TL;DR: Từ 01/7/2026, Luật Thuế TNCN 2025 áp dụng biểu thuế lũy tiến 5 bậc, giảm trừ gia cảnh 15,5 triệu đồng/tháng và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Bài viết hướng dẫn cách tính thuế cho cá nhân cư trú và không cư trú, cung cấp checklist hồ sơ, quy trình chi tiết, bảng chi phí/phạt và file Excel mẫu.
Tại sao doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ cách tính thuế TNCN mới từ 01/7/2026?
- Tại sao doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ cách tính thuế TNCN mới từ 01/7/2026?
Hơn 60 % doanh nghiệp Việt Nam đã gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hệ thống tính thuế khi luật thay đổi - Công thức: Thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế × 20 % Ví dụ: Nhân viên D là người nước ngoài, thu nhập 30 triệu đồng/tháng
- Thuế TNCN = 30 triệu × 20 % = 6 triệu đồng
- Doanh thu năm > 1 tỷ – 3 tỷ đồng: thuế suất 15 %
- Doanh thu năm > 3 tỷ – 50 tỷ đồng: thuế suất 17 %
Hơn 60 % doanh nghiệp Việt Nam đã gặp khó khăn trong việc điều chỉnh hệ thống tính thuế khi luật thay đổi. Nếu không cập nhật kịp thời, doanh nghiệp có thể phải chịu phạt chậm nộp và phạt sai khai theo quy định của Bộ Tài chính. Đối với người lao động, việc hiểu rõ mức giảm trừ và biểu thuế mới giúp tối ưu thu nhập thực tế và tránh các khoản thuế không cần thiết.
Đối với các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc nắm bắt quy định mới sẽ giúp phối hợp chặt chẽ với Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội để thực hiện kê khai đúng hạn.
Các điều kiện, hồ sơ và tài liệu cần chuẩn bị để khai thuế TNCN năm 2026
Để thực hiện khai thuế TNCN đúng quy định, doanh nghiệp và cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đối với doanh nghiệp).
- Hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc hợp đồng dịch vụ, hợp đồng tự doanh (đối với cá nhân cư trú).
- Bảng lương tháng, bao gồm các khoản giảm trừ (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quỹ hưu trí tự nguyện).
- Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn).
- Biên lai đóng bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp (nếu có).
- Biên bản quyết định giảm trừ gia cảnh (nếu có thay đổi trong năm).
- File Excel tính thuế TNCN mẫu (được cung cấp ở phần cuối bài).
Quy trình tính thuế TNCN cho cá nhân cư trú và không cư trú – Bước‑bước chi tiết
Dưới đây là quy trình tính thuế TNCN áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 (đối với thu nhập từ tiền lương) và kỳ tính thuế năm 2027 (đối với thu nhập từ kinh doanh). Quy trình được chia thành các bước rõ ràng, kèm thời gian ước tính.
- Thu thập dữ liệu thu nhập và các khoản giảm trừ. Thời gian: 1‑2 ngày.
- Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập trước khi trả (lương, thưởng, phụ cấp) – Các khoản giảm trừ (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quỹ hưu trí tự nguyện, đóng góp từ thiện, …).
- Giảm trừ gia cảnh: 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân, 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc.
- Xác định biểu thuế lũy tiến. Thời gian: <1 ngày.
Áp dụng bảng biểu thuế lũy tiến 5 bậc (đơn vị: triệu đồng):
Bậc thuế Thu nhập tính thuế/năm Thu nhập tính thuế/tháng Thuế suất (%) 1 Đến 120 Đến 10 5 2 Trên 120 – 360 Trên 10 – 30 10 3 Trên 360 – 720 Trên 30 – 60 20 4 Trên 720 – 1.200 Trên 60 – 100 30 5 Trên 1.200 Trên 100 35 - Tính thuế TNCN cho cá nhân cư trú (HĐLĐ ≥ 3 tháng). Thời gian: 1 ngày.
Công thức:
Thuế TNCN = (Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ) × Thuế suất (theo bậc)Ví dụ: Công ty A trả lương cho nhân viên B 20 triệu đồng/tháng, B có 2 người phụ thuộc.
