Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục bán hàng miễn thuế trực tuyến từ 21/8/2026?
Ngành kinh doanh hàng miễn thuế tại Việt Nam đang đứng trước những thay đổi quan trọng, đặc biệt là đối với kênh bán hàng trực tuyến. Từ ngày 21/8/2026, Nghị định 273/2026/NĐ-CP của Chính phủ về kinh doanh hàng miễn thuế sẽ chính thức có hiệu lực, thiết lập các quy định mới nhằm cụ thể hóa trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan hải quan trong việc quản lý hoạt động bán hàng miễn thuế theo hình thức trực tuyến. Việc không nắm rõ và tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chủ doanh nghiệp, kế toán trưởng, và các bộ phận pháp chế của các công ty kinh doanh hàng miễn thuế cần đặc biệt lưu tâm đến những thay đổi này. Đây không chỉ là vấn đề tuân thủ pháp luật mà còn là cơ hội để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo tính minh bạch trong kinh doanh. Bài viết này của ANC Việt Nam, đơn vị tư vấn thuế và kế toán uy tín tại Long Biên, Hà Nội, sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp hiểu rõ các điều kiện, hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục bán hàng miễn thuế trực tuyến theo quy định mới nhất tại Việt Nam.
Trách nhiệm và yêu cầu chuẩn bị của doanh nghiệp khi bán hàng miễn thuế trực tuyến
Để đảm bảo hoạt động bán hàng miễn thuế trực tuyến diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp kinh doanh hàng miễn thuế tại Việt Nam cần chuẩn bị kỹ lưỡng về cả hệ thống và quy trình. Dưới đây là các yêu cầu và trách nhiệm chính:
1. Yêu cầu về hệ thống và cơ sở vật chất
- Hệ thống công nghệ thông tin: Doanh nghiệp phải có hệ thống công nghệ thông tin đủ khả năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan một cách kịp thời và chính xác. Hệ thống này cần đảm bảo tính bảo mật và khả năng lưu trữ thông tin giao dịch.
- Cửa hàng miễn thuế và kho chứa hàng miễn thuế: Phải đáp ứng các yêu cầu về giám sát hải quan theo quy định hiện hành đối với hoạt động kinh doanh hàng miễn thuế. Hàng hóa phải được lưu giữ tại cửa hàng hoặc kho của doanh nghiệp và chịu sự kiểm tra, giám sát của hải quan từ khi làm thủ tục đến khi được bán, xuất khẩu hoặc xử lý.
- Quy trình nội bộ: Xây dựng và ban hành quy trình nội bộ rõ ràng về việc tiếp nhận đơn hàng, xử lý thanh toán, gửi thông tin cho hải quan, kiểm tra thông tin khách hàng và giao hàng.
2. Yêu cầu về thông tin và quy trình kiểm tra
- Giấy phép kinh doanh hàng miễn thuế: Đảm bảo doanh nghiệp đã được cấp phép kinh doanh hàng miễn thuế theo quy định của pháp luật, là điều kiện tiên quyết để thực hiện hoạt động này.
- Thông tin bán hàng theo mẫu quy định: Chuẩn bị sẵn sàng thông tin bán hàng theo Mẫu số 12 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 273/2026/NĐ-CP. Mẫu này sẽ được sử dụng để gửi đến hệ thống hải quan điện tử.
- Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng: Đảm bảo có khả năng thu thập và lưu trữ đầy đủ thông tin mà khách hàng đã kê khai khi mua hàng trực tuyến.
- Quy trình kiểm tra đối chiếu thông tin: Xây dựng và áp dụng quy trình để kiểm tra, đối chiếu thông tin khách hàng với các giấy tờ tùy thân (hộ chiếu, chứng minh thư do Bộ Ngoại giao cấp, sổ định mức hàng miễn thuế, v.v.) khi giao hàng, tùy thuộc vào từng đối tượng mua hàng theo quy định tại Điều 11, Điều 12, Điều 13 Nghị định 273/2026/NĐ-CP.
Quy trình thực hiện thủ tục bán hàng miễn thuế trực tuyến từng bước
Theo Điều 14 Nghị định 273/2026/NĐ-CP, quy trình bán hàng miễn thuế trực tuyến đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan. Dưới đây là các bước chi tiết mà doanh nghiệp kinh doanh hàng miễn thuế cần thực hiện:
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý đơn hàng trực tuyến
Khi khách hàng đặt mua hàng miễn thuế thông qua nền tảng trực tuyến của doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ tiếp nhận đơn hàng và thực hiện các bước xử lý nội bộ như xác nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho, và xử lý thanh toán. Đây là bước khởi đầu cho mọi giao dịch bán hàng trực tuyến.
Bước 2: Gửi thông tin bán hàng đến hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan
Ngay sau khi chấp nhận đơn hàng và hoàn tất thủ tục thanh toán từ khách hàng, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi thông tin bán hàng đến hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Thông tin này phải được gửi theo Mẫu số 12 Phụ lục II ban hành kèm theo Nghị định 273/2026/NĐ-CP.
