{ “tldr”: “Từ ngày 01/07/2025, các quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử tại Việt Nam sẽ có những điều chỉnh quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp. Đặc biệt, từ 01/01/2026,

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về các thay đổi, hướng dẫn xử lý và những lưu ý cần thiết.”, “seoTitle”: “Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm: 3 Thay Đổi Lớn Từ 2025 & Mức Phạt Mới 2026”, “metaDescription”: “Tìm hiểu quy định mới về thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và mức phạt nghiêm khắc từ 2026. Hướng dẫn xử lý, khấu trừ và tránh sai sót cho doanh nghiệp Việt Nam.”, “content”: “

Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm: 3 Thay Đổi Lớn Từ 2025 & Mức Phạt Mới 2026

\n

Hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước nguy cơ bị phạt nặng nếu không cập nhật kịp thời các quy định mới về hóa đơn điện tử. Từ ngày 01/07/2025, thời điểm xuất hóa đơn sẽ có những điều chỉnh quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đặc biệt, từ 01/01/2026, mức phạt cho hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ tăng lên đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, khiến lỗi sai này trở nên tốn kém hơn bao giờ hết. Vậy, doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tuân thủ và tránh những rủi ro không đáng có?

\n

Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những lỗi phổ biến nhất mà các kế toán viên và chủ doanh nghiệp thường mắc phải. Tuy nhiên, với sự thay đổi của pháp luật, đặc biệt là việc áp dụng hóa đơn điện tử và các quy định mới, hậu quả của lỗi này ngày càng trở nên nghiêm trọng. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định hiện hành và sắp tới, hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi phát hiện sai sót, và cung cấp những lời khuyên hữu ích để doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng pháp luật về thuế và hóa đơn tại Việt Nam.

\n\n

Thời Điểm Xuất Hóa Đơn Chuẩn Theo Quy Định Mới Từ 01/07/2025

\n

Để hiểu rõ thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm, trước hết, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử theo pháp luật Việt Nam. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2025, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể cho từng loại hình hoạt động kinh doanh như sau:

\n\n

\n\n

1. Đối với hoạt động bán hàng hóa

\n

\n
• Thời điểm chung: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Điều này có nghĩa là ngay khi hàng hóa được giao và người mua có quyền sử dụng hoặc sở hữu, hóa đơn phải được lập, bất kể việc thanh toán đã hoàn tất hay chưa.

\n

• Đối với xuất khẩu hàng hóa: Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan tại Việt Nam.

\n

\n

Ví dụ minh họa: Công ty A bán 100 bộ máy tính cho Công ty B. Ngày 15/7/2025, Công ty A giao hàng và Công ty B đã nhận được hàng, có biên bản giao nhận. Theo quy định, Công ty A phải lập hóa đơn chậm nhất vào ngày 15/7/2025, dù Công ty B có thể thanh toán vào ngày 30/7/2025 hoặc sau đó.

\n\n

2. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ

\n

\n
• Thời điểm chung: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

\n

• Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền chính là thời điểm lập hóa đơn.

\n

• Ngoại lệ đặc biệt: Đối với một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng, quy định trên không áp dụng cho trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng. Tức là, việc thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho các dịch vụ này không bắt buộc phải xuất hóa đơn ngay.

\n

\n

Ví dụ minh họa: Công ty C cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý cho Công ty D. Dịch vụ hoàn thành vào ngày 20/8/2025. Công ty C phải lập hóa đơn chậm nhất vào ngày 20/8/2025. Tuy nhiên, nếu Công ty C nhận tạm ứng 50% chi phí dịch vụ vào ngày 01/8/2025, thì Công ty C phải lập hóa đơn cho khoản tạm ứng này vào ngày 01/8/2025 (trừ các dịch vụ thuộc diện ngoại lệ).

\n\n

3. Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ

\n

\n
• Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

\n

\n\n

4. Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu

\n

Áp dụng cho các ngành đặc thù như dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, thương mại điện tử (E-commerce), bưu chính, viễn thông, logistic, công nghệ thông tin (trừ dịch vụ trung gian thanh toán), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…

\n

\n
• Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

\n

• Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối: Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.

\n

• Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Doanh nghiệp được phép lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng.

\n

\n\n

5. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

\n

\n
• Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

\n

\n\n

6. Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng

\n

\n
• Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ): Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

\n

• Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thực hiện theo quy định bán hàng hóa (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng).

\n

\n\n

7. Đối với các hoạt động đặc thù khác

\n

Pháp luật Việt Nam cũng quy định chi tiết thời điểm xuất hóa đơn cho nhiều hoạt động đặc thù khác, bao gồm:

\n

\n
• Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử: Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống.

\n

• Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô): Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

\n

• Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí: Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.

\n

• Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện: Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh).

\n

• Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng: Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử.

\n

• Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý: Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.

\n

• Hoạt động cho vay (Thu lãi): Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn.

\n

• Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ: Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ.

\n

• Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền: Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.

\n

• Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh:\n
  \n
  • Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày).

  \n

  • Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng.

  \n

  • Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh.

  \n

  \n

\n

• Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC): Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí.

\n

• Hoạt động kinh doanh bảo hiểm: Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.

\n

• Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay: Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ.

\n

• Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng: Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày).

\n

\n

Việc nắm rõ các quy định chi tiết này là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tại Việt Nam tránh được những sai sót không đáng có, đặc biệt khi các quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực.

\n\n

Quy Trình 4 Bước Xử Lý Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm và Khả Năng Khấu Trừ Thuế

\n

Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thời và đúng quy định để giảm thiểu rủi ro pháp lý. Đồng thời, cần hiểu rõ về khả năng khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các hóa đơn này.

\n\n

1. Các bước xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm

\n

Việc xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm được thực hiện theo 04 bước cơ bản sau đây, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp cho cả người bán và người mua:

\n

\n
1. Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua. Trước khi tiến hành điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Văn bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để giải trình với cơ quan thuế sau này.

\n

2. Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh. Dựa trên văn bản thỏa thuận, người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Hóa đơn điều chỉnh này phải ghi rõ nội dung điều chỉnh.

\n

3. Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua. Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế (nếu cần) và gửi cho người mua. Việc này đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử.

\n

4. Bước 4: Lưu giữ biên bản điều chỉnh. Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn cùng với hóa đơn điều chỉnh để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra.

\n

\n

Lưu ý quan trọng về nội dung hóa đơn điều chỉnh/thay thế:

\n

\n
• Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai thời điểm: Cần có nội dung rõ ràng “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

\n

• Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập xuất sai thời điểm: Phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

\n

\n\n

2. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN không?

\n

Đây là một trong những thắc mắc lớn nhất của các doanh nghiệp khi gặp phải tình huống hóa đơn xuất sai thời điểm. Theo quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam, nếu đáp ứng đủ các điều kiện nhất định, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

\n\n

Cụ thể, theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:

\n

\n
1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

\n

2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

\n

3. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

\n

\n

Bên cạnh đó, Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế gửi Cục Thuế Tỉnh Hà Nam cũng đã làm rõ vấn đề này. Công văn nêu rõ rằng, đối với các hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm, bên mua vẫn sẽ được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

\n\n

Tóm lại:

\n

\n
• Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm vẫn được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào, với điều kiện là:

\n

\n
• Việc mua bán là đúng thực tế, có giao dịch kinh tế phát sinh.

\n

• Có hóa đơn, chứng từ thanh toán đầy đủ và hợp pháp.

\n

• Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ đối với hóa đơn đó.

\n

\n

• Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm tùy vào mức độ vi phạm, dù bên mua vẫn có thể khấu trừ thuế.

\n

\n\n

Ví dụ minh họa về khấu trừ:

\n

Công ty X mua một lô hàng trị giá 100 triệu đồng (chưa bao gồm GTGT) từ Công ty Y vào ngày 10/9/2025. Tuy nhiên, do sơ suất, Công ty Y đã xuất hóa đơn vào ngày 20/9/2025. Công ty X đã thanh toán bằng chuyển khoản và có đầy đủ chứng từ. Công ty Y sau đó đã kê khai và nộp thuế đầy đủ cho hóa đơn này. Mặc dù hóa đơn bị xuất sai thời điểm, Công ty X vẫn có quyền kê khai khấu trừ 10 triệu đồng thuế GTGT đầu vào (nếu thuế suất 10%) và tính 100 triệu đồng vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, vì giao dịch là có thật, có chứng từ thanh toán hợp lệ và bên bán đã thực hiện nghĩa vụ thuế.

\n\n

Mức Phạt Nghiêm Khắc Cho Hành Vi Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm Từ 2026 và Những Sai Sót Thường Gặp

\n

Việc xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ gây ra rắc rối trong việc kê khai mà còn dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể. Đặc biệt, từ ngày 01/01/2026, các mức phạt này sẽ được điều chỉnh tăng lên theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, thay thế Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cho thấy sự nghiêm khắc hơn của cơ quan thuế đối với việc tuân thủ quy định về hóa đơn tại Việt Nam.

\n\n

1. Mức phạt hành chính trước 01/01/2026

\n

Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:

\n\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n\n

Giải thích: “Không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế” thường được hiểu là hóa đơn được lập sau thời điểm quy định nhưng vẫn trong kỳ kê khai thuế của tháng/quý phát sinh, và người bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ, kịp thời. “Tình tiết giảm nhẹ” có thể là lần đầu vi phạm, mức độ vi phạm nhỏ, đã chủ động khắc phục hậu quả…

\n\n

2. Mức phạt hành chính từ 01/01/2026

\n

Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực, áp dụng các mức phạt mới, chi tiết và nghiêm khắc hơn cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Các mức phạt này được phân loại dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm và loại hình giao dịch:

\n\n

a. Đối với hóa đơn không đúng thời điểm cho hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n\n

b. Đối với hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n

\n\n

\n\n

Ví dụ so sánh mức phạt (từ 01/01/2026):

\n

Giả sử Công ty M phát hiện đã xuất sai thời điểm 15 hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong tháng 01/2026. Theo quy định mới, với 15 số hóa đơn vi phạm, Công ty M sẽ phải đối mặt với mức phạt từ 05 triệu đồng đến 15 triệu đồng. Nếu cùng hành vi này xảy ra trước 01/01/2026 và không thuộc trường hợp có tình tiết giảm nhẹ hay không dẫn đến chậm nghĩa vụ thuế, mức phạt chỉ là 04 – 08 triệu đồng. Rõ ràng, mức phạt mới nghiêm khắc hơn rất nhiều.

\n\n

3. Thời hiệu xử phạt đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm

\n

Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.

\n

\n
• Thời điểm tính thời hiệu: Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc, thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

\n

• Đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm: Đây được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn.

\n

\n

Như vậy, cơ quan thuế có quyền xử phạt hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm trong vòng 02 năm kể từ ngày hóa đơn đó được lập. Nếu doanh nghiệp thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập từng hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm.

\n\n

4. Những điểm dễ sai sót và cách phòng tránh

\n

Để tránh những mức phạt nặng nề, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

\n

\n
• Hiểu sai về “thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng”: Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn thời điểm này với thời điểm thanh toán hoặc thời điểm ghi nhận doanh thu trên sổ sách kế toán. Cần phân biệt rõ ràng các khái niệm này.

\n

• Bỏ qua các quy định đặc thù: Các ngành nghề như xây dựng, bất động sản, dịch vụ thường xuyên, vận tải có quy định riêng về thời điểm xuất hóa đơn. Việc áp dụng chung một quy tắc cho tất cả các loại hình hoạt động là sai lầm.

\n

• Thiếu quy trình nội bộ rõ ràng: Không có quy trình chuẩn về việc lập và xuất hóa đơn dẫn đến sự tùy tiện, thiếu nhất quán trong thực hiện.

\n

• Không cập nhật kịp thời pháp luật: Các Nghị định mới như 70/2025/NĐ-CP và 310/2025/NĐ-CP mang đến những thay đổi quan trọng. Việc không nắm bắt kịp thời sẽ dẫn đến vi phạm.

\n

• Chậm trễ trong việc điều chỉnh sai sót: Khi phát hiện hóa đơn sai thời điểm, việc chậm trễ trong việc lập biên bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế có thể làm tăng mức độ nghiêm trọng của vi phạm.

\n

\n\n

\n\n

Câu Hỏi Thường Gặp Về Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm

\n

Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà các kế toán viên và chủ doanh nghiệp tại Việt Nam thường gặp phải liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm, cùng với giải đáp chi tiết:

\n\n

1. Nếu doanh nghiệp tôi xuất hóa đơn dịch vụ vào cuối tháng nhưng khách hàng thanh toán vào đầu tháng sau, tôi có bị phạt không?

