Thời điểm lập hóa đơn cho hàng hóa chuyển khẩu: Quy định mới từ 20/3/2025
- Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ thời gian lập hóa đơn
Việc không lập hóa đơn đúng thời hạn có thể dẫn đến các hình phạt hành chính nghiêm trọng:Phạt tiền từ 5% đến 10% giá trị hóa đơn, tối đa 200 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm
- ⚠️ Mức phạt: Vi phạm quy định thời gian lập hóa đơn có thể bị xử phạt hành chính từ 5% đến 10% giá trị hóa đơn, tối đa 200 triệu đồng
Bạn có biết rằng thời điểm lập hóa đơn cho hàng hóa chuyển khẩu sẽ thay đổi vào ngày 20/3/2025, ảnh hưởng tới hàng ngàn doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam? Theo quy định mới, thời điểm lập hóa đơn không còn phụ thuộc vào việc thu tiền mà dựa trên thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn sàng hệ thống hóa đơn điện tử để đáp ứng deadline chặt chẽ, tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.
Căn cứ pháp lý: Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Công văn 5533/TNI-QLDN2
Quy định mới được đưa ra dựa trên các căn cứ pháp lý sau:
- Điều 4, khoản 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn.
- Điều 9, khoản 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định thời điểm lập hóa đơn cho bán hàng hóa.
- Công văn 5533/TNI-QLDN2 ngày 11/6/2026 của Thuế tỉnh Tây Ninh, hướng dẫn chi tiết thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa chuyển khẩu.
- Điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn theo quy trình đã nêu, không được vượt quá ngày làm việc tiếp theo sau khi hàng hóa được thông quan.
Đặc biệt, điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định rằng thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, bao gồm cả hàng hóa chuyển khẩu, là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Định nghĩa chuyển khẩu hàng hóa
Theo khoản 1 Điều 30 Luật Thương mại 2005, “chuyển khẩu hàng hóa” là việc mua hàng từ một nước, vùng lãnh thổ để bán sang một nước, vùng lãnh thổ ngoài lãnh thổ Việt Nam mà không làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam và không làm thủ tục xuất khẩu ra khỏi Việt Nam. Hình thức chuyển khẩu bao gồm:
- Hàng hóa vận chuyển thẳng từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu mà không qua cửa khẩu Việt Nam.
- Hàng hóa vận chuyển qua cửa khẩu Việt Nam nhưng không thực hiện thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam và không thực hiện thủ tục xuất khẩu ra khỏi Việt Nam.
- Hàng hóa vận chuyển từ nước xuất khẩu đến nước nhập khẩu có qua cửa khẩu Việt Nam nhưng không làm thủ tục nhập khẩu.
Việc hiểu đúng khái niệm này giúp doanh nghiệp xác định đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu và do đó áp dụng đúng quy định lập hóa đơn.
Ví dụ minh họa:
Giả sử Công ty X xuất khẩu 1000 chiếc máy móc sang Malaysia. Hàng hóa được thông quan tại cảng Hải Phòng vào ngày 15/04/2025. Theo quy định mới, công ty phải lập hóa đơn điện tử không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo, tức ngày 16/04/2025, bất kể ngày thu tiền thực tế.
| Tiêu chí | Trước 20/3/2025 | Sau 20/3/2025 |
|---|---|---|
| Thời điểm lập hóa đơn | Ngay khi thu tiền hoặc khi giao hàng | Ngay khi chuyển giao quyền sở hữu, không phụ thuộc thu tiền |
| Hạn chót đối với xuất khẩu | Trong 5 ngày làm việc | Ngày làm việc tiếp theo sau thông quan |
Các bước thực hiện lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa chuyển khẩu
Để tuân thủ quy định mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu – Kiểm tra chứng từ hải quan, hợp đồng mua bán và giấy chứng nhận xuất khẩu.
- Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu hóa đơn – Thu thập đầy đủ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT.
- Bước 3: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử – Đảm bảo phần mềm được cấp phép bởi Tổng cục Thuế và hỗ trợ định dạng chuẩn dữ liệu (XML) theo quy định Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn – Thực hiện ký số điện tử theo quy định, sau đó gửi cho người mua qua email hoặc hệ thống E‑Invoice.
- Bước 5: Lưu trữ và khai báo – Lưu trữ bản sao điện tử trong thời gian tối thiểu 10 năm và khai báo trong tờ khai thuế GTGT (Mẫu 01/GTGT).
Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ thời gian lập hóa đơn
Việc không lập hóa đơn đúng thời hạn có thể dẫn đến các hình phạt hành chính nghiêm trọng:
- Phạt tiền từ 5% đến 10% giá trị hóa đơn, tối đa 200 triệu đồng cho mỗi lần vi phạm.
- Khấu trừ thuế GTGT không được chấp nhận nếu hóa đơn không hợp lệ.
- Rủi ro kiểm tra thuế và xử lý vi phạm theo Điều 138 Luật Thuế Giá trị gia tăng 2008.
Những lỗi thường gặp:
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm chuyển giao quyền sở hữu.
- Thiếu thông tin “Thời điểm lập hóa đơn” trên mẫu hóa đơn điện tử.
- Không ký số điện tử đúng quy chuẩn, gây mất hiệu lực pháp lý.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về lập hóa đơn chuyển khẩu
Làm sao xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khi hàng hóa chỉ qua cửa khẩu mà không nhập khẩu?
Theo khoản 2 Điều 30 Luật Thương mại 2005, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu được xác định khi hàng hóa rời cửa khẩu xuất khẩu và được giao cho người mua tại nước nhập khẩu. Doanh nghiệp cần dựa vào chứng từ hải quan (B/L, CMR) để chứng minh thời điểm này.
Hóa đơn điện tử cho hàng hóa chuyển khẩu có cần ghi rõ “hàng hóa chuyển khẩu” không?
Đúng. Theo điểm đ, a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nội dung hóa đơn phải bao gồm mô tả hàng hóa, trong đó cần ghi rõ “hàng hóa chuyển khẩu” để phân biệt với giao dịch nội địa. Điều này giúp cơ quan thuế địa phương kiểm tra đúng quy định.
Nếu doanh nghiệp chưa có phần mềm ký số, có thể dùng phương pháp nào để đáp ứng deadline?
Doanh nghiệp có thể tạm thời sử dụng dịch vụ ký số của các nhà cung cấp được Bộ Tài chính công nhận (ví dụ: Viettel, VNPT) và gửi hóa đơn qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, cần chuyển sang hệ thống nội bộ trong vòng 30 ngày để tránh vi phạm.
Hành động ngay: Kiểm tra quy trình và chuẩn bị hệ thống hóa đơn điện tử
Để không bị lỡ deadline và tránh mức phạt, doanh nghiệp nên:
- Rà soát lại hợp đồng và chứng từ hải quan để xác định thời điểm chuyển giao quyền sở hữu.
- Kiểm tra tính năng ký số và định dạng XML của phần mềm hiện đang sử dụng.
- Đào tạo nhân viên kế toán về quy trình lập hóa đơn điện tử mới.
- Thiết lập quy trình lưu trữ và khai báo thuế GTGT đúng thời hạn.