Hàng mẫu dùng thử: 3 quy định xuất hóa đơn cần biết 2025

Hàng mẫu dùng thử có phải xuất hóa đơn? – Quy định mới 2025 giải đáp ngay

Bạn có biết rằng từ 1/1/2025, mọi doanh nghiệp tại Việt Nam đều phải lập hóa đơn cho hàng mẫu dùng thử, dù không thu bất kỳ khoản tiền nào?

Quy định này xuất phát từ Điều 4 khoản 1 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và Điều 1 khoản 3 điểm a Nghị định 70/2025/NĐ‑CP. Áp dụng ngay từ ngày 1/1/2025, mọi doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, và cả các cơ quan nhà nước phải tuân thủ.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và Nghị định 70/2025/NĐ‑CP quy định gì?

Hai nghị định trên quy định chi tiết nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn. Dưới đây là các điểm chính:

• Điều 4 khoản 1 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP: Khi bán hàng, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn, kể cả hàng mẫu, hàng dùng cho khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng, trả thay lương, và các hình thức cho vay, cho mượn.
• Điều 1 khoản 3 điểm a Nghị định 70/2025/NĐ‑CP: Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP và, nếu là hóa đơn điện tử, phải tuân theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế (Điều 12).
• Thông tin bổ sung trên hóa đơn: Tên liên hóa đơn, số hóa đơn, mã cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã), tên và mã số thuế của tổ chức nhận in, chữ viết, chữ số và đồng tiền.

Chi tiết nội dung bắt buộc trên hóa đơn mẫu dùng thử

Theo Điều 10 khoản 7 Nghị định 70/2025/NĐ‑CP, hóa đơn phải chứa các thông tin sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu, mẫu số.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc mã số định danh cá nhân) của người mua.
• Chi tiết hàng hóa/dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có VAT.
• Thuế suất VAT, số tiền thuế, tổng tiền VAT và tổng cộng tiền thanh toán.
• Thời điểm lập và ký (đối với hóa đơn điện tử).
• Chữ ký của người bán (và người mua nếu có).
• Phí, lệ phí, chiết khấu (nếu có) theo quy định.
• Tên liên hóa đơn, số hóa đơn, mã cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã), tên, mã số thuế của tổ chức nhận in, chữ viết, chữ số và đồng tiền.

Ví dụ tính toán:

• Hàng mẫu: Máy tính bảng mẫu – Số lượng: 10 – Đơn giá: 0 VND – Thành tiền: 0 VND
• Hàng mẫu: Phụ kiện (cáp, bao da) – Số lượng: 20 – Đơn giá: 0 VND – Thành tiền: 0 VND
• Tổng cộng: 0 VND

Dù giá trị bằng 0, doanh nghiệp vẫn phải ghi đầy đủ các mục trên để đáp ứng yêu cầu pháp luật.

Các bước thực hiện xuất hóa đơn mẫu dùng thử cho doanh nghiệp

Để tránh vi phạm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Xác định loại hàng mẫu: Kiểm tra xem hàng có thuộc danh mục khuyến mại, quảng cáo, biếu tặng, hay trả thay lương.
2. Chuẩn bị thông tin: Thu thập đầy đủ dữ liệu người bán và người nhận (tên, địa chỉ, mã số thuế).
3. Lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Đảm bảo các trường bắt buộc được điền.
4. Ký số (nếu là hóa đơn điện tử): Người bán ký số ngay sau khi lập, không cần ký của người mua nếu không yêu cầu.
5. Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế: Thông qua cổng thông tin điện tử hoặc phần mềm kế toán, trong vòng thời gian quy định kể từ ngày giao hàng mẫu.
6. Lưu trữ: Lưu bản sao điện tử hoặc bản in theo quy định (tối thiểu 10 năm).

Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không lập hóa đơn mẫu dùng thử

Việc không lập hóa đơn cho hàng mẫu dùng thử có thể dẫn đến các hình phạt sau:

• Phạt tiền: Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt từ 5.000.000 đến 20.000.000 VND cho mỗi trường hợp.
• Khấu trừ thuế GTGT: Khi không có hóa đơn, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, gây tăng chi phí thực tế.
• Rủi ro kiểm tra: Cơ quan thuế có thể thực hiện kiểm tra, dẫn đến việc điều chỉnh thuế và phạt bổ sung.

Những lỗi thường gặp:

• Quên ghi “đơn giá = 0” dẫn đến báo cáo sai.
• Thiếu thông tin người mua (đặc biệt là mã số thuế) khi giao hàng mẫu cho khách hàng cá nhân.
• Không ký số điện tử trong thời gian quy định, gây chậm trễ trong việc gửi dữ liệu cho cơ quan thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về hàng mẫu dùng thử và hóa đơn

Doanh nghiệp có thể không lập hóa đơn nếu hàng mẫu có giá trị 0 VND?

Không. Theo Nghị định 123/2020/NĐ‑CP, dù giá trị bằng 0, hàng mẫu vẫn phải lập hóa đơn để chứng minh việc giao hàng và đáp ứng yêu cầu quản lý thuế.

Hóa đơn điện tử cho hàng mẫu dùng thử có cần chữ ký của người mua không?

Trong hầu hết các trường hợp, chữ ký điện tử của người mua không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu hai bên thỏa thuận ký số, doanh nghiệp nên thực hiện để tránh tranh chấp.

Làm sao để tính thuế GTGT khi hàng mẫu không có giá bán?

Thuế GTGT được tính trên giá trị thực tế. Khi giá bán = 0, thuế GTGT = 0. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải khai báo “đơn giá = 0” và “thuế GTGT = 0” trên hóa đơn.

Hành động ngay: Kiểm tra quy trình xuất hóa đơn mẫu dùng thử của doanh nghiệp bạn

Nếu doanh nghiệp bạn chưa có quy trình chuẩn, hãy:

• Rà soát danh mục hàng mẫu hiện có.
• Áp dụng phần mềm của ANC Việt Nam để tự động tạo và ký số hóa đơn.