Chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026: 7 nội dung mới và thời điểm cấp từ 1/7

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN 2026: 7 Nội dung Bắt buộc Mới Áp dụng từ 1/7

Từ ngày 01/7/2026, hàng triệu doanh nghiệp và người lao động tại Việt Nam sẽ chứng kiến những thay đổi quan trọng trong quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây là một trong những điểm cốt lõi của công tác quản lý thuế, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai, quyết toán thuế của cả tổ chức chi trả thu nhập và cá nhân nhận thu nhập. Vậy những quy định mới này là gì, áp dụng từ khi nào và ai sẽ bị ảnh hưởng?

Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, chứng từ khấu trừ thuế TNCN sẽ phải bao gồm 7 nội dung bắt buộc mới, chi tiết hơn và rõ ràng hơn so với các quy định hiện hành. Những thay đổi này nhằm mục đích tăng cường tính minh bạch, chính xác trong việc quản lý thuế, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người nộp thuế trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế của mình tại Việt Nam.

Các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN sẽ phải cập nhật hệ thống, quy trình và mẫu biểu chứng từ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, nơi có số lượng lớn người lao động và các giao dịch chi trả thu nhập đa dạng.

1. Các Thông Tin Định Danh và Cơ Bản trên Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN

Để đảm bảo tính đồng bộ và minh bạch trong quản lý thuế, Khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định cụ thể các thông tin định danh và cơ bản phải có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN kể từ ngày 01/7/2026. Những thông tin này giúp xác định rõ ràng chứng từ, tổ chức chi trả và cá nhân nhận thu nhập, tạo nền tảng cho việc tra cứu và đối chiếu sau này.

1. Tên chứng từ khấu trừ thuế; ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế: Đây là các thông tin cơ bản để định danh và quản lý chứng từ, giúp cơ quan thuế và người nộp thuế dễ dàng tra cứu, đối chiếu.
2. Tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập: Thông tin đầy đủ của bên chi trả là yếu tố quan trọng để xác định trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế.
3. Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của cá nhân nhận thu nhập (nếu cá nhân đã có mã số thuế), hoặc số định danh cá nhân: Việc bổ sung số định danh cá nhân là một điểm mới đáng chú ý, phù hợp với xu hướng quản lý dân cư và thuế điện tử, giúp định danh chính xác người nhận thu nhập, đặc biệt khi cá nhân chưa có mã số thuế.
4. Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam): Thông tin này cần thiết để xác định nghĩa vụ thuế theo các hiệp định tránh đánh thuế hai lần hoặc các quy định riêng đối với người nước ngoài.

2. Chi Tiết Khoản Thu Nhập, Giảm Trừ và Số Thuế Khấu Trừ

Phần này của chứng từ khấu trừ thuế TNCN tập trung vào các yếu tố tài chính cụ thể, phản ánh rõ ràng quá trình tính toán và khấu trừ thuế. Đây là nội dung cốt lõi để người nộp thuế có thể kiểm tra và đối chiếu với thu nhập thực tế của mình.

5. Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm bắt buộc; khoản từ thiện, nhân đạo, khuyến học; số thuế đã khấu trừ: Đây là phần chi tiết nhất, thể hiện rõ ràng các yếu tố cấu thành thu nhập, các khoản giảm trừ và số thuế thực tế đã được khấu trừ.

3. Thời Gian Lập và Xác Nhận Pháp Lý của Chứng Từ

Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng yêu cầu các thông tin về thời gian lập và xác nhận của người có trách nhiệm. Điều này giúp xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên liên quan.

6. Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế: Xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập chứng từ.
7. Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập: Xác nhận tính pháp lý của chứng từ. Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.

4. Mẫu Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Mới Nhất theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC

Để cụ thể hóa các quy định về nội dung, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC vào ngày 30/6/2026. Thông tư này hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Theo đó, mẫu chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mới nhất là Mẫu số 03/TNCN, được quy định tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, đảm bảo tính thống nhất trong toàn quốc.

5. Thời Điểm Lập Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN từ 01/07/2026

Bên cạnh việc nắm rõ các nội dung bắt buộc, việc xác định đúng thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập chứng từ được quy định cụ thể cho từng trường hợp như sau:

• Đối với tổ chức khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí: Phải lập chứng từ tại thời điểm khấu trừ thuế TNCN, thu thuế, phí, lệ phí và giao cho người nộp thuế, trừ các trường hợp đặc biệt được quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 24 Nghị định này.
• Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế: Tổ chức khấu trừ thuế TNCN sẽ không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó.
• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có thể lập chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc lập một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế, tùy theo yêu cầu của cá nhân.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cần lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.
• Đối với một số loại thu nhập đặc thù của nhà đầu tư cá nhân: Bao gồm thu nhập từ hoạt động chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản mã hóa, chuyển nhượng vàng miếng, thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại, thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng. Nếu các khoản thu nhập này đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế thực hiện khấu trừ, nộp thuế TNCN tại nguồn thì tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
• Thời điểm ký số trên chứng từ điện tử: Là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế TNCN, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử, được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Việc nắm vững và tuân thủ các quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ ngày 01/7/2026 là vô cùng cần thiết cho mọi tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập. Những thay đổi này không chỉ giúp tăng cường tính minh bạch, hiệu quả trong công tác quản lý thuế mà còn tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người nộp thuế trong việc thực hiện nghĩa vụ của mình. Các doanh nghiệp và cá nhân cần chủ động cập nhật thông tin, chuẩn bị sẵn sàng để áp dụng đúng các quy định mới, tránh những sai sót không đáng có.