Nghị định 254/2026/NĐ-CP: 16 trường hợp hóa đơn điện tử không cần đầy đủ nội dung – Điều gì thay đổi?
Bạn có biết rằng từ 1/7/2025 sẽ có 16 trường hợp mà hóa đơn điện tử không bắt buộc phải chứa đầy đủ các thông tin truyền thống? Điều này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng khai báo, đặc biệt trong các giao dịch bán lẻ, dịch vụ vận tải hàng không và các hoạt động đặc thù khác.
Theo chỉ đạo của Chi cục Thuế Long Biên, Hà Nội, các doanh nghiệp tại khu vực này cần nhanh chóng cập nhật hệ thống để đáp ứng quy định mới, tránh rủi ro xử phạt.
Chi tiết 16 trường hợp và căn cứ pháp lý
Theo phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dưới đây là danh sách 16 trường hợp mà hóa đơn điện tử không cần đầy đủ nội dung. Mỗi trường hợp được quy định rõ ràng trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn kèm theo.
| STT | Trường hợp | Nội dung không bắt buộc |
|---|---|---|
| 1 | Hóa đơn điện tử chung | Không cần chữ ký số của người mua; nếu người mua là doanh nghiệp và hai bên thỏa thuận ký điện tử, hóa đơn có thể có chữ ký số của cả hai bên. |
| 2 | Hóa đơn do cơ quan thuế cấp | Không cần chữ ký số của người bán và người mua. |
| 3 | Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không cung cấp thông tin | Không cần tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua và chữ ký số của người mua. |
| 4 | Bán xăng dầu cho cá nhân không cung cấp thông tin | Không cần tên, địa chỉ, số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua. |
| 5 | Tem, vé, thẻ | Không cần chữ ký số của người bán (trừ trường hợp do cơ quan thuế cấp), thông tin người mua, tiền thuế, thuế suất GTGT; nếu tem, vé, thẻ có mệnh giá cố định thì không cần ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
| 6 | Dịch vụ vận tải hàng không qua website quốc tế | Không cần ký hiệu hóa đơn, mẫu hóa đơn, số thứ tự, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán. |
| 7 | Dịch vụ vận tải hàng không cho tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh | Không cần lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung vì dịch vụ này không được xem là hóa đơn điện tử theo quy định. |
| 8 | Hoạt động xây dựng, lắp đặt, xây nhà bán theo tiến độ | Không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
| 9 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ | Không hiển thị tiền thuế, thuế suất, tổng tiền thanh toán; chỉ cần thông tin lệnh điều động, người nhận, người xuất, địa điểm và phương tiện. |
| 10 | Phiếu xuất kho gửi bán đại lý | Cần ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế; đồng thời thể hiện thông tin người vận chuyển, địa điểm kho xuất và nhận, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
| 11 | Hóa đơn Interline giữa các hãng hàng không | Không cần ký hiệu hóa đơn, mẫu, tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, chữ ký số người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá. |
| 12 | Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý | Không cần ghi đơn giá. |
| 13 | Hoạt động quốc phòng an ninh | Không cần đơn vị tính, số lượng, đơn giá; chỉ ghi “cung cấp hàng hóa, dịch vụ” theo hợp đồng. |
| 14 | Kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng | Không cần tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua và chữ ký số của người mua. |
| 15 | Hóa đơn điện tử ủy nhiệm | Không cần chữ ký số của người bán; bên nhận ủy nhiệm chịu ký số. |
| 16 | Hóa đơn thương mại điện tử | Không cần số định danh cá nhân và chữ ký số của người mua. |
Việc không yêu cầu các thông tin trên giúp doanh nghiệp giảm thời gian xử lý, đặc biệt trong các giao dịch nhanh như bán lẻ, dịch vụ vận tải và các hoạt động đặc thù.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ
Để đáp ứng đúng quy định mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra hệ thống phần mềm kế toán: Đảm bảo phần mềm hỗ trợ tùy chỉnh hiển thị hoặc ẩn các trường thông tin theo từng trường hợp.
- Rà soát danh sách khách hàng: Xác định khách hàng nào thuộc nhóm không cần cung cấp thông tin đầy đủ (ví dụ: khách hàng cá nhân không cung cấp địa chỉ).
- Cập nhật quy trình lập hóa đơn: Đào tạo nhân viên về cách lập hóa đơn điện tử theo từng trường hợp, tránh nhập thông tin không cần thiết.
- Kiểm tra hợp đồng và thỏa thuận: Đối với trường hợp 1, nếu người mua và người bán thỏa thuận ký điện tử, cần ghi lại thỏa thuận này trong hệ thống.
- Thực hiện kiểm tra nội bộ: Định kỳ kiểm tra mẫu hóa đơn để đảm bảo không có trường hợp thiếu thông tin quan trọng.
Ví dụ thực tế: Công ty X bán xăng dầu cho khách cá nhân không cung cấp thông tin. Trước khi áp dụng Nghị định, công ty phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế. Sau khi áp dụng, chỉ cần ghi số lượng và giá bán, giảm thời gian lập hóa đơn từ 5 phút xuống còn 2 phút.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi thiếu thông tin
Việc không tuân thủ đúng quy định có thể dẫn đến các hình phạt sau:
- Phạt tiền: Từ 5.000.000 đến 20.000.000 VNĐ cho mỗi hóa đơn không đúng quy định (theo Điều 138, Luật Thuế GTGT).
- Khấu trừ thuế: Khi hóa đơn không đáp ứng yêu cầu, cơ quan thuế có thể từ chối khấu trừ thuế GTGT.
- Quản lý nội bộ: Doanh nghiệp có thể bị xử lý kỷ luật nội bộ nếu phát hiện sai sót lặp lại.
Những lỗi thường gặp:
- Nhập sai hoặc bỏ qua trường “Tên người mua” khi khách hàng không cung cấp thông tin.
- Không cập nhật phần mềm để ẩn các trường không bắt buộc, dẫn đến việc nhập dữ liệu không cần thiết.