Tại sao việc kê khai đúng kỳ từ 01/07/2026 quan trọng đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội?
- ⚠️ Mức phạt: Không kê khai đúng kỳ hoặc không xử lý hóa đơn sai trong thời hạn quy định có thể bị phạt từ 10% đến 30% giá trị thuế chưa nộp
- Dưới đây là bảng ước tính:
Phương án Chi phí (VNĐ) Thời gian xử lý Mức phạt nếu không thực hiện Chỉ thông báo (Mẫu 04/SS-HĐĐT) 0 – 2,000,000 2-3 ngày 10% giá trị thuế chưa nộp Hóa đơn điều chỉnh 2,000,000 – 5,000,000 4-5 ngày 10% – 30% giá trị thuế chưa nộp Hóa đơn thay thế 5,000,000 – 8,000,000 5-7 ngày 10% – 30% giá trị thuế chưa nộp🚨 Cảnh báo: Không kê khai bổ sung trong thời hạn 30 ngày sẽ dẫn tới truy thu thuế và áp dụng mức phạt tối đa 30% giá trị thuế chưa nộp
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Luật GTGT 2024, từ ngày 01/07/2026 mọi doanh nghiệp phải tuân thủ quy định mới về thời gian kê khai và cách xử lý hóa đơn điện tử có lỗi. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt tiền và có thể bị truy thu thuế, ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền và uy tín thương mại.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để kê khai hóa đơn đúng kỳ sau 01/07/2026
Để đáp ứng yêu cầu mới, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu và thông tin sau:
- Biên bản phát hiện sai sót (nếu có) hoặc báo cáo nội bộ về lỗi hóa đơn.
- Mẫu thông báo lỗi hóa đơn điện tử số 04/SS-HĐĐT (theo Thông tư 91/2026/TT-BTC).
- Hóa đơn gốc (điện tử) có mã số thuế, ngày lập, số tiền, thuế suất và các thông tin bắt buộc khác.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mã số thuế của người bán và người mua.
- Biên bản điều chỉnh hoặc thay thế (nếu lựa chọn phương án này).
- Hồ sơ chứng minh việc gửi dữ liệu lên cơ quan thuế (log hệ thống, file XML).
Quy trình chi tiết 3 cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Dưới đây là các bước thực hiện cho từng phương án xử lý:
- Phương án 1 – Chỉ thông báo lỗi, không lập lại hóa đơn
- Kiểm tra lại nội dung lỗi (ví dụ: sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ).
- Soạn mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử.
- Gửi thông báo lỗi cho người mua qua email hoặc hệ thống ERP.
- Ghi nhận trong sổ kế toán và lưu trữ hồ sơ ít nhất 5 năm.
Thời gian dự kiến: 2-3 ngày làm việc.
- Phương án 2 – Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh
- Xác định nội dung sai (mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất).
- Truy cập phần mềm kế toán, tạo hóa đơn điều chỉnh và nhập dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh lên cơ quan thuế và thông báo cho người mua.
- Kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế gốc (nếu lỗi ảnh hưởng đến thuế phải nộp) hoặc vào kỳ hiện tại (nếu chỉ ảnh hưởng đến khấu trừ).
Thời gian dự kiến: 4-5 ngày làm việc.
- Phương án 3 – Lập hóa đơn điện tử thay thế
- Chuẩn bị thông tin đầy đủ, đúng chuẩn của hóa đơn mới.
- Tạo hóa đơn thay thế với dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Hủy hoặc đánh dấu “không sử dụng” cho hóa đơn sai trên hệ thống.
- Gửi hóa đơn thay thế lên cơ quan thuế và thông báo cho người mua.
- Kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế gốc nếu có ảnh hưởng đến thuế phải nộp.
Thời gian dự kiến: 5-7 ngày làm việc.
Các trường hợp bỏ sót và xử lý đặc thù
Ngoài ba cách xử lý trên, quy định còn quy định cách khai báo đối với:
- Hóa đơn bỏ sót:
- Đầu ra bị bỏ sót – phải kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế gốc.
- Đầu vào bị bỏ sót – nếu làm tăng thuế phải nộp hoặc giảm thuế được hoàn, cũng phải kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế gốc; nếu chỉ ảnh hưởng đến thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau, được kê khai vào kỳ phát hiện (kỳ hiện tại).
- Trường hợp đặc thù (trả lại hàng, chiết khấu thương mại, quyết toán, hoàn hoặc giảm phí, hủy giao dịch):
- Người bán kê khai tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
- Người mua kê khai tại kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Nội dung bắt buộc của hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Để tránh sai sót, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn điện tử có đầy đủ các mục sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
- Ngày lập, thời gian giao dịch.
- Hàng hoá, dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền.
- Thuế suất, số tiền thuế GTGT.
- Giá trị thanh toán, chữ ký số của người bán và người mua.
Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt nếu không tuân thủ quy định mới
Chi phí thực tế phụ thuộc vào phương án xử lý và mức độ phức tạp của lỗi. Dưới đây là bảng ước tính:
| Phương án | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý | Mức phạt nếu không thực hiện |
|---|---|---|---|
| Chỉ thông báo (Mẫu 04/SS-HĐĐT) | 0 – 2,000,000 | 2-3 ngày | 10% giá trị thuế chưa nộp |
| Hóa đơn điều chỉnh | 2,000,000 – 5,000,000 | 4-5 ngày | 10% – 30% giá trị thuế chưa nộp |
| Hóa đơn thay thế | 5,000,000 – 8,000,000 | 5-7 ngày | 10% – 30% giá trị thuế chưa nộp |
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về kê khai và xử lý hóa đơn điện tử 2026
Doanh nghiệp phát hiện lỗi trên hóa đơn đầu vào sau khi đã kê khai, có cần phải kê khai lại không?
Theo khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu lỗi trên hóa đơn đầu vào làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế gốc. Nếu lỗi chỉ ảnh hưởng đến khoản khấu trừ chuyển kỳ sau, doanh nghiệp có thể kê khai vào kỳ hiện tại.
Làm sao để biết mình nên chọn lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế?
Quyết định dựa trên mức độ sai sót: nếu sai chỉ ở một số trường dữ liệu (ví dụ: mã số thuế, tên hàng hóa) và muốn giữ lại số lượng, thời gian của hóa đơn gốc, nên chọn điều chỉnh. Nếu lỗi nghiêm trọng, ảnh hưởng đến toàn bộ nội dung hoặc đã phát hành sai mã số thuế, nên thay thế. Lưu ý rằng nếu đã lựa chọn một phương án, các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục sử dụng cùng phương án đã chọn.