Mẫu 01/TMĐT 2026: Hướng dẫn chi tiết áp dụng theo Thông tư 91

Vì sao doanh nghiệp cần nắm rõ mẫu 01/TMĐT từ 1/7/2026

Bạn có biết hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp khó khăn khi chuyển đổi sang hóa đơn thương mại điện tử (TMĐT) sau khi Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực? Nếu không chuẩn bị đúng mẫu 01/TMĐT, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm quy định về nội dung và thời gian xuất hóa đơn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến uy tín mà còn gây ra chi phí phát sinh không cần thiết.

Điều kiện và hồ sơ chuẩn bị để áp dụng mẫu 01/TMĐT

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần hoàn thiện các điều kiện và hồ sơ sau:

• Đăng ký sử dụng phần mềm ký số và lưu trữ điện tử được Bộ Tài chính chấp thuận.
• Đảm bảo hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán có khả năng xuất file XML theo chuẩn mẫu 01/TMĐT.
• Hồ sơ pháp lý: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép hoạt động (nếu có), và quyết định sử dụng mẫu 01/TMĐT.
• Biên bản đối chiếu nội bộ về quy trình xuất hóa đơn điện tử, ký tên người chịu trách nhiệm.
• Đào tạo nhân viên kế toán và bán hàng về quy trình mới, bao gồm việc không bắt buộc ghi số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua trong một số trường hợp.

Quy trình thực hiện mẫu 01/TMĐT từng bước

Áp dụng mẫu 01/TMĐT theo Thông tư 91 gồm 5 bước chính:

1. Chuẩn bị dữ liệu giao dịch: Thu thập đầy đủ thông tin hàng hoá/dịch vụ, số lượng, đơn vị tính (trừ các trường hợp không bắt buộc).
2. Tạo file XML: Sử dụng phần mềm ký số để tạo file XML theo cấu trúc mẫu 01/TMĐT. Đảm bảo các trường SellerID, InvoiceDate, TaxAmount được điền đầy đủ.
3. Ký số và lưu trữ: Ký số điện tử bằng chứng thư số đã đăng ký, sau đó lưu trữ trên hệ thống lưu trữ điện tử (ESL) ít nhất 10 năm.
4. Gửi dữ liệu cho cơ quan thuế: Đẩy file XML lên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (e-Declaration) trong thời hạn quy định.
5. Phát hành hóa đơn cho khách hàng: Gửi link tải hoặc QR code cho người mua. Nếu khách không lấy hóa đơn, doanh nghiệp lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày.

Thời gian ước tính cho mỗi giao dịch trung bình là 3-5 phút nếu hệ thống đã được cấu hình đúng.

Thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định chi tiết cho 11 trường hợp:

• Bán hàng hóa: Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
• Xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công): Do người bán tự xác định, nhưng không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa thông quan.
• Cung cấp dịch vụ: Khi hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
• Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục/công đoạn: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị, khối lượng thực hiện.
• Dịch vụ phải đối soát dữ liệu (điện, logistics, bưu chính, ngân hàng, bảo hiểm, chứng khoán, TMĐT, xe buýt, taxi, giữ xe, rạp chiếu phim…): Lập hóa đơn sau khi hoàn thành đối soát nhưng không quá ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước.
• Viễn thông, CNTT, dữ liệu phải đối soát giữa các đơn vị: Lập hóa đơn sau đối soát nhưng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước.
• Bán thẻ điện thoại trả trước, hòa mạng: Cuối ngày hoặc định kỳ trong tháng lập 01 hóa đơn tổng hợp đối với khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin.
• Xây dựng, lắp đặt: Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành.
• Kinh doanh bất động sản, hạ tầng, nhà để bán: Nếu thu tiền theo tiến độ thì lập hóa đơn khi thu tiền hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng; khi chuyển giao quyền sở hữu thì lập theo quy định bán hàng hóa.
• Dịch vụ vận tải hàng không bán qua website, thương mại điện tử: Chậm nhất 05 ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ được phát hành trên hệ thống.

Chi phí và thời gian xử lý khi triển khai mẫu 01/TMĐT

Chi phí triển khai phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và phần mềm được lựa chọn. Dưới đây là bảng so sánh các phương án thường gặp:

Ví dụ tính toán: Công ty X có doanh thu 5 tỷ đồng/năm, áp dụng giải pháp SaaS với chi phí 30 triệu VNĐ/năm + 7 triệu VNĐ ký số = 37 triệu VNĐ. So với chi phí nội bộ tối thiểu 155 triệu VNĐ, doanh nghiệp tiết kiệm hơn 118 triệu VNĐ trong năm đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp về mẫu 01/TMĐT

1. Mẫu 01/TMĐT có bắt buộc phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua không?

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua không phải là nội dung bắt buộc trên hóa đơn thương mại điện tử, trừ một số trường hợp đặc thù như casino hoặc giao dịch điện tử có thưởng.

2. Khi nào doanh nghiệp phải lập hóa đơn TMĐT ngay lập tức và khi nào được hoãn đến ngày 07 của tháng sau?

Đối với các dịch vụ phải đối soát dữ liệu (ví dụ: viễn thông, logistics, ngân hàng), thời gian tối đa để lập hóa đơn là ngày 07 của tháng sau khi giao dịch hoàn thành. Các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ không yêu cầu đối soát có thể lập ngay khi quyền sở hữu hoặc dịch vụ được chuyển giao.

3. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu 01/TMĐT cho hoạt động xây dựng mà không ghi đơn vị tính và số lượng?

Đúng. Theo phụ lục của Nghị định 254, trong trường hợp doanh nghiệp quốc phòng an ninh cung cấp dịch vụ xây dựng, không bắt buộc ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá; chỉ cần ghi tên hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết.

Tóm tắt và bước tiếp theo cho doanh nghiệp

Áp dụng mẫu 01/TMĐT từ 01/07/2026 là yêu cầu bắt buộc theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị phần mềm ký số, cấu hình hệ thống để xuất file XML đúng chuẩn, và tuân thủ thời hạn nộp dữ liệu cho cơ quan thuế. Bắt đầu bằng việc đánh giá hiện trạng công nghệ, lựa chọn giải pháp phù hợp (nội bộ, SaaS hoặc tích hợp ERP), và triển khai đào tạo nhân viên. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thiết lập hoặc muốn tối ưu chi phí, ANC Việt Nam sẵn sàng tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.