Chi phí nghỉ mát nhân viên 2025: Quy định mới về khấu trừ thuế TNDN và giới hạn phúc lợi
Từ ngày 01/01/2025, hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ phải cập nhật cách hạch toán và kê khai chi phí phúc lợi cho người lao động, đặc biệt là chi phí nghỉ mát. Theo các quy định mới nhất từ Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí cho nhân viên đi nghỉ mát định kỳ trong năm có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nhưng chỉ trong phạm vi giới hạn mà pháp luật quy định. Tuy nhiên, một giới hạn quan trọng đã được thiết lập, yêu cầu doanh nghiệp phải tính toán cẩn trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa lợi ích thuế.
Cụ thể, các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động, bao gồm cả chi phí nghỉ mát, sẽ chỉ được tính vào chi phí được trừ tối đa bằng 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Phần chi vượt quá giới hạn này sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Điều này đặt ra thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp trong việc quản lý ngân sách phúc lợi và đảm bảo đầy đủ hồ sơ, chứng từ.
Căn cứ pháp lý và chi tiết quy định về chi phí phúc lợi trực tiếp cho người lao động từ năm 2025
Để hiểu rõ hơn về quy định này, doanh nghiệp cần nắm vững các căn cứ pháp lý cụ thể:
- Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2025: Điểm d khoản 2 Điều 6 của Luật này quy định rõ các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong đó có “Phần chi vượt mức do Chính phủ quy định đối với… chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động”.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP: Điều 10 của Nghị định này đi sâu vào chi tiết các khoản chi không được trừ, đặc biệt là tại điểm d khoản 4, quy định về “Phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế”.
Các khoản chi được xem là có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động và thuộc diện giới hạn này bao gồm một danh mục khá rộng, không chỉ riêng chi phí nghỉ mát. Cụ thể, theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi này bao gồm:
- Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
- Chi nghỉ mát.
- Chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh.
- Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, cơ sở hoạt động giáo dục nghề nghiệp.
- Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau.
- Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
- Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.
- Chi bảo hiểm tai nạn (không bao gồm bảo hiểm tai nạn bắt buộc), bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ các khoản đóng góp bảo hiểm hưu trí bổ sung, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện đã được hướng dẫn riêng).
- Và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.
Điều quan trọng nhất là cách xác định giới hạn “01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế”. Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã hướng dẫn cụ thể:
- Xác định 01 tháng lương bình quân: Được tính bằng tổng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng.
- Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng: Quỹ tiền lương thực hiện trong năm sẽ chia cho số tháng thực tế hoạt động trong năm.
- Quỹ tiền lương thực hiện: Là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đến thời⏰ Hạn nộp: hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định.
Lưu ý, quỹ này không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước đã chi trong năm quyết toán thuế.
Như vậy, để chi phí nghỉ mát được khấu trừ, doanh nghiệp phải đảm bảo tổng các khoản chi phúc lợi trực tiếp (bao gồm cả nghỉ mát) không vượt quá mức giới hạn này. Phần vượt mức sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
Ví dụ minh họa tính toán chi phí nghỉ mát được trừ
Để hình dung rõ hơn, hãy xem xét ví dụ sau đây về một doanh nghiệp tại Việt Nam:
Công ty TNHH An Phát hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, có các số liệu tài chính trong năm 2025 như sau:
- Tổng quỹ tiền lương thực tế đã chi trả cho người lao động trong năm 2025 (đến thời điểm nộp quyết toán thuế TNDN) là 12 tỷ đồng.
- Tổng các khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động trong năm 2025 là 1,2 tỷ đồng. Trong đó, chi phí tổ chức nghỉ mát cho toàn thể nhân viên là 800 triệu đồng, các khoản chi phúc lợi khác (đám hiếu, hỷ, hỗ trợ khám bệnh, khen thưởng con…) là 400 triệu đồng.
Bước 1: Xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Do Công ty An Phát hoạt động đủ 12 tháng, 01 tháng lương bình quân được tính như sau:
01 tháng lương bình quân = Quỹ tiền lương thực hiện / 12 tháng
01 tháng lương bình quân = 12.000.000.000 VNĐ / 12 = 1.000.000.000 VNĐ (1 tỷ đồng)
Bước 2: So sánh tổng chi phí phúc lợi với giới hạn.
Tổng chi phí phúc lợi trực tiếp của Công ty An Phát trong năm 2025 là 1,2 tỷ đồng.
Giới hạn được phép tính vào chi phí được trừ là 1 tỷ đồng.
Bước 3: Xác định phần chi phí phúc lợi được trừ và không được trừ.
Vì tổng chi phí phúc lợi (1,2 tỷ đồng) vượt quá 01 tháng lương bình quân (1 tỷ đồng), phần vượt mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
- Phần chi phí phúc lợi được trừ: 1.000.000.000 VNĐ (1 tỷ đồng)
- Phần chi phí phúc lợi không được trừ: 1.200.000.000 VNĐ – 1.000.000.000 VNĐ = 200.000.000 VNĐ (200 triệu đồng)
Như vậy, trong tổng số 1,2 tỷ đồng chi phí phúc lợi, chỉ 1 tỷ đồng được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN; phần 200 triệu đồng còn lại sẽ không được trừ.
Kết luận
Chi phí nghỉ mát cho nhân viên được xem là một khoản chi phúc lợi trực tiếp và có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, nhưng không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Doanh nghiệp cần tính toán cẩn thận, lưu giữ đầy đủ chứng từ và tuân thủ quy định của Luật Thuế Thu nhập cá nhân 2025 cùng Nghị định 320/2025/NĐ-CP để tránh việc phần chi vượt mức bị loại khỏi chi phí được trừ.