\n

Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, có một ngoại lệ quan trọng: trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm thu tiền chính là thời điểm lập hóa đơn. Do đó, nếu dịch vụ đã hoàn thành vào cuối tháng nhưng bạn xuất hóa đơn vào đầu tháng sau, bạn đã xuất hóa đơn sai thời điểm và có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (hoặc Nghị định 310/2025/NĐ-CP từ 01/01/2026), trừ khi đó là các dịch vụ đặc thù được phép thu tiền đặt cọc/tạm ứng mà không cần xuất hóa đơn ngay.

\n\n

2. Hóa đơn xuất sai thời điểm có ảnh hưởng đến việc hoàn thuế GTGT của doanh nghiệp tôi không?

\n

Mặc dù hóa đơn xuất sai thời điểm của bên bán vẫn có thể được bên mua kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào (nếu đáp ứng đủ điều kiện về giao dịch thực tế, chứng từ thanh toán và bên bán đã kê khai nộp thuế), nhưng hành vi vi phạm của bên bán có thể gián tiếp ảnh hưởng đến quá trình hoàn thuế GTGT của doanh nghiệp bạn. Khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, thanh tra hoàn thuế, họ sẽ rà soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn. Nếu phát hiện bên bán có hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm, điều này có thể dẫn đến việc cơ quan thuế yêu cầu giải trình, xác minh thêm, làm chậm trễ quá trình hoàn thuế của doanh nghiệp bạn, thậm chí có thể bị từ chối hoàn thuế nếu phát hiện các sai phạm nghiêm trọng khác liên quan đến tính hợp pháp của hóa đơn.

\n\n

3. Làm thế nào để doanh nghiệp tôi có thể đảm bảo luôn xuất hóa đơn đúng thời điểm theo quy định mới từ 2025?

\n

Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quy định mới về thời điểm xuất hóa đơn từ 01/07/2025 và tránh các mức phạt tăng cao từ 01/01/2026, doanh nghiệp cần thực hiện một số biện pháp chủ động. Đầu tiên, cần rà soát và cập nhật toàn bộ quy trình nội bộ về lập và xuất hóa đơn, đặc biệt là đối với các loại hình giao dịch đặc thù. Thứ hai, tổ chức đào tạo định kỳ cho đội ngũ kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan về các quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Thứ ba, tận dụng tối đa các tính năng của phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để tự động hóa việc kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn. Cuối cùng, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn đầu ra với các chứng từ giao nhận, nghiệm thu để phát hiện và điều chỉnh sai sót kịp thời.

\n\n

Hành Động Cần Thực Hiện Ngay Để Doanh Nghiệp Tuân Thủ Quy Định Mới

\n

Với những thay đổi quan trọng về thời điểm xuất hóa đơn từ 01/07/2025 và mức phạt tăng cao từ 01/01/2026, việc chủ động hành động là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tại Việt Nam tránh được những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có. Dưới đây là những bước hành động cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện ngay:

\n\n

\n
1. Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Toàn bộ quy trình lập, ký duyệt và xuất hóa đơn điện tử cần được xem xét lại. Đảm bảo rằng các bước này phản ánh đúng các quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn cho từng loại hình hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đặc biệt chú ý đến các giao dịch có tính chất đặc thù như dịch vụ theo tiến độ, xây dựng, bất động sản, hoặc các dịch vụ cần đối soát dữ liệu.

\n

2. Đào tạo và nâng cao năng lực đội ngũ: Tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ kế toán, tài chính, bán hàng và các nhân sự liên quan về các quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Đảm bảo mọi người đều hiểu rõ trách nhiệm và thời điểm cụ thể cần xuất hóa đơn.

\n

3. Kiểm tra và nâng cấp hệ thống phần mềm: Đảm bảo phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng đã được cập nhật để phù hợp với các quy định mới. Nếu cần, hãy liên hệ nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ hoặc xem xét các giải pháp công nghệ mới giúp tự động hóa và kiểm soát chặt chẽ hơn quy trình xuất hóa đơn.

\n

4. Thực hiện kiểm tra định kỳ và đối chiếu dữ liệu: Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ (hàng tuần, hàng tháng) các hóa đơn đã xuất so với các chứng từ giao nhận, nghiệm thu, biên bản bàn giao để phát hiện sớm các trường hợp xuất sai thời điểm. Kịp thời lập biên bản thỏa thuận và hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng quy định.

\n

5. Xây dựng cơ chế giám sát chặt chẽ: Áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ mạnh