Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế 2026: Hướng dẫn chi tiết từ 1/7

Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế từ 1/7/2026?

Hơn 70% doanh nghiệp tại Việt Nam có giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ cho người nước ngoài thường gặp khó khăn trong việc hỗ trợ khách hàng hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) do quy trình phức tạp và thiếu thông tin rõ ràng. Từ ngày 01/7/2026, một thay đổi quan trọng sẽ chính thức có hiệu lực, tác động trực tiếp đến các doanh nghiệp này: việc áp dụng Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Đây không chỉ là một loại hóa đơn thông thường mà còn là công cụ tích hợp, đơn giản hóa quy trình hoàn thuế cho người nước ngoài xuất cảnh.

Việc không nắm rõ hoặc không tuân thủ các quy định mới này có thể dẫn đến nhiều hệ lụy nghiêm trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Bị xử phạt hành chính: Các vi phạm về hóa đơn, chứng từ có thể bị phạt tiền theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 và các văn bản hướng dẫn.
• Mất uy tín với khách hàng quốc tế: Khó khăn trong việc hoàn thuế có thể làm giảm sự hài lòng của du khách, ảnh hưởng đến hình ảnh và doanh thu của doanh nghiệp.
• Rủi ro về thuế: Sai sót trong việc lập hóa đơn có thể dẫn đến các vấn đề về kê khai, quyết toán thuế, gây ra các tranh chấp với cơ quan thuế.

Chính vì vậy, mọi doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ du lịch, khách sạn, cần chủ động tìm hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng để thích ứng với quy định mới này, đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng quốc tế.

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để phát hành Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế 2026

Để có thể phát hành Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế một cách hợp lệ từ ngày 01/7/2026, doanh nghiệp bán hàng cần đáp ứng một số điều kiện và chuẩn bị đầy đủ các thông tin, hồ sơ cần thiết. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo quy trình hoàn thuế diễn ra suôn sẻ cho người mua là người nước ngoài.

1. Điều kiện đối với doanh nghiệp bán hàng

• Là doanh nghiệp được phép kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam.
• Có hệ thống hóa đơn điện tử đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và được cấp mã hoặc không mã theo quy định.
• Có khả năng tích hợp thông tin khách hàng nước ngoài (hộ chiếu, quốc tịch) vào hóa đơn.

2. Hồ sơ và thông tin cần chuẩn bị khi lập hóa đơn

Khi lập Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế, doanh nghiệp cần thu thập và ghi nhận chính xác các thông tin sau:

• Thông tin về doanh nghiệp bán hàng: Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin về khách hàng (người nước ngoài):
  • Họ tên đầy đủ.
  • Quốc tịch.
  • Số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn hộ chiếu hoặc các giấy tờ nhập cảnh, xuất cảnh tương đương.
• Thông tin về hàng hóa, dịch vụ bán ra:
  • Tên hàng hóa (ghi rõ nhãn hiệu, ký hiệu, số seri/model nếu có, xuất xứ đối với hàng nhập khẩu, số máy đối với hàng cơ khí điện tử).
  • Đơn vị tính.
  • Số lượng.
  • Đơn giá hàng hóa.
  • Thành tiền chưa có thuế GTGT.
  • Thuế suất thuế GTGT áp dụng.
  • Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất.
  • Tổng cộng tiền thuế GTGT.
  • Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Thông tin hóa đơn:
  • Tên hóa đơn: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ.
  • Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn (theo Phụ lục I Thông tư 91/2026/TT-BTC).
  • Chữ ký số của người bán và chữ ký của người mua trên bản hiển thị của hóa đơn điện tử.

Đặc biệt, các nội dung trên hóa đơn phải được hiển thị bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Phần tiếng Anh có thể đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt, với cỡ chữ bằng hoặc nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Quy trình lập và xử lý Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế theo quy định mới 2026

Quy trình lập và xử lý Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế từ ngày 01/7/2026 được thiết kế để tối ưu hóa sự phối hợp giữa doanh nghiệp bán hàng, cơ quan hải quan và ngân hàng thương mại (đại lý hoàn thuế). Quy trình này được chia thành ba phần chính, tương ứng với trách nhiệm của từng bên liên quan.

Bước 1: Doanh nghiệp bán hàng lập Phần A (Thông tin bán hàng và khách hàng)

Khi người nước ngoài mua hàng và có nhu cầu hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp bán hàng sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử theo định dạng Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế. Phần A của hóa đơn sẽ do doanh nghiệp bán hàng lập, bao gồm các thông tin chi tiết về giao dịch và người mua:

1. Tạo lập hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để tạo lập hóa đơn với tên “HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ”.
2. Điền thông tin doanh nghiệp: Ghi rõ tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp bán hàng.
3. Điền thông tin khách hàng nước ngoài: Yêu cầu khách hàng cung cấp hộ chiếu hoặc giấy tờ nhập xuất cảnh để ghi chính xác họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, ngày cấp, ngày hết hạn và các thông tin liên quan.

Bước 2: Cơ quan hải quan lập Phần B (Kiểm tra và xác nhận hoàn thuế)

Sau khi khách hàng xuất cảnh, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra hóa đơn và lập Phần B, ghi nhận các thông tin sau:

• Số thứ tự hàng hóa.
• Tên hàng hóa.
• Số lượng.
• Số tiền thuế GTGT ghi trên hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế.
• Số tiền thuế GTGT được hoàn theo quy định.
• Thời điểm kiểm tra (ngày, tháng, năm).
• Tên, chữ ký và đóng dấu của công chức hải quan.

Bước 3: Ngân hàng thương mại (đại lý hoàn thuế) lập Phần C

Ngân hàng thương mại thực hiện hoàn thuế cho người nước ngoài và lập Phần C, bao gồm:

• Số hiệu, ngày tháng chuyến bay/chuyến tàu của người nước ngoài xuất cảnh.
• Số tiền thuế hoàn cho người nước ngoài.
• Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc thẻ quốc tế, ghi rõ tên thẻ, số thẻ).
• Thời điểm thanh toán (ngày, tháng, năm).

Toàn bộ quy trình phải tuân thủ nội dung quy định tại Điều 5 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trong đó các nội dung khoản 1 thực hiện theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Mẫu hiển thị hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế được quy định tại Mẫu số 01/GTGT‑TKHT Phụ lục V kèm theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC.