “Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua” và “Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá” trên mẫu XML (Điều 10).
- Step 5 – Đào tạo và truyền thông: Tổ chức buổi hướng dẫn cho nhân viên kế toán và người bán về quy định mới, đồng thời thông báo cho khách hàng về việc nhận hóa đơn điện tử.
Deadline quan trọng: Hoàn thành cập nhật phần mềm và đào tạo nội bộ trước ngày 30/06/2026.
Mức phạt và những điểm dễ sai khi áp dụng quy định mới
Việc chuyển đổi sang hệ thống điện tử mang lại nhiều lợi ích, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu không nắm rõ các điểm sau:
- Nhầm lẫn đối tượng không phải sử dụng: Doanh nghiệp vẫn áp dụng hóa đơn điện tử cho các trường hợp được miễn (Điều 7) như giao dịch tài chính, bảo hiểm, hoặc chuyển tài sản giữa công ty mẹ và công ty con.
- Không cập nhật thời gian lập đúng quy định: Đối với dịch vụ công nghệ số, thời gian chậm nhất là 2 tháng; nếu vượt quá sẽ bị phạt.
- Thiếu chữ ký điện tử: Đối với giao dịch quốc tế, chữ ký điện tử là bắt buộc; thiếu sẽ bị coi là không hợp pháp.
- Không kích hoạt hệ thống dự phòng khi có sự cố: Nếu hệ thống cấp mã gặp trục trặc, doanh nghiệp phải báo cáo ngay cho Cục Thuế và sử dụng hệ thống dự phòng.
Ví dụ thực tế: Một công ty dịch vụ quảng cáo trên nền tảng số không lập hóa đơn trong vòng 45 ngày (quá thời gian 30 ngày quy định). Kết quả, cơ quan thuế áp dụng mức phạt 150% thuế chưa nộp, gây thiệt hại 1,5 tỷ đồng.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có phải phát hành hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch sau 01/07/2026?
Không. Theo Điều 7 của Nghị định 254/2026, một số giao dịch như tài chính, bảo hiểm, chuyển tài sản nội bộ, và dịch vụ cho thuê tài sản cố định không bắt buộc phải phát hành hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tự nguyện muốn phát hành, vẫn phải tuân thủ nội dung và thời gian quy định.
Làm sao để xác định thời điểm lập hóa đơn cho dịch vụ đặt cọc theo Bộ luật Dân sự?
Điều 9 quy định rằng khi thu tiền đặt cọc, doanh nghiệp không cần lập hóa đơn ngay lập tức. Hóa đơn chỉ cần được phát hành khi hợp đồng cung cấp dịch vụ được thực hiện, tức là khi dịch vụ được cung cấp hoặc khi tiền đặt cọc được hoàn trả.