Thuế GTGT 2026: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử lập sai từ 01/07/2026
- Ví dụ thực tế: Công ty A phát hiện 3 HĐĐT có sai thuế suất (8% thay vì 10%)
- Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025, mức phạt cho việc không điều chỉnh HĐĐT sai trong thời hạn quy định là 10% giá trị HĐĐT; nếu gây thiếu thuế, sẽ bị phạt 30% giá trị HĐĐT cộng với truy thu thuế còn thiếu
- ⚠️ Mức phạt: Không điều chỉnh HĐĐT sai trong 30 ngày: phạt 10% giá trị HĐĐT; nếu gây thiếu thuế: phạt 30% + truy thu thuế còn thiếu
Ngày 30/6/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ 01/07/2026, quy định cách xử lý khi phát hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT) được lập sai. Quy định này áp dụng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và cá nhân kinh doanh sử dụng HĐĐT.
Quy định chi tiết và căn cứ pháp lý của Thông tư 91/2026/TT-BTC
Theo Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC, các quy định này dựa trên Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Dưới đây là các trường hợp lỗi và cách xử lý tương ứng:
| Trường hợp lỗi | Hướng dẫn xử lý |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ | Thông báo cho người mua, không cần lập lại HĐĐT. Gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. |
| Sai mã số thuế, tên hàng, thuế suất | Lập HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế, ký số và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế. |
| HĐĐT từ máy tính tiền hoặc hàng đăng ký quyền sở hữu | Lập HĐĐT thay thế, ngoại trừ trường hợp trả lại hàng. |
| HĐĐT đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu | Điều chỉnh trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu của kỳ tiếp theo. |
Ví dụ thực tế: Công ty A phát hiện 3 HĐĐT có sai thuế suất (8% thay vì 10%). Công ty sẽ lập 3 HĐĐT điều chỉnh, mỗi HĐĐT ghi chú “Điều chỉnh cho HĐĐT mẫu số 01/GTGT ký hiệu A/001 ngày 15/06/2026” và ký số. Sau khi gửi cho khách hàng, công ty cập nhật Bảng tổng hợp dữ liệu kỳ 07/2026 với thông tin mới.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai: Các bước thực tế cho doanh nghiệp
- Bước 1: Xác định loại lỗi – Kiểm tra xem lỗi thuộc nhóm “không ảnh hưởng đến mã số thuế, thuế suất” hay “có ảnh hưởng đến các nội dung bắt buộc”.
- Bước 2: Thông báo cho người mua – Gửi email hoặc thông báo trên website (nếu có) kèm theo mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Bước 3: Lập HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế – Chọn dạng điều chỉnh (đối với sai nội dung không bắt buộc) hoặc thay thế (đối với sai nội dung bắt buộc). Đảm bảo dòng chú đúng định dạng.
- Bước 4: Ký số và gửi – Đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế, gửi để cơ quan cấp mã; nếu không có mã, gửi trực tiếp cho người mua.
- Bước 5: Cập nhật Bảng tổng hợp dữ liệu – Nếu đã gửi Bảng tổng hợp, thực hiện điều chỉnh trên Bảng tổng hợp kỳ tiếp theo và đính kèm bảng kê theo mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Bước 6: Lưu trữ hồ sơ – Giữ lại văn bản thỏa thuận, HĐĐT điều chỉnh, và các bảng kê để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Những lỗi thường gặp và mức phạt liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn
Trong thực tiễn, các doanh nghiệp thường gặp những sai sót sau:
- Sai thông tin người mua (tên, địa chỉ) nhưng không sai mã số thuế – thường chỉ cần thông báo.
- Sai thuế suất hoặc số tiền – yêu cầu lập HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế.
- Không gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế – có thể bị xử phạt.
Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025, mức phạt cho việc không điều chỉnh HĐĐT sai trong thời hạn quy định là 10% giá trị HĐĐT; nếu gây thiếu thuế, sẽ bị phạt 30% giá trị HĐĐT cộng với truy thu thuế còn thiếu.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về xử lý hóa đơn điện tử sai
Doanh nghiệp phát hiện HĐĐT sai sau khi đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu, có cần gửi lại mẫu 04/SS-HĐĐT?
Không. Khi HĐĐT sai đã được phản ánh trong Bảng tổng hợp dữ liệu, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật thông tin điều chỉnh trên Bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo, theo mẫu 01/TH-HĐĐT (Điều 10, Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Trong trường hợp khách hàng là cá nhân, doanh nghiệp có bắt buộc lập văn bản thỏa thuận khi điều chỉnh HĐĐT?
Đối với cá nhân, doanh nghiệp chỉ cần thông báo cho khách hàng (qua email, tin nhắn hoặc website) và lưu giữ bằng chứng thông báo. Văn bản thỏa thuận không bắt buộc, trừ khi có thỏa thuận khác giữa hai bên.
Làm sao để biết HĐĐT có mã của cơ quan thuế hay không, và quy trình gửi mã mới như thế nào?
HĐĐT có mã sẽ hiển thị trên chứng từ điện tử dưới dạng “Mã số thuế + số ký hiệu”. Nếu HĐĐT chưa có mã, doanh nghiệp phải gửi HĐĐT điều chỉnh hoặc thay thế cho cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó mới gửi cho người mua. Quy trình này được quy định tại mục 2.3 của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Checklist hành động ngay để tuân thủ quy định mới
- Kiểm tra hệ thống phần mềm kế toán để đảm bảo tính năng tạo HĐĐT điều chỉnh và thay thế.
- Đào tạo nhân viên kế toán về mẫu 04/SS-HĐĐT và mẫu 01/BK-ĐCTT.
- Thiết lập quy trình thông báo lỗi cho khách hàng trong vòng 24 giờ.
- Đặt reminder trên hệ thống để không vượt quá 30 ngày kể từ ngày phát hiện lỗi.
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (HĐĐT gốc, HĐĐT điều chỉnh, văn bản thỏa thuận) ít nhất 5 năm.
Áp dụng ngay các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro phạt và duy trì uy tín với khách hàng và cơ quan thuế.
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ điều chỉnh hóa đơn điện tử, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua