TL;DR: Doanh nghiệp cần tuân thủ Công văn 1205/AGI-QLDN2/2026 để ghi nhận chi phí mua phế liệu cá nhân vào chi phí hợp lý, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, nộp Bảng kê 02/TNDN theo thời hạn khai thuế TNDN và tránh mức phạt từ 5% đến 10% giá trị giao dịch (tối đa 50.000.000 đồng) nếu không có chứng từ hợp lệ.
1. Tại sao doanh nghiệp cần xác định chi phí hợp lý khi mua phế liệu từ cá nhân?
- TL;DR: Doanh nghiệp cần tuân thủ Công văn 1205/AGI-QLDN2/2026 để ghi nhận chi phí mua phế liệu cá nhân vào chi phí hợp lý, chuẩn bị đầy đủ chứng từ, nộp Bảng kê 02/TNDN theo thời hạn khai thuế TNDN và tránh mức phạt từ 5% đến 10% giá trị giao dịch (tối đa 50
- Tại sao doanh nghiệp cần xác định chi phí hợp lý khi mua phế liệu từ cá nhân?
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã bị cơ quan thuế xử phạt vì không chứng minh được chi phí mua phế liệu, dẫn đến việc tính thuế TNDN cao hơn dự kiến - Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt tiền từ 5% đến 10% giá trị giao dịch (tối đa 50
- Nếu doanh nghiệp không nộp Bảng kê 02/TNDN đúng hạn hoặc không có chứng từ hợp lệ, mức phạt được quy định như sau:
⚠️ Mức phạt: Phạt tiền từ 5% đến 10% giá trị giao dịch không có chứng từ, hoặc phạt hành chính lên tới 50
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã bị cơ quan thuế xử phạt vì không chứng minh được chi phí mua phế liệu, dẫn đến việc tính thuế TNDN cao hơn dự kiến. Khi mua phế liệu từ cá nhân, chi phí này có thể được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện của Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp sẽ phải chịu phạt tiền từ 5% đến 10% giá trị giao dịch (tối đa 50.000.000 đồng), gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận và dòng tiền.
2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để ghi nhận chi phí mua phế liệu
Để chi phí mua phế liệu được công nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
- Chi phí phải phát sinh thực tế, liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với giao dịch có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên, phải thanh toán không dùng tiền mặt và có chứng từ thanh toán theo quy định về thuế GTGT.
- Hồ sơ phải được lập theo Mẫu số 02/TNDN (Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn) được ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC. Mẫu này có hiệu lực từ ngày 12/03/2025 và áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025.
Hồ sơ chi tiết bao gồm:
- Biên bản thu mua (nếu có) ký bởi người đại diện doanh nghiệp.
- Hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với giao dịch ≥ 5 triệu đồng).
- Bảng kê mẫu 02/TNDN, ký và chịu trách nhiệm của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
- Giấy tờ chứng minh người bán là cá nhân thu nhặt trực tiếp (CMND/CCCD, giấy chứng nhận thu nhặt nếu có).
3. Quy trình thực hiện từng bước để đưa chi phí mua phế liệu vào chi phí hợp lý
- Kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch: Xác nhận người bán là cá nhân thu nhặt trực tiếp hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
- Thu thập chứng từ: Lấy hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị ≥ 5 triệu đồng) và giấy tờ tùy thân của người bán.
- Điền Bảng kê 02/TNDN: Sử dụng mẫu số 02/TNDN, ghi đầy đủ thông tin người bán, nội dung hàng hoá, số lượng, giá trị giao dịch và ký xác nhận.
- Nộp hồ sơ cho cơ quan thuế: Gửi Bảng kê 02/TNDN cùng các chứng từ kèm theo tới chi cục thuế nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
- Ghi nhận vào sổ kế toán: Khi hồ sơ được chấp nhận, kế toán ghi nhận chi phí mua phế liệu vào tài khoản chi phí hợp lý (TK 641 – Chi phí mua hàng hoá, vật tư).
- Kê khai thuế TNDN: Trong tờ khai thuế TNDN (Mẫu 01/KK-TNDN), nhập số tiền chi phí mua phế liệu đã được chấp nhận vào mục chi phí hợp lý.
Thời gian ước tính cho mỗi bước:
- Kiểm tra tính hợp lệ: 1–2 ngày làm việc.
- Thu thập chứng từ: 2–3 ngày (tùy vào độ sẵn sàng của người bán).
- Điền Bảng kê 02/TNDN: 1 ngày.
- Nộp hồ sơ: Ngay khi hoàn thành, không quá 5 ngày làm việc để tránh trễ hạn.
- Ghi nhận kế toán: 1 ngày.
- Kê khai thuế TNDN: Theo lịch nộp thuế (tháng 3/4 hàng năm).
4. Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt nếu không tuân thủ
Chi phí thực tế để thực hiện quy trình phụ thuộc vào quy mô và cách thức thực hiện của doanh nghiệp, không có mức cố định trong quy định. Doanh nghiệp cần tính toán chi phí nội bộ (ví dụ: chi phí in ấn, chi phí nhân sự) dựa trên thực tế.
Nếu doanh nghiệp không nộp Bảng kê 02/TNDN đúng hạn hoặc không có chứng từ hợp lệ, mức phạt được quy định như sau:
5. Câu hỏi thường gặp về chi phí mua phế liệu cá nhân
Doanh nghiệp có cần lập hóa đơn khi mua phế liệu từ cá nhân có giá trị dưới 5 triệu đồng?
Không bắt buộc phải lập hóa đơn nếu giá trị giao dịch dưới 5 triệu đồng, nhưng doanh nghiệp vẫn phải có chứng từ thanh toán (phiếu thu, biên lai) và ghi nhận trong Bảng kê 02/TNDN để chứng minh chi phí hợp lệ.
Làm sao để chứng minh người bán là cá nhân thu nhặt trực tiếp?
Theo Điều 9 Luật TNDN, doanh nghiệp cần lưu giữ giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD) của người bán, giấy chứng nhận thu nhặt (nếu có) và ký biên bản thu mua. Các tài liệu này phải được đính kèm vào Bảng kê 02/TNDN.
Nếu doanh nghiệp không nộp Bảng kê 02/TNDN đúng hạn, có thể khắc phục như thế nào?
Doanh nghiệp có thể nộp bổ sung Bảng kê kèm lời giải thích và cam kết không tái phạm. Tuy nhiên, cơ quan thuế có thể áp dụng mức phạt hành chính theo quy định và yêu cầu doanh nghiệp điều chỉnh lại tờ khai thuế nếu cần.