{ “tldr”: “Từ 01/01/2026, các quy định về thời điểm xuất hóa đơn tại Việt Nam sẽ được siết chặt hơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, và
Doanh nghiệp cần khẩn trương rà soát quy trình, đào tạo nhân sự và nắm vững các quy định mới để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng, đảm bảo tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hàng hóa, dịch vụ.”, “seoTitle”: “Xuất hóa đơn sai thời điểm 2026: Mức phạt tăng gấp 10 lần, doanh nghiệp cần làm gì?”, “metaDescription”: “Nghị định 70/2025/NĐ-CP và 310/2025/NĐ-CP thay đổi lớn về thời điểm và mức phạt xuất hóa đơn sai. Tìm hiểu chi tiết quy định mới, cách xử lý và các bước doanh nghiệp Việt Nam cần thực hiện ngay để tránh rủi ro pháp lý.”, “content”: “
Xuất hóa đơn sai thời điểm: Mức phạt tăng gấp 10 lần từ 01/01/2026 – Doanh nghiệp Việt Nam cần khẩn trương rà soát!
\n
Bạn có biết rằng từ ngày 01/01/2026, hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm có thể khiến doanh nghiệp bạn phải đối mặt với mức phạt lên đến 70 triệu đồng, tăng gấp nhiều lần so với quy định hiện hành? Đây là một trong những thay đổi quan trọng nhất trong chính sách thuế, kế toán tại Việt Nam, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp và đội ngũ kế toán trên cả nước.
\n
Quy định mới về thời điểm lập hóa đơn điện tử, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cùng với các mức xử phạt hành chính nghiêm khắc hơn tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP, sẽ chính thức có hiệu lực. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải nhanh chóng cập nhật, rà soát lại toàn bộ quy trình xuất hóa đơn để đảm bảo tuân thủ, tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.
\n\n
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế
- Nếu Công ty C nhận tạm ứng 30% giá trị hợp đồng vào ngày 01/11/2025, thì Công ty C vẫn chưa phải lập hóa đơn cho khoản tạm ứng này (do dịch vụ tư vấn thuộc trường hợp ngoại lệ)
\n
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải. Tuy nhiên, với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP), các quy định về thời điểm lập hóa đơn đã được làm rõ và chi tiết hơn, nhằm hạn chế tối đa các sai sót. Việc hiểu rõ và tuân thủ đúng các quy định này là vô cùng quan trọng đối với mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam.
\n
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể cho từng loại hoạt động kinh doanh như sau:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn | Giải thích và lưu ý |
|---|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. | Đây là nguyên tắc cơ bản. Quan trọng là thời điểm hàng hóa thực sự thuộc về người mua, không phải thời điểm thanh toán. Đối với xuất khẩu hàng hóa, người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. | Ngoại lệ quan trọng: Đối với một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng, thời điểm thu tiền đặt cọc/tạm ứng không phải là thời điểm lập hóa đơn. Hóa đơn chỉ lập khi dịch vụ hoàn thành hoặc khi thu tiền cho phần dịch vụ đã hoàn thành. |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. | Đảm bảo tính minh bạch và đúng kỳ tính thuế cho từng phần của hợp đồng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. | Quy định này tạo điều kiện cho các ngành đặc thù có chu kỳ thanh toán và đối soát phức tạp, nhưng vẫn có giới hạn thời gian rõ ràng. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. | Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. | Tương tự bán hàng hóa, mốc thời gian là khi công việc hoàn thành và được bàn giao, không phụ thuộc vào dòng tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. | Đối với các giao dịch bất động sản phức tạp, việc thu tiền theo tiến độ là phổ biến. Hóa đơn phải được lập tại thời điểm thu tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. | Khi quyền sở hữu/sử dụng đã được chuyển giao, áp dụng nguyên tắc chung cho bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. | Quy định đặc thù cho ngành hàng không để phù hợp với đặc thù giao dịch quốc tế. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. | Ngành dầu khí có cơ chế xác định giá phức tạp, nên thời điểm lập hóa đơn gắn với việc chốt giá. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. | Đảm bảo hóa đơn được lập trong kỳ tính thuế tương ứng. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. | Trường hợp có bảo lãnh Chính phủ thì thực hiện theo bảo lãnh. |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. | Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử cho từng giao dịch. |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. | Tương tự các dịch vụ cần đối soát dữ liệu, nhưng có mốc thời gian cụ thể hơn. