Bảng Kê Hàng Hóa 2026: Giải Pháp Thay Thế Hóa Đơn Điện Tử Cho Hộ Kinh Doanh và Cá Nhân Kinh Doanh?

Từ năm 2026, một câu hỏi lớn đang đặt ra cho hàng triệu hộ kinh doanh và doanh nghiệp tại Việt Nam: Liệu việc lập bảng kê hàng hóa có thực sự thay thế được hóa đơn điện tử, hay đây chỉ là một giải pháp tạm thời trong một số trường hợp đặc biệt? Sự nhầm lẫn giữa hai loại chứng từ này có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong kê khai thuế và quản lý chi phí.

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, việc có cần xuất hóa đơn điện tử hay không khi đã lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ phụ thuộc vào tình trạng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Quy định này mang lại sự rõ ràng hơn nhưng cũng đòi hỏi các chủ thể kinh doanh phải nắm vững để tránh vi phạm.

Quy Định Chi Tiết Về Hóa Đơn Điện Tử và Bảng Kê Theo Pháp Luật Việt Nam

Để hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa bảng kê hàng hóa và hóa đơn điện tử, chúng ta cần đi sâu vào các điều khoản pháp lý cụ thể đang được áp dụng và dự kiến áp dụng tại Việt Nam.

Nguyên Tắc Chung Về Lập Hóa Đơn Điện Tử

Căn cứ theo Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nguyên tắc cơ bản khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Quy định này áp dụng rộng rãi cho hầu hết các giao dịch kinh tế phát sinh, bao gồm cả những trường hợp đặc biệt như:

• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
• Hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ.
• Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn.

Hóa đơn điện tử phải tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu và ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán và Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Điều này nhằm đảm bảo hóa đơn phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và người bán phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Các Trường Hợp Đặc Biệt Không Phải Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Mặc dù nguyên tắc chung là phải lập hóa đơn điện tử, Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã quy định rõ một số trường hợp ngoại lệ mà người bán không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là những điểm mấu chốt mà các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý:

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

Điểm 1 là trọng tâm của vấn đề “bảng kê có thay thế hóa đơn không”. Nó tạo ra một sự phân biệt rõ ràng về nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử dựa trên việc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay không.

Phân Định Rõ Ràng: Khi Nào Cần Xuất Hóa Đơn Dù Đã Lập Bảng Kê?

Từ những quy định trên, việc lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không tự động đồng nghĩa với việc không phải lập hóa đơn điện tử. Việc có phải lập hóa đơn điện tử hay không được xác định cụ thể như sau:

• Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ nhưng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Trong tình huống này, họ phải lập hóa đơn điện tử theo quy định. Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ràng buộc nghĩa vụ này, bất kể giao dịch có thuộc diện được lập bảng kê hay không.
• Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc diện được lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ và KHÔNG đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Lúc này, họ KHÔNG phải lập hóa đơn điện tử. Bảng kê sẽ đóng vai trò là chứng từ hợp lệ cho giao dịch.

Sự phân biệt này rất quan trọng để các chủ thể kinh doanh, đặc biệt là các hộ kinh doanh nhỏ lẻ tại các khu vực như Long Biên, Hà Nội, có thể tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình kê khai và quyết toán thuế.

Các Trường Hợp Cụ Thể Được Lập Bảng Kê Hàng Hóa Thay Thế Hóa Đơn

Để bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ được chấp nhận thay thế hóa đơn, giao dịch phải thuộc các trường hợp cụ thể được quy định. Theo điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, các trường hợp sau đây được phép lập bảng kê khi không có hóa đơn:

• Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng dây, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Những quy định này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu mua hàng hóa, dịch vụ từ các đối tượng không có khả năng hoặc không có nghĩa vụ xuất hóa đơn, đồng thời vẫn đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho chi phí đầu vào của bên mua.

Mẫu Bảng Kê Mua Hàng Hóa Dịch Vụ Không Có Hóa Đơn: Thực Tế và Quy Định

Hiện nay, chưa có văn bản pháp luật nào quy định về mẫu Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn dành cho hộ, cá nhân kinh doanh. Điều này có nghĩa là không có một mẫu biểu chính thức được Bộ Tài chính ban hành bắt buộc phải sử dụng.

Tuy nhiên, trên thực tế, các doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn sử dụng các mẫu Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn tự thiết kế hoặc theo các mẫu phổ biến trên thị trường. Mục đích chính của việc lập bảng kê này là để hợp thức hóa chi phí đầu vào và làm căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi hộ, cá nhân kinh doanh mua hàng từ người bán không xuất được hóa đơn. Bảng kê cần ghi đầy đủ thông tin về người bán, người mua, loại hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền để đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Kết Luận

Việc lập bảng kê hàng hóa, dịch vụ là một giải pháp quan trọng trong quản lý thuế, đặc biệt đối với các giao dịch với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nó không phải là sự thay thế hoàn toàn cho hóa đơn điện tử mà là một trường hợp ngoại lệ có điều kiện.

Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh cần nắm vững các quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC để xác định chính xác nghĩa vụ của mình. Việc hiểu rõ khi nào cần xuất hóa đơn điện tử và khi nào có thể sử dụng bảng kê sẽ giúp các chủ thể kinh doanh tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro về thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.