Bỏ quy định lập hóa đơn khi xuất hàng hoá hoàn trả từ 01/07/2026 là một thay đổi quan trọng trong hệ thống thuế GTGT và quản lý chứng từ điện tử tại Việt Nam. Từ ngày 01/07/2026, người bán không còn phải lập hóa đơn cho các trường hợp xuất hàng hoá dưới hình thức hoàn trả, nhưng vẫn phải thực hiện các thủ tục điều chỉnh theo quy định mới. Doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội cần nắm rõ các bước thực hiện để tránh vi phạm và bị xử phạt.
Bỏ quy định lập hóa đơn khi xuất hàng hoá hoàn trả từ 01/7/2026: Thực tế và ý nghĩa
- 000 VND (10% GTGT)
Trong trường hợp trên, công ty A sẽ lập “Hóa đơn điều chỉnh” số HD001/2025-DC, giảm giá trị bán hàng từ 100
Bạn có biết rằng từ 01/07/2026, quy định bắt buộc người bán phải lập hóa đơn khi xuất hàng hoá dưới hình thức hoàn trả sẽ không còn áp dụng? Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất trong lĩnh vực thuế GTGT và quản lý chứng từ điện tử tại Việt Nam. Quy định mới này không chỉ ảnh hưởng đến hàng triệu doanh nghiệp, mà còn đặt ra yêu cầu mới về cách thức xử lý hóa đơn khi hàng hoá được trả lại.
Việc bỏ quy định này không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể không lập bất kỳ hóa đơn nào khi trả lại hàng hoá. Thay vào đó, quy trình sẽ chuyển sang hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, với các yêu cầu chi tiết về nội dung và thời gian lập.
Căn cứ pháp lý mới: Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các quy định liên quan
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP – quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 – các nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được sửa đổi như sau:
- Khoản 1 Điều 4: Khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, bao gồm các trường hợp hàng hoá dùng cho khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, hàng hoá tặng, và xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn. Trường hợp xuất hàng hoá dưới hình thức hoàn trả đã được loại bỏ.
- Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử (ví dụ: doanh nghiệp chưa triển khai hệ thống điện tử).
Đồng thời, Thông tư 91/2026/TT-BTC (cập nhật vào năm 2026) quy định chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, bao gồm:
- Điểm c.1 khoản 5 Điều 10: Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hoá.
- Điểm c.2 khoản 5 Điều 10: Khi hàng hoá là tài sản đăng ký quyền sở hữu, người mua (nếu là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử) phải lập hóa đơn trả lại.
- Điểm c.3 khoản 5 Điều 10: Đối với phí bảo hiểm, hoàn phí, giảm phí, doanh nghiệp bảo hiểm phải lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên dữ liệu phí chưa thu.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử khi trả lại hàng hoá sau 01/7/2026
Để tuân thủ quy định mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xác định tình huống trả lại: Toàn bộ hay một phần hàng hoá? Hàng hoá có phải là tài sản đăng ký không?
- Thu thập chứng từ liên quan: Phiếu trả hàng, biên bản thỏa thuận (nếu có), hợp đồng mua bán gốc.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Sử dụng phần mềm kế toán/thuế điện tử, chọn mẫu “Hóa đơn điều chỉnh” và nhập:
- Số hóa đơn gốc.
- Lý do điều chỉnh (ví dụ: trả lại hàng hoá, đổi hàng).
- Giá trị giảm (nếu có) và thuế GTGT tương ứng.
- Gửi hóa đơn điện tử cho người mua: Thông qua hệ thống e‑invoice (cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế).
- Kê khai thuế GTGT: Trong tờ khai GTGT tháng, ghi nhận số tiền giảm và thuế GTGT giảm tương ứng.
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ điện tử các chứng từ, hợp đồng, biên bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh ít nhất 10 năm, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Ví dụ thực tế:
| Công ty | Doanh thu năm | Hóa đơn gốc | Giá trị trả lại | Thuế GTGT giảm |
|---|---|---|---|---|
| Công ty A | 5.000.000.000 VND | HD001/2025 (100.000.000 VND) | 30.000.000 VND | 3.000.000 VND (10% GTGT) |
Trong trường hợp trên, công ty A sẽ lập “Hóa đơn điều chỉnh” số HD001/2025-DC, giảm giá trị bán hàng từ 100.000.000 VND xuống 70.000.000 VND và giảm thuế GTGT từ 10.000.000 VND xuống 7.000.000 VND.
Mức phạt và các lỗi thường gặp khi không tuân thủ quy định mới
Việc không lập hóa đơn điều chỉnh đúng thời điểm hoặc không ghi đầy đủ nội dung sẽ bị xử phạt theo Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Mức phạt được quy định dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm, chi tiết như sau:
- Phạt từ 500.000 – 1.500.000 VND cho 1‑9 hóa đơn vi phạm.
- Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 VND cho 10‑49 hóa đơn vi phạm.
- Phạt từ 5.000.000 – 15.000.000 VND cho 50‑99 hóa đơn vi phạm.
- Phạt trên 15.000.000 VND cho 100 hóa đơn trở lên.
- Đối với cá nhân, mức phạt là 1/2 mức phạt của tổ chức (theo khoản 5 Điều 5, khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Những lỗi thường gặp:
- Không lập hóa đơn điều chỉnh mà chỉ hủy hóa đơn gốc.
- Ghi sai lý do điều chỉnh (ví dụ: ghi “đổi hàng” nhưng thực tế là “trả lại”).
- Không gửi hóa đơn điện tử cho người mua trong thời gian quy định (trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận hàng).
Kết luận
Từ ngày 01/07/2026, quy định “xuất hàng hoá dưới hình thức hoàn trả” sẽ không còn bắt buộc lập hóa đơn, nhưng doanh nghiệp vẫn phải thực hiện hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc nắm rõ quy trình, chuẩn bị chứng từ đầy đủ và tuân thủ thời hạn gửi hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủu ro về xử phạt và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định tại Long Biên, Hà Nội. Nếu cần hỗ trợ chi tiết, hãy liên hệ với Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội để được tư vấn cụ thể.