So sánh Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Những thay đổi cốt lõi doanh nghiệp cần biết
Bạn có biết rằng từ 01/07/2026 các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử tại Việt Nam sẽ được cập nhật toàn diện? Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mang lại 7 thay đổi quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân nộp thuế, lưu trữ và truyền nhận dữ liệu. Quy định mới áp dụng cho mọi đối tượng nộp thuế tại Việt Nam, bao gồm cả nhà cung cấp nước ngoài và các nền tảng thương mại điện tử có doanh thu chịu thuế tại Việt Nam.
Chi tiết các điều khoản mới và căn cứ pháp lý: Nghị định 254/2026/NĐ-CP so với Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Để hiểu rõ sự khác biệt, chúng ta sẽ so sánh từng mục chính dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành. Bảng dưới đây tóm tắt các tiêu chí, nội dung cũ và mới, cùng với điểm mới nổi bật.
| Tiêu chí | Nghị định 123/2020/NĐ-CP (cũ) | Nghị định 254/2026/NĐ-CP (mới) | Điểm mới |
|---|---|---|---|
| Phạm vi điều chỉnh | Quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ; quản lý chứng từ thuế, phí, lệ phí. | Quy định cụ thể về loại hóa đơn, chứng từ điện tử; đối tượng sử dụng; thời điểm lập; trường hợp không phải sử dụng; bảo quản, chuyển đổi, kết nối, truyền nhận và khai thác dữ liệu. | Cụ thể hoá phạm vi theo Luật Quản lý thuế 2025; bổ sung nội dung về hệ thống thông tin và dữ liệu điện tử. |
| Đối tượng áp dụng | Người bán, người mua, người nộp thuế, tổ chức khấu trừ thuế, đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, cơ quan thuế, cơ quan hải quan. | Bổ sung nhà cung cấp nước ngoài, nền tảng thương mại điện tử nước ngoài có doanh thu chịu thuế tại Việt Nam; tổ chức, cá nhân khai thay, nộp thuế thay. | Làm rõ đối tượng nước ngoài và khai, nộp thuế thay; không còn liệt kê riêng tổ chức in hóa đơn. |
| Bảo quản, lưu trữ và chuyển đổi | Lưu trữ bằng phương tiện điện tử, phải có khả năng in ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu. | Lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu; phương thức bảo quản và chuyển đổi sang bản giấy phải đáp ứng Luật Giao dịch điện tử. | Chuẩn hoá lưu trữ, chuyển đổi theo Luật Giao dịch điện tử. |
| Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử | Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc diện sử dụng. | Tiếp tục áp dụng, đồng thời quy định cụ thể thêm một số ngành, lĩnh vực và trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền. | Cụ thể hoá nhóm hoạt động có rủi ro cao và nhóm bán hàng trực tiếp tới người tiêu dùng. |
| Trường hợp không phải sử dụng | Góp vốn bằng tài sản, biên bản định giá, chuyển tài sản từ công ty mẹ. | Điều 7 liệt kê các trường hợp không phải sử dụng, như một số khoản thu nhập, phí, tài sản cho mượn không thu tiền và hàng hóa luân chuyển nội bộ. | Hệ thống hoá, làm rõ các trường hợp không phải lập hóa đơn điện tử. |
| Thời điểm lập hóa đơn | Xác định theo thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ; một số dịch vụ lập theo kỳ đối soát. | Kế thừa quy định cũ, điều chỉnh trường hợp thu tiền đặt cọc và bổ sung dịch vụ lập theo kỳ. | Bổ sung dịch vụ quảng cáo trực tuyến, công nghệ số, nền tảng số, vận tải biển, bưu chính và các dịch vụ đặc thù. |
| Nội dung của hóa đơn | Tên, số, thông tin người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, chữ ký, thời điểm lập. | Tiếp tục quy định nội dung chính, lược bỏ một số thông tin gắn với hóa đơn đặt in; không bắt buộc chữ ký số của người mua trừ khi có thỏa thuận. | Lược bỏ tên liên hóa đơn và thông tin tổ chức nhận in; bổ sung ngoại lệ về chữ ký số. |
| Lập hóa đơn điện tử có mã | Lập trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ. | Lập, ký số và gửi đến Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ để được cấp mã. | Thay tên hệ thống tiếp nhận thành “Hệ thống thông tin quản lý thuế”. |
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Để không bị gián đoạn hoạt động và tránh các mức phạt nặng, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
- Đánh giá lại hệ thống CNTT: Kiểm tra khả năng lưu trữ, truyền nhận và chuyển đổi dữ liệu theo chuẩn thông điệp dữ liệu.
- Đăng ký và cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử: Lựa chọn nhà cung cấp có chứng nhận từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
- Rà soát danh sách đối tượng: Xác định xem doanh nghiệp có thuộc nhóm phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc khởi tạo từ máy tính tiền hay không.
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức buổi đào tạo về quy trình lập, ký số và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ: Đảm bảo mọi hóa đơn được tạo, ký và gửi đúng thời gian, đồng thời lưu trữ bản sao điện tử an toàn.
Mức phạt và những điểm dễ sai khi áp dụng quy định mới
Việc không tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thể dẫn đến các mức phạt hành chính như phạt tiền, đình chỉ hoạt động hoặc thu hồi giấy phép. Các lỗi thường gặp bao gồm không cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử kịp thời, không lưu trữ đúng thời gian quy định và không khai báo đúng thời điểm lập hóa đơn.