Tóm tắt (TL;DR): Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định doanh nghiệp phải ghi chính xác tên, địa chỉ và mã số thuế (hoặc định danh cá nhân) của người mua trên hóa đơn. Bài viết cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, quy trình, chi phí, thời gian và mức phạt, giúp doanh nghiệp Việt Nam tuân thủ đúng quy định.
1. Tại sao việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn sau 01/07/2026 lại quan trọng?
- Tại sao việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn sau 01/07/2026 lại quan trọng?
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hệ thống kế toán để đáp ứng Nghị định 254, dẫn đến việc bị cơ quan thuế truy thu và phạt - Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt nếu không tuân thủ
Hạng mục Chi phí (VNĐ) Thời gian xử lý Mức phạt (nếu vi phạm) Triển khai phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử — (theo nhu cầu doanh nghiệp) 3–5 ngày làm việc — Đào tạo nhân viên (đối với doanh nghiệp > 50 nhân viên) — (theo quy mô) 2 ngày — Phạt vì không ghi đầy đủ thông tin người mua — — Theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có thể lên tới 30% giá trị hóa đơn, tối đa 200 - 000 VNĐ) Phạt chậm nộp hóa đơn — — Theo quy định, 0,5% giá trị hóa đơn mỗi ngày chậm, tối đa 10%
- Nếu không ghi mã số thuế của B, mức phạt sẽ được tính theo quy định của Nghị định 254, cụ thể là 30% giá trị hóa đơn (tối đa 200
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hệ thống kế toán để đáp ứng Nghị định 254, dẫn đến việc bị cơ quan thuế truy thu và phạt. Nếu không ghi đúng thông tin người mua, hóa đơn sẽ không có giá trị cho mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế, gây rủi ro tài chính và pháp lý nghiêm trọng.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam cần hiểu rõ yêu cầu này để tránh mất lợi nhuận và bị phạt.
2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để ghi đúng thông tin người mua
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD) hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (đối với doanh nghiệp có mã số thuế).
- Thông báo mã số thuế (nếu có).
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc hợp tác xã (nếu áp dụng).
- Đối với người tiêu dùng: CMND/CCCD, hộ chiếu (đối với người nước ngoài) hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh.
- Mẫu đơn yêu cầu cung cấp thông tin người mua (theo mẫu số 01/NĐ-CP).
Trong trường hợp tên hoặc địa chỉ quá dài, doanh nghiệp được phép viết tắt các cụm từ thông dụng (ví dụ: “Phường” → “P”, “Thành phố” → “TP”, “Cổ phần” → “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” → “TNHH”). Tuy nhiên, việc viết tắt phải vẫn đảm bảo xác định được chính xác người mua.
3. Quy trình thực hiện ghi hóa đơn cho người mua là cơ sở kinh doanh và người tiêu dùng
- Kiểm tra hồ sơ người mua: Xác nhận mã số thuế (đối với doanh nghiệp) hoặc định danh cá nhân (đối với người tiêu dùng). Nếu thiếu, yêu cầu người mua cung cấp ngay.
- Nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán được cơ quan thuế địa phương công nhận (ví dụ: MISA, Fast Accounting). Nhập đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số hộ chiếu.
- Kiểm tra định dạng: Đảm bảo không vượt quá độ dài ký tự cho phép. Nếu cần, áp dụng các ký hiệu viết tắt đã được quy định.
- Xuất hóa đơn điện tử: Lập hóa đơn GTGT điện tử qua hệ thống hoặc phần mềm đã tích hợp. Đối với giao dịch bán lẻ, lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày; đối với giao dịch lớn, lập hóa đơn ngay khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Gửi hóa đơn cho người mua: Gửi qua email, hệ thống E‑Invoice hoặc in ra (nếu người mua yêu cầu).
- Ghi nhận và lưu trữ: Lưu trữ bản sao điện tử trong hệ thống kế toán ít nhất 10 năm, đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính.
Thời gian ước tính cho mỗi bước:
- Kiểm tra hồ sơ: 5–10 phút.
- Nhập dữ liệu: 2–5 phút cho mỗi giao dịch.
- Kiểm tra định dạng: 1–2 phút.
- Xuất và gửi hóa đơn: 1–3 phút.
- Lưu trữ: Tự động qua phần mềm.
4. Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt nếu không tuân thủ
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý | Mức phạt (nếu vi phạm) |
|---|---|---|---|
| Triển khai phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử | — (theo nhu cầu doanh nghiệp) | 3–5 ngày làm việc | — |
| Đào tạo nhân viên (đối với doanh nghiệp > 50 nhân viên) | — (theo quy mô) | 2 ngày | — |
| Phạt vì không ghi đầy đủ thông tin người mua | — | — | Theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có thể lên tới 30% giá trị hóa đơn, tối đa 200.000.000 VNĐ) |
| Phạt chậm nộp hóa đơn | — | — | Theo quy định, 0,5% giá trị hóa đơn mỗi ngày chậm, tối đa 10%. |
Ví dụ tính toán: Công ty A bán hàng trị giá 500.000.000 VNĐ cho doanh nghiệp B. Nếu không ghi mã số thuế của B, mức phạt sẽ được tính theo quy định của Nghị định 254, cụ thể là 30% giá trị hóa đơn (tối đa 200.000.000 VNĐ). Đây là khoản chi phí đáng kể mà doanh nghiệp có thể tránh được bằng cách tuân thủ đúng quy định.
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về ghi hóa đơn theo Nghị định 254
Doanh nghiệp không có mã số thuế, có cần ghi gì trên hóa đơn?
Đối với doanh nghiệp chưa có mã số thuế nhưng đã đăng ký thành lập, cần ghi “Tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách” theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Khi mã số thuế được cấp, doanh nghiệp phải cập nhật ngay trên hóa đơn.
Khách hàng cá nhân không muốn cung cấp CMND, doanh nghiệp có thể ghi “Bán cho người tiêu dùng” không?
Có. Khi người tiêu dùng không cung cấp thông tin, hóa đơn phải ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu hóa đơn chi tiết, doanh nghiệp phải cung cấp thông tin đầy đủ theo yêu cầu.
Có trường hợp người tiêu dùng không cần ghi thông tin trên hóa đơn không?
Theo điểm 9 của phụ lục Nghị định 254, một số giao dịch đặc thù với người tiêu dùng (ví dụ: bán hàng qua máy bán hàng tự động, bán hàng trong các chương trình khuyến mãi ngắn hạn) không bắt buộc ghi tên, địa chỉ và số định danh cá nhân. Trong những trường hợp này, hóa đơn có thể ghi “Bán cho người tiêu dùng” mà vẫn đáp ứng yêu cầu pháp luật.
Nghị định 254 có liên quan gì đến Luật Quản lý thuế 2025?
Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế 2025, trong đó quy định chi tiết về việc ghi thông tin người mua trên hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.