Mẫu hóa đơn điện tử và biên lai mới theo Thông tư 91/2026: Điều gì thay đổi?
Bạn có biết rằng từ ngày 01/07/2026, Bộ Tài chính sẽ áp dụng 9 mẫu hóa đơn điện tử và biên lai mới, ảnh hưởng trực tiếp tới hơn 1,2 triệu doanh nghiệp tại Việt Nam? Thông tư 91/2026/TT-BTC, kèm Phụ lục V, đã công bố các mẫu này nhằm chuẩn hoá quy trình kê khai, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong giao dịch thương mại.
Quy định mới sẽ bắt buộc mọi tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (trừ các trường hợp ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng) phải đăng ký và sử dụng các mẫu hóa đơn điện tử được liệt kê trong Phụ lục V. Việc không tuân thủ sẽ dẫn đến các hình phạt nặng nề, bao gồm phạt tiền và đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn điện tử.
Chi tiết các mẫu hóa đơn điện tử và biên lai theo Phụ lục V của Thông tư 91/2026
Dưới đây là bảng tổng hợp 9 mẫu chính được quy định, kèm mã mẫu và mục đích sử dụng:
| Tên loại hóa đơn | Mã mẫu | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho tổ chức, cá nhân khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) | 01/GTGT | Áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp sản xuất, thương mại |
| Hóa đơn điện tử GTGT (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù) | 01/GTGT-ĐT | Dành cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tài chính, bảo hiểm |
| Hóa đơn điện tử GTGT (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ) | 01/GTGT-NT | Áp dụng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu, dịch vụ quốc tế |
| Hóa đơn điện tử bán hàng (phương pháp trực tiếp) | 02/BH | Dành cho bán lẻ, bán buôn không qua khấu trừ |
| Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | 01/GTGT-BL | Kết hợp thu phí dịch vụ cùng VAT |
| Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí | 02/BH-BL | Thích hợp cho các doanh nghiệp bán hàng kèm dịch vụ |
| Hóa đơn thương mại điện tử | 01/TMĐT | Dành cho giao dịch thương mại qua mạng |
| Biên lai thu phí, lệ phí | CTT50 | Dùng cho các khoản thu không phải VAT |
| Biên lai thu phí, lệ phí điện tử | 01/PLPĐT | Phiên bản điện tử của CTT50 |
Việc lựa chọn đúng mẫu giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro kiểm tra và tối ưu quy trình kế toán.
Đối tượng đủ điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026
Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các đối tượng sau được phép đăng ký:
- Tổ chức kinh tế (công ty, doanh nghiệp) có mã số thuế đang hoạt động.
- Tổ chức khác (đơn vị hành chính, phi lợi nhuận) có đăng ký kinh doanh hợp pháp.
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không thuộc danh sách ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng (theo Điều 8).
Ngược lại, các trường hợp sau sẽ bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng:
- Doanh nghiệp chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
- Doanh nghiệp bị cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh hoặc có quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử vì nợ thuế.
- Hành vi vi phạm pháp luật như bán hàng nhập lậu, lập hóa đơn giả mạo, hoặc sử dụng để chiếm đoạt tài sản.
- Cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề khi doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện pháp luật.
- Doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mà thay đổi ngành nghề kinh doanh, không còn đáp ứng điều kiện sử dụng máy tính tiền theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Quy trình đăng ký và xác nhận hóa đơn điện tử: Các bước thực hiện chi tiết
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không còn là thủ tục rườm rà như trước. Dưới đây là quy trình chuẩn, dựa trên khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026:
- Chuẩn bị hồ sơ đăng ký: Bao gồm giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế, và mẫu đăng ký (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
- Nộp hồ sơ qua hệ thống cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: Hệ thống sẽ tự động đối chiếu thông tin sinh trắc học và dữ liệu quốc gia.
- Nhận thông báo kết quả đối chiếu (trong vòng 01 ngày làm việc): Nếu thông tin không khớp, hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp nhận và liệt kê các mục sai.
- Điều chỉnh thông tin (nếu cần): Doanh nghiệp phải sửa lại hồ sơ và nộp lại trong ngày làm việc tiếp theo.
- Xác nhận đăng ký qua email hoặc SMS: Khi thông tin khớp, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận; doanh nghiệp phải phản hồi trong ngày làm việc hoặc ngày làm việc tiếp theo.
- Nhận thông báo chấp nhận đăng ký: Nếu không có vi phạm, cơ quan thuế sẽ phát hành Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Triển khai sử dụng: Doanh nghiệp tải phần mềm, cấu hình máy tính tiền và bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử.
Ví dụ thực tế: Công ty A có doanh thu 5 tỷ đồng/năm, áp dụng mẫu 01/GTGT. Khi đăng ký, hệ thống sẽ kiểm tra mã số thuế, địa chỉ kinh doanh và thông tin đại diện. Nếu mọi thông tin khớp, công ty sẽ nhận thông báo chấp nhận trong 2 ngày và có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử ngay lập tức.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi đăng ký hoặc sử dụng hóa đơn điện tử
Vi phạm quy định về đăng ký, sử dụng hoặc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt theo khoản 3 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cụ thể, các hành vi vi phạm có thể bị:
- Phạt tiền (theo mức quy định của pháp luật thuế).
- Đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian nhất định.
- Khởi tố hình sự nếu có hành vi lập, sử dụng hóa đơn giả mạo nhằm chiếm đoạt tài sản.
Những lỗi thường gặp bao gồm:
- Sai hoặc không đầy đủ thông tin khi đăng ký (địa chỉ, ngành nghề, mã số thuế).
- Không cập nhật thay đổi thông tin doanh nghiệp (thay đổi ngành nghề, địa chỉ, hoặc thay đổi người đại diện).
- Phát hành hóa đơn điện tử không đúng mẫu quy định.
- Sử dụng phần mềm không được cơ quan thuế công nhận.
Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin và tuân thủ đúng quy trình để tránh các rủi ro trên.