Hóa đơn thương mại điện tử 2026: 3 thay đổi lớn về nội dung và đăng ký từ 1/7

Hóa đơn thương mại điện tử 2026: Những thay đổi cốt lõi doanh nghiệp xuất khẩu cần nắm bắt từ 1/7

Từ ngày 01/7/2026, hàng triệu doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam sẽ phải tuân thủ các quy định mới về hóa đơn thương mại điện tử, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong công cuộc số hóa quản lý thuế. Các thay đổi này được quy định chi tiết trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức lập, quản lý và đăng ký sử dụng hóa đơn của các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

Quy định mới không chỉ định nghĩa rõ ràng hơn về hóa đơn thương mại điện tử mà còn đưa ra các yêu cầu cụ thể về nội dung bắt buộc, các trường hợp được miễn trừ một số thông tin, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tích hợp công nghệ sinh trắc học, và đặc biệt là chi tiết 24 trường hợp về thời điểm xuất hóa đơn cho từng loại hình giao dịch. Việc nắm vững những thay đổi này là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tại Việt Nam đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các sai sót không đáng có và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.

Nội dung bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn thương mại điện tử: Chi tiết theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch xuất khẩu, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã đưa ra định nghĩa và quy định cụ thể về nội dung của hóa đơn thương mại điện tử. Theo Khoản 3 Điều 8 của Nghị định này, hóa đơn thương mại điện tử là loại hóa đơn áp dụng cho các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (gọi chung là người xuất khẩu) có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, đồng thời đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế.

Trường hợp người xuất khẩu không đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế, họ sẽ có lựa chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử theo quy định hiện hành.

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn thương mại điện tử

Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ các nội dung mà một hóa đơn thương mại điện tử phải có, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn: Đây là các thông tin cơ bản để nhận diện loại hóa đơn và mẫu hóa đơn được sử dụng.
• Số hóa đơn: Số thứ tự duy nhất của hóa đơn, đảm bảo không trùng lặp.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin đầy đủ và chính xác của bên xuất khẩu.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua: Thông tin của bên nhập khẩu hoặc bên sử dụng dịch vụ.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ: Bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. Đặc biệt, phải có các thông tin tài chính như thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử, không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua và người bán có thỏa thuận cụ thể về việc này.
• Thời điểm lập hóa đơn: Thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và phải hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
• Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Ghi rõ thời điểm người bán thực hiện ký số.
• Mã của cơ quan thuế: Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Các nội dung khác (nếu có): Bao gồm phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung liên quan khác.

Ví dụ minh họa về nội dung tài chính trên hóa đơn:

Một công ty xuất khẩu A tại Việt Nam bán lô hàng linh kiện điện tử trị giá 100.000 USD cho đối tác tại nước ngoài. Giả sử tỷ giá là 25.000 VNĐ/USD. Hàng hóa xuất khẩu thường áp dụng thuế suất GTGT 0%.

• Thành tiền chưa có thuế GTGT: 2.500.000.000 VNĐ (100.000 USD x 25.000 VNĐ/USD)
• Thuế suất thuế GTGT: 0%
• Tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất: 0 VNĐ
• Tổng cộng tiền thuế GTGT: 0 VNĐ
• Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT: 2.500.000.000 VNĐ

Các thông tin này phải được thể hiện rõ ràng và chính xác trên hóa đơn thương mại điện tử để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam.

Các nội dung không bắt buộc trên hóa đơn thương mại điện tử

Đồng thời, Mục 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định rõ các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc có đầy đủ nội dung. Cụ thể, đối với hóa đơn thương mại điện tử, không nhất thiết phải có số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua. Tuy nhiên, điều này có ngoại lệ nếu các bên có thỏa thuận cụ thể về việc người mua ký số trên hóa đơn.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới: Hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Từ ngày 01/7/2026, quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam sẽ được số hóa và tự động hóa mạnh mẽ hơn, đặc biệt là việc tích hợp công nghệ sinh trắc học để xác thực thông tin người nộp thuế. Khoản 2 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC đã quy định chi tiết các bước như sau:

Bước 1: Hệ thống thông tin quản lý thuế đối chiếu thông tin

Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động đối chiếu thông tin (bao gồm dữ liệu sinh trắc học và định danh điện tử) của người đại diện pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân với dữ liệu tại Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc hệ thống định danh và xác thực điện tử của Chính phủ.

• Nếu thông tin không khớp, hệ thống sẽ gửi Thông báo không chấp nhận đăng ký cùng với danh sách các trường thông tin không khớp trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo, để người nộp thuế điều chỉnh.

• Nếu thông tin khớp, hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận qua địa chỉ email, số điện thoại hoặc ứng dụng di động của người đại diện pháp luật. Khi người nộp thuế xác nhận, hệ thống sẽ cấp mã số hóa đơn điện tử và cho phép doanh nghiệp bắt đầu sử dụng.

Những bước này giúp đảm bảo tính chính xác và an toàn của dữ liệu khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đồng thời giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hoá quy trình.