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. | Phản ánh đúng bản chất dòng tiền và nghĩa vụ phát sinh. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. | Gắn liền với thời điểm phát sinh giao dịch thực tế. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. | Đảm bảo tính tức thời và minh bạch của hóa đơn điện tử. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. | Quy định linh hoạt tùy theo yêu cầu của khách hàng và đặc thù thanh toán với bảo hiểm xã hội. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. | Phù hợp với đặc thù của dịch vụ ETC. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. | Tuân thủ các quy định chuyên ngành về kế toán và doanh thu bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. | Đảm bảo hóa đơn được lập sau khi xác định chính xác số lượng vé bán ra. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). | Yêu cầu lập hóa đơn gần như tức thời để quản lý doanh thu chặt chẽ. |
\n\n
Ví dụ minh họa về thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Trường hợp 1 (Bán hàng hóa): Công ty A bán 1 lô hàng cho Công ty B vào ngày 15/10/2025. Hàng hóa được giao và quyền sở hữu chuyển giao cho Công ty B ngay trong ngày 15/10/2025. Tuy nhiên, Công ty B thanh toán vào ngày 30/10/2025. Theo quy định, Công ty A phải lập hóa đơn vào ngày 15/10/2025, không phải ngày 30/10/2025.
- Trường hợp 2 (Cung cấp dịch vụ): Công ty C hoàn thành dịch vụ tư vấn marketing cho Công ty D vào ngày 20/11/2025. Công ty D thanh toán vào ngày 05/12/2025. Công ty C phải lập hóa đơn vào ngày 20/11/2025. Nếu Công ty C nhận tạm ứng 30% giá trị hợp đồng vào ngày 01/11/2025, thì Công ty C vẫn chưa phải lập hóa đơn cho khoản tạm ứng này (do dịch vụ tư vấn thuộc trường hợp ngoại lệ). Hóa đơn chỉ lập khi dịch vụ hoàn thành.
\n
\n
\n\n
Quy trình 4 bước xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm theo quy định hiện hành
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn một cách cẩn trọng để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tránh các rủi ro về thuế. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm được thực hiện theo 04 bước cơ bản sau:
\n\n
- \n
- Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua\n
- \n
- Người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản thỏa thuận, phụ lục hợp đồng, hoặc bất kỳ hình thức văn bản nào thể hiện sự đồng thuận của cả hai bên.
- Mục đích của bước này là để làm căn cứ pháp lý cho việc điều chỉnh, đảm bảo cả hai bên đều nắm rõ và chấp nhận việc thay đổi thông tin hóa đơn.
\n
\n
\n
- Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh/thay thế\n
- \n
- Căn cứ vào văn bản thỏa thuận ở Bước 1, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới.
- Tùy thuộc vào mức độ sai sót và mong muốn của các bên, hóa đơn mới có thể là hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
- Lưu ý quan trọng:\n
- \n
- Đối với hóa đơn điều chỉnh: Nội dung hóa đơn cần ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn điều chỉnh thường dùng khi sai sót không quá nghiêm trọng, ví dụ sai số lượng, đơn giá, thuế suất nhưng không làm thay đổi bản chất giao dịch.
- Đối với hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn thay thế thường được sử dụng khi sai sót nghiêm trọng, cần hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
- Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua\n
- \n
- Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) theo quy định.
- Sau đó, người bán gửi hóa đơn điện tử đã ký số này cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử.
\n
\n
\n
- Bước 4: Lưu trữ hồ sơ\n
- \n
- Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ biên bản thỏa thuận điều chỉnh/thay thế hóa đơn và các hóa đơn liên quan (hóa đơn sai, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết.
- Việc lưu trữ đầy đủ hồ sơ là bằng chứng quan trọng chứng minh sự tuân thủ và hợp lệ của giao dịch.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Ảnh hưởng đối với bên mua và bên bán:
\n
- \n
- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm (đã được điều chỉnh/thay thế hợp lệ) vẫn có thể được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là giao dịch mua bán phải là đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp, và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ cho giao dịch đó.
- Đối với bên bán: Mặc dù đã thực hiện điều chỉnh/thay thế hóa đơn, bên bán vẫn có thể bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Mức phạt sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm và các tình tiết cụ thể, như sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau.