- Giảm trừ gia cảnh = 15,5 triệu + 2 × 6,2 triệu = 27,9 triệu đồng.
- Thu nhập chịu thuế = 20 triệu – 27,9 triệu = -7,9 triệu → không chịu thuế.
- Thuế TNCN = 0 đồng.
- Tính thuế TNCN cho cá nhân không cư trú (hoặc cư trú có hợp đồng < 3 tháng). Thời gian: 1 ngày.
Công thức:
Thuế TNCN = Thu nhập chịu thuế × 20 %Ví dụ: Nhân viên D là người nước ngoài, thu nhập 30 triệu đồng/tháng.
- Thuế TNCN = 30 triệu × 20 % = 6 triệu đồng.
- Nhập dữ liệu vào file Excel mẫu. Thời gian: 0,5 ngày.
File Excel cung cấp các sheet: “Bảng lương”, “Tính thuế TNCN”, “Kết quả”. Người dùng chỉ cần nhập số liệu thực tế, công thức sẽ tự động tính thuế.
- Nộp tờ khai thuế TNCN (Mẫu 02/KK‑TNCN) qua hệ thống e‑Tax. Thời gian: 2‑3 ngày.
Hạn nộp khai thuế TNCN cho năm 2026 là 31/03/2027.
⏰ Hạn nộp: 31/03/2027 – khai thuế TNCN năm 2026.
Thu nhập từ hoạt động kinh doanh và các nguồn thu nhập khác
Luật Thuế TNCN 2025 cũng quy định cách tính thuế đối với thu nhập từ kinh doanh, cho thuê tài sản và các dịch vụ khác. Các mức thuế suất áp dụng như sau:
- Doanh thu năm ≤ 1 tỷ đồng: không phải nộp thuế TNCN.
- Doanh thu năm > 1 tỷ – 3 tỷ đồng: thuế suất 15 %.
- Doanh thu năm > 3 tỷ – 50 tỷ đồng: thuế suất 17 %.
- Doanh thu năm > 50 tỷ đồng: thuế suất 20 %.
- Thu nhập từ cho thuê bất động sản (trừ hoạt động lưu trú) và các dịch vụ đặc thù: áp dụng các mức thuế suất riêng (0,5 % – 5 % tùy loại dịch vụ).
Chi tiết các mức thuế suất và cách tính được nêu trong Điều 9 và các văn bản hướng dẫn thi hành của Bộ Tài chính.
Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu không tuân thủ quy định mới
Chi phí thực hiện tính thuế TNCN chủ yếu bao gồm phí phần mềm, phí và phí xử lý hồ sơ tại cơ quan thuế. Dưới đây là bảng so sánh chi phí và thời gian dự kiến cho ba phương án phổ biến.
| Phương án | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý | Mức phạt nếu chậm/ sai |
|---|---|---|---|
| Sử dụng phần mềm kế toán nội bộ | 5.000.000 – 10.000.000 | 2‑3 ngày | Phạt chậm nộp 0,03%/ ngày, phạt sai khai 0,1% giá trị thuế |
| Thuê bên thứ ba | 10.000.000 – 20.000.000 | 1‑2 ngày | Phạt tương tự, cộng phí dịch vụ |
| Thực hiện thủ công tại cơ quan thuế | 3.000.000 – 5.000.000 | 3‑5 ngày | Phạt chậm nộp và sai khai cao hơn |
Việc lựa chọn phương án phù hợp giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và chi phí phát sinh.
Kết luận
Áp dụng Luật Thuế TNCN 2025 từ 01/07/2026 đòi hỏi doanh nghiệp và người lao động phải cập nhật nhanh chóng các mức giảm trừ, biểu thuế lũy tiến và quy trình khai thuế. Với các công cụ hỗ trợ như file Excel mẫu và việc nắm rõ các mức thuế suất cho từng nguồn thu nhập, doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội có thể thực hiện kê khai chính xác, tránh các khoản phạt và tối ưu thu nhập thực tế.