Ví dụ minh họa:
Công ty TNHH Miễn Thuế An Phát (doanh nghiệp kinh doanh hàng miễn thuế tại Việt Nam) nhận được đơn hàng trực tuyến từ một hành khách xuất cảnh vào lúc 10:00 sáng ngày 25/8/2026. Khách hàng đã hoàn tất thanh toán qua cổng thanh toán điện tử của công ty lúc 10:05 sáng. Ngay lập tức, hệ thống của Công ty An Phát phải tự động hoặc nhân viên phải thực hiện việc gửi thông tin chi tiết của đơn hàng (theo Mẫu số 12 Phụ lục II) đến hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Nếu hệ thống hải quan gặp sự cố trong thời điểm đó, Công ty An Phát có trách nhiệm gửi thông tin này trong vòng 24 giờ kể từ khi hệ thống hải quan hoạt động trở lại.
Bước 3: Kiểm tra, đối chiếu thông tin khách hàng khi giao hàng
Khi thực hiện giao hàng cho khách mua hàng, doanh nghiệp có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu thông tin mà khách hàng đã kê khai khi mua hàng trực tuyến với thông tin trên các giấy tờ liên quan của khách hàng. Việc kiểm tra này phải tuân thủ các quy định cụ thể đối với từng đối tượng mua hàng miễn thuế, được quy định chi tiết tại Điều 11, Điều 12, Điều 13 Nghị định 273/2026/NĐ-CP. Mục đích là để đảm bảo người nhận hàng đúng là người đã đặt mua và đủ điều kiện hưởng chính sách miễn thuế.
Trách nhiệm của cơ quan Hải quan trong quản lý bán hàng miễn thuế trực tuyến
Bên cạnh trách nhiệm của doanh nghiệp, các cơ quan hải quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động bán hàng miễn thuế trực tuyến. Cụ thể, Hải quan quản lý cửa hàng miễn thuế, kho chứa hàng miễn thuế và Hải quan cửa khẩu nơi người mua hàng xuất cảnh, nhập cảnh có trách nhiệm thực hiện các quy định tại Điều 11, Điều 12, Điều 13 Nghị định 273/2026/NĐ-CP. Các quy định này bao gồm việc kiểm tra, giám sát, và xử lý các vấn đề liên quan đến từng đối tượng mua hàng miễn thuế, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật trong toàn bộ quy trình.
Những đối tượng được mua hàng miễn thuế theo quy định hiện hành
Để hiểu rõ hơn về hoạt động bán hàng miễn thuế, doanh nghiệp cần nắm vững các đối tượng được phép mua hàng miễn thuế theo quy định hiện hành. Căn cứ Điều 3 Nghị định 100/2020/NĐ-CP, các đối tượng này bao gồm:
- Người xuất cảnh, quá cảnh: Bao gồm người xuất cảnh, quá cảnh sau khi hoàn thành thủ tục xuất cảnh, quá cảnh, hành khách trên các chuyến bay quốc tế xuất cảnh từ Việt Nam hoặc người chờ xuất cảnh.
- Hành khách trên các chuyến bay quốc tế: Hành khách trên các chuyến bay quốc tế xuất cảnh từ Việt Nam được mua hàng miễn thuế trên tàu bay xuất cảnh. Tương tự, hành khách trên các chuyến bay quốc tế đến Việt Nam cũng được mua hàng miễn thuế trên tàu bay đang thực hiện chuyến bay quốc tế đến Việt Nam.
- Người nhập cảnh: Được mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế đặt tại khu vực hạn chế của cảng hàng không dân dụng quốc tế ngay sau khi hoàn thành thủ tục nhập cảnh. Lưu ý rằng họ không được mua hàng miễn thuế sau khi đã ra khỏi khu vực hạn chế tại cảng hàng không dân dụng quốc tế.
- Người được hưởng quyền ưu đãi, miễn trừ tại Việt Nam: Được mua hàng miễn thuế tại cửa hàng miễn thuế trong nội địa. Khi mua hàng miễn thuế cho tổ chức, cần xuất trình sổ định mức hàng miễn thuế. Khi mua hàng miễn thuế cho cá nhân, cần xuất trình sổ định mức hàng miễn thuế kèm chứng minh thư do Bộ Ngoại giao cấp hoặc hộ chiếu.
- Thuyền viên làm việc trên tàu biển chạy tuyến quốc tế: Bao gồm thuyền viên trên tàu biển có quốc tịch nước ngoài và tàu biển có quốc tịch Việt Nam chạy tuyến quốc tế. Họ được mua hàng miễn thuế tại cảng biển loại 1, cửa hàng miễn thuế trong nội địa phục vụ cho nhu cầu cá nhân, nhu cầu sinh hoạt chung của thuyền viên để sử dụng trên tàu trong thời gian tàu neo đậu tại cảng biển Việt Nam và để sử dụng trên tàu ngoài lãnh hải Việt Nam sau.
Kết luận
Việc nắm vững và tuân thủ các quy định về bán hàng miễn thuế trực tuyến theo Nghị định 273/2026/NĐ-CP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kinh doanh hàng miễn thuế hoạt động hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý. Từ việc chuẩn bị hệ thống công nghệ thông tin, hồ sơ thông tin bán hàng, đến việc thực hiện đúng quy trình gửi dữ liệu cho hải quan và kiểm tra thông tin khách hàng khi giao hàng, mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Đồng thời, việc hiểu rõ trách nhiệm của cơ quan hải quan và các đối tượng được mua hàng miễn thuế cũng góp phần tạo nên một môi trường kinh doanh minh bạch và tuân thủ. ANC Việt Nam luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cập nhật và áp dụng các quy định mới nhất về thuế và kế toán tại Việt Nam.