Tại sao việc phân biệt khoản thu hộ và doanh thu dịch vụ visa lại quan trọng với doanh nghiệp Việt Nam?
Việc xác định đúng tính chất của các khoản thu liên quan đến visa giúp doanh nghiệp tránh việc truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và các khoản phạt hành chính không cần thiết. Khi khoản thu được xem là “thu hộ, chi hộ” và không phải là doanh thu, doanh nghiệp không phải tính thuế TNDN cho phần tiền này; ngược lại, nếu coi là doanh thu thì phải khai báo và nộp thuế theo quy định.
Đối với các công ty du lịch, đơn vị tư vấn du học, hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ làm visa, việc thu tiền phí lãnh sự, phí trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa từ khách hàng và nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền là thực tế phổ biến. Điều quan trọng là phải chứng minh rằng doanh nghiệp không được hưởng bất kỳ phần nào của khoản tiền này.
Để hỗ trợ doanh nghiệp, Tổng cục Thuế đã ban hành Công văn 4565/CT‑CS năm 2026, trong đó quy định chi tiết về cách xác định khoản thu hộ, chi hộ phí visa và cách khai báo các khoản thu chịu thuế TNDN.
Cơ sở pháp lý liên quan
Theo Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, thu nhập chịu thuế bao gồm mọi khoản thu mà doanh nghiệp được hưởng. Điều 8 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Điều 8 Nghị định 320/2025/NĐ‑CP quy định doanh thu là toàn bộ tiền bán hàng, tiền gia công, tiền cung cấp dịch vụ và các khoản thu khác mà doanh nghiệp được hưởng. Công văn 4565/CT‑CS năm 2026 dựa trên các quy định trên để phân biệt khoản thu hộ (không chịu thuế) và doanh thu dịch vụ (chịu thuế).
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để chứng minh khoản thu hộ, chi hộ phí visa không chịu thuế TNDN
Theo Công văn 4565/CT‑CS, để một khoản thu liên quan đến phí lãnh sự, phí trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa được xác định là thu hộ và không phải là doanh thu tính thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Bản chất thu hộ, nộp hộ: Khoản thu phải được thực hiện chỉ để thu hộ, nộp hộ theo yêu cầu của khách hàng và cơ quan tiếp nhận visa, doanh nghiệp không được hưởng bất kỳ phần nào.
- Không hưởng lợi kinh tế: Toàn bộ số tiền thu được phải được chuyển trả cho cơ quan lãnh sự hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa.
- Hồ sơ, chứng từ đầy đủ: Các chứng từ phải chứng minh rõ ràng tính chất thu hộ, bao gồm hợp đồng, ủy quyền, biên lai và chứng từ nộp tiền.
Danh sách hồ sơ, chứng từ cần chuẩn bị
- Hợp đồng dịch vụ với khách hàng: Ghi rõ các khoản phí doanh nghiệp được hưởng và các khoản phí chỉ thực hiện thu hộ, chi hộ (ví dụ: phí lãnh sự, phí trung tâm tiếp nhận hồ sơ visa).
- Giấy ủy quyền (nếu có): Khách hàng ủy quyền cho công ty thực hiện việc nộp phí visa thay mặt.
- Biên lai thu tiền từ khách hàng: Phải tách bạch giữa phí dịch vụ và phí thu hộ, ghi rõ nội dung và số tiền.
- Chứng từ nộp tiền cho cơ quan: Phiếu nộp tiền, chứng nhận nhận tiền của cơ quan lãnh sự hoặc trung tâm tiếp nhận hồ sơ.
Thời điểm xác định doanh thu tính thuế TNDN đối với dịch vụ visa
Theo Điểm b khoản 2 Điều 8 Nghị định 320/2025/NĐ‑CP, thời điểm xác định doanh thu từ hoạt động cung ứng dịch vụ là khi doanh nghiệp hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần công việc cho khách hàng. Vì vậy, các khoản thu từ dịch vụ tư vấn hồ sơ, hỗ trợ đặt lịch, dịch thuật, theo dõi hồ sơ… sẽ được ghi nhận là doanh thu tính thuế TNDN ngay khi dịch vụ được hoàn thành hoặc khi phần công việc được giao cho khách hàng.
Các khoản thu chịu thuế TNDN
Những khoản thu mà doanh nghiệp thực sự được hưởng, chẳng hạn như phí tư vấn, phí dịch vụ hoàn thiện hồ sơ, phí dịch thuật, phí hỗ trợ đặt lịch hẹn, sẽ được tính vào doanh thu chịu thuế TNDN theo quy định của Luật Thuế TNDN 2025. Doanh nghiệp cần khai báo đầy đủ và nộp thuế theo mức thuế suất hiện hành.
Kết luận
Việc phân biệt rõ ràng giữa khoản thu hộ, chi hộ phí visa và doanh thu dịch vụ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro truy thu và phạt. Doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội nên tham khảo Công văn 4565/CT‑CS năm 2026, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh và nộp báo cáo thuế đúng thời điểm để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.