\n
\n
\n\n
\n\n
Mức phạt hành chính cho hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm: Thay đổi lớn từ 01/01/2026
\n
Một trong những điểm đáng chú ý nhất trong các quy định mới là sự thay đổi đáng kể về mức phạt hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sẽ thay thế Nghị định 125/2020/NĐ-CP, áp dụng các mức phạt nghiêm khắc hơn, đặc biệt là đối với các trường hợp vi phạm nhiều lần.
\n\n
Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với các mức như sau:
\n\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt sẽ được áp dụng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, với sự phân loại chi tiết hơn theo số lượng hóa đơn vi phạm và loại hình giao dịch. Điều này cho thấy sự quyết tâm của cơ quan thuế trong việc tăng cường quản lý và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm về hóa đơn.
\n\n
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ tính toán mức phạt theo quy định mới (từ 01/01/2026):
\n
Công ty X, một doanh nghiệp kinh doanh thương mại tại Việt Nam, trong quý 1/2026 đã phát hiện có 25 hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bị lập sai thời điểm. Các hóa đơn này không thuộc trường hợp khuyến mại, quảng cáo hay tiêu dùng nội bộ.
\n
- \n
- Theo bảng mức phạt từ 01/01/2026, hành vi “Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” với số lượng từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn sẽ bị phạt từ 15 triệu đồng đến 30 triệu đồng.
- Như vậy, Công ty X sẽ phải đối mặt với mức phạt hành chính trong khoảng này, ví dụ có thể là 20 triệu đồng tùy theo quyết định của cơ quan thuế địa phương và các tình tiết tăng nặng/giảm nhẹ (nếu có).
\n
\n
\n\n
Những điểm dễ sai và bỏ sót khi lập hóa đơn
\n
Để tránh những mức phạt nặng nề, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa thời điểm hoàn thành dịch vụ và thời điểm thanh toán: Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều kế toán vẫn có thói quen xuất hóa đơn khi nhận được tiền, trong khi quy định yêu cầu xuất khi dịch vụ hoàn thành hoặc quyền sở hữu hàng hóa được chuyển giao.
- Không nắm rõ các trường hợp đặc thù: Mỗi ngành nghề, loại hình giao dịch (xây dựng, bất động sản, dịch vụ viễn thông, xăng dầu, y tế…) có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Việc áp dụng chung một nguyên tắc cho tất cả sẽ dẫn đến sai sót.
- Bỏ qua việc lập biên bản thỏa thuận: Khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, việc có văn bản thỏa thuận giữa hai bên là bắt buộc nhưng thường bị bỏ qua, gây khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.
- Không phân biệt rõ hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Hai loại hóa đơn này có mục đích và cách ghi nhận khác nhau. Sử dụng sai loại có thể dẫn đến việc hóa đơn không hợp lệ.
- Chủ quan với các hóa đơn có giá trị nhỏ: Mức phạt mới tính theo số lượng hóa đơn vi phạm, không chỉ theo giá trị. Do đó, dù là hóa đơn giá trị nhỏ, nếu vi phạm nhiều lần vẫn sẽ bị phạt nặng.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
\n\n
Câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn sai thời điểm và cách xử lý
\n
Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà các doanh nghiệp và kế toán viên tại Việt Nam thường gặp phải liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm, cùng với giải đáp dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
\n\n
Công ty tôi cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính và đã thu tiền tạm ứng trước khi hoàn thành dịch vụ. Thời điểm xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng này là khi nào theo quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP?
\n
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), đối với dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng, thời điểm thu tiền đặt cọc/tạm ứng không phải là thời điểm lập hóa đơn. Hóa đơn chỉ được lập khi dịch vụ hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Do đó, công ty bạn không cần xuất hóa đơn cho khoản tạm ứng này mà chỉ xuất hóa đơn khi dịch vụ tư vấn tài chính đã hoàn thành.
\n\n
Nếu doanh nghiệp tôi phát hiện một hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm từ 18 tháng trước, nhưng giao dịch là có thật và bên bán đã kê khai thuế đầy đủ, liệu chúng tôi có còn được khấu trừ thuế GTGT và hạch toán chi phí TNDN không? Thời hiệu xử phạt cho bên bán trong trường hợp này là bao lâu?
\n
Về phía bên mua, nếu giao dịch mua bán là đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ, thì hóa đơn đầu vào đó vẫn được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào, theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế. Về phía bên bán, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi này là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn (theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP). Do đó, nếu hóa đơn được lập sai thời điểm 18 tháng trước, bên bán vẫn có thể bị xử phạt vì thời hiệu 02 năm vẫn còn hiệu lực.
\n\n
Một công ty kinh doanh bất động sản thu tiền theo tiến độ dự án nhưng chưa bàn giao nhà. Nếu công ty xuất hóa đơn chậm hơn so với ngày thu tiền theo hợp đồng, mức phạt áp dụng từ 01/01/2026 sẽ được tính như thế nào nếu có 5 hóa đơn vi phạm?
\n
Đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, trường hợp thu tiền theo tiến độ nhưng chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng, thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Nếu công ty xuất hóa đơn chậm hơn so với thời điểm này, đây là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Với 5 hóa đơn vi phạm, theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (áp dụng từ 01/01/2026), mức phạt sẽ nằm trong khoảng từ 02 triệu đồng đến 05 triệu đồng (áp dụng cho 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn vi phạm). Mức phạt cụ thể sẽ do cơ quan thuế quyết định dựa trên các tình tiết cụ thể của vụ việc.
\n\n
Hành động doanh nghiệp Việt Nam cần thực hiện ngay để tuân thủ quy định mới
\n
Với những thay đổi quan trọng về thời điểm lập hóa đơn và mức phạt hành chính từ năm 2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các biện pháp sau để đảm bảo tuân thủ và giảm thiểu rủi ro:
\n\n
- \n
- Rà soát và cập nhật quy trình xuất hóa đơn nội bộ:\n
- \n
- Kiểm tra lại toàn bộ quy trình từ khâu phát sinh giao dịch đến khi lập hóa đơn để đảm bảo phù hợp với các quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Đặc biệt chú ý đến các giao dịch đặc thù như dịch vụ, xây dựng, bất động sản, và các ngành có chu kỳ đối soát dữ liệu phức tạp.
\n
\n
\n
- Đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ kế toán và bán hàng:\n
- \n
- Tổ chức các buổi tập huấn, hội thảo để phổ biến chi tiết các quy định mới về thời điểm lập hóa đơn và mức phạt cho nhân viên kế toán, bán hàng, và các bộ phận liên quan.
- Đảm bảo mọi nhân sự đều nắm vững và thực hiện đúng các nguyên tắc, đặc biệt là sự khác biệt giữa thời điểm hoàn thành giao dịch và thời điểm thanh toán.
\n
\n
\n
- Tăng cường kiểm soát nội bộ:\n
- \n
- Thiết lập các cơ chế kiểm tra, đối chiếu chéo giữa bộ phận bán hàng/cung cấp dịch vụ và bộ phận kế toán để phát hiện sớm các sai sót về thời điểm lập hóa đơn.
- Sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử có tính năng cảnh báo hoặc tự động hóa việc lập hóa đơn theo đúng thời điểm quy định.
\n
\n
\n
- Lập kế hoạch xử lý hóa đơn sai sót:\n
- \n
- Xây dựng quy trình rõ ràng cho việc xử lý hóa đơn đã lập sai thời điểm, bao gồm các bước lập biên bản thỏa thuận, điều chỉnh/thay thế hóa đơn và lưu trữ hồ sơ.
- Đảm bảo rằng mọi hóa đơn sai sót đều được khắc phục kịp thời trong thời hiệu xử phạt.
\n
\n
\n
- Tham vấn chuyên gia thuế:\n
- \n
- Đối với các trường hợp phức tạp hoặc khi có nghi ngờ về việc áp dụng quy định, doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế, kế toán có kinh nghiệm.
- Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác và giải pháp tối ưu, tránh những rủi ro không đáng có.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính nặng nề mà còn đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong công tác kế toán và kê khai thuế. Đây là yếu tố then chốt để xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc và uy tín cho doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập và phát triển.
\n
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ rà soát quy trình xuất hóa đơn, đào tạo nhân sự hoặc tư vấn chuyên sâu về các quy định thuế mới liên quan đến hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn, ANC Việt Nam có thể cung cấp giải pháp toàn diện. Hãy liên hệ hotline 0942597477 để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp bạn luôn tuân thủ pháp luật và hoạt động hiệu quả.
“, “tags”: [ “thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “hóa đơn điện tử”, “xử phạt hành chính” ], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}