Thuế TNCN 2025: Người nộp thuế có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay?
- Thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến: 5% cho 60
- 000 VND) + 10% cho 48
- ⚠️ Mức phạt: Trễ hạn nộp hồ sơ quyết toán trên 30 ngày sẽ bị phạt 0,5% giá trị thuế chưa nộp mỗi ngày, tối đa 5%
Bạn có biết rằng từ ngày 01/01/2025, người nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại Việt Nam có thể giao cho công ty hoặc tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay mình? Đây là câu trả lời cho câu hỏi mà hàng ngàn người lao động và doanh nghiệp đang quan tâm.
Quy định mới cho phép ủy quyền ngay cả khi người lao động chưa làm việc đủ 12 tháng trong năm tài chính, miễn đáp ứng một số điều kiện nhất định. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng thủ tục và tối ưu hoá quy trình quyết toán thuế.
Quy định chi tiết và căn cứ pháp lý về ủy quyền quyết toán thuế
Theo Khoản 2 và 3 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người nộp thuế có thể ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập quyết toán thay trong các trường hợp sau:
- Điều kiện a: Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, phát sinh tại một tổ chức và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán, kể cả trường hợp người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia, tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Điều kiện b: Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, phát sinh tại một tổ chức và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán, đồng thời có nguồn thu nhập khác đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định.
Trong trường hợp người nộp thuế muốn giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo (Điều 40), hoặc có các khoản giảm trừ (Điều 49), họ phải tự quyết toán.
| Điều kiện | Được ủy quyền | Phải tự quyết toán |
|---|---|---|
| Chỉ có một nguồn thu nhập ≥ 3 tháng | Có | Không |
| Yêu cầu giảm thuế do thiên tai | Không | Có |
| Thu nhập khác đã khấu trừ thuế | Có (kèm điều a) | Không |
Các bước thực hiện ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức chi trả
Để thực hiện ủy quyền một cách hợp pháp, doanh nghiệp và người lao động cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra điều kiện: Xác định xem người lao động có đáp ứng ít nhất một trong hai điều kiện a hoặc b ở trên.
- Chuẩn bị giấy tờ ủy quyền: Điền mẫu Đơn Ủy quyền quyết toán thuế TNCN (theo mẫu số 02/2025/UB do cơ quan thuế quy định) và ký bởi người nộp thuế.
- Nộp hồ sơ tới cơ quan thuế địa phương: Gửi bản sao giấy tờ kèm theo giấy tờ chứng minh thu nhập (bảng lương, hợp đồng).
- Nhận xác nhận từ cơ quan thuế: Khi nhận được Giấy xác nhận ủy quyền, tổ chức chi trả sẽ được phép thực hiện quyết toán thay người nộp thuế.
- Kiểm tra kết quả quyết toán: Người lao động nên kiểm tra bảng quyết toán trên hệ thống để đảm bảo số tiền nộp/hoàn đúng.
Ví dụ thực tế:
Ông Nguyễn Văn A làm việc tại Công ty XYZ từ tháng 4/2025 đến hết năm 2025, nhận lương 12.000.000 VND/tháng. Ông chỉ có một nguồn thu nhập và chưa làm đủ 12 tháng. Theo quy định, ông có thể ủy quyền cho XYZ quyết toán thay mình.
Giả sử tổng thu nhập năm 2025 = 12.000.000 × 9 = 108.000.000 VND.
Thuế TNCN được tính theo biểu thuế lũy tiến: 5% cho 60.000.000 VND đầu (3.000.000 VND) + 10% cho 48.000.000 VND còn lại (4.800.000 VND) = 7.800.000 VND.
Nếu công ty đã khấu trừ 9.000.000 VND trong năm, số thuế còn lại phải nộp = 0 VND và người lao động sẽ được hoàn 1.200.000 VND.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không tuân thủ quy định
Việc không thực hiện đúng quy trình ủy quyền hoặc nộp hồ sơ quyết toán trễ hạn có thể dẫn tới các hình phạt theo quy định hiện hành.
- Mức phạt tiền: Theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP, mức phạt có thể dao động từ 1.000.000 VND đến 5.000.000 VND cho mỗi lần vi phạm.
- Khấu trừ thuế sai: Nếu tổ chức chi trả thực hiện khấu trừ không đúng mức, người nộp thuế có thể phải trả thêm tiền thuế kèm lãi suất.
- Không được hoàn thuế: Khi hồ sơ không hợp lệ, người nộp thuế sẽ mất quyền lợi hoàn thuế trong năm tài chính hiện tại.
Những lỗi thường gặp:
- Không cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh thời gian làm việc (điều kiện 3 tháng).
- Gửi hồ sơ sau ngày cuối cùng của tháng 04.
- Nhầm lẫn giữa việc giảm thuế do thiên tai và việc ủy quyền – trong trường hợp giảm thuế, người nộp thuế phải tự quyết toán.
Câu hỏi thường gặp về ủy quyền quyết toán thuế
Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho nhân viên làm việc ít hơn 3 tháng không?
Theo khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thời gian làm việc tối thiểu để được ủy quyền là 03 tháng. Nếu thời gian dưới 3 tháng, doanh nghiệp không được phép ủy quyền và người lao động phải tự quyết toán.
Trong trường hợp người lao động chuyển công ty do sáp nhập, có cần làm lại ủy quyền không?
Không. Khi công ty cũ sáp nhập hoặc hợp nhất, ủy quyền vẫn có hiệu lực nếu người lao động vẫn làm việc tại tổ chức mới và đáp ứng các điều kiện về thời gian và nguồn thu nhập.
Làm sao để biết mình đã được tổ chức chi trả thực hiện quyết toán đúng?
Người nộp thuế có thể đăng nhập vào hệ thống hoặc tra cứu qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra bảng quyết toán, số tiền đã nộp và số tiền còn lại phải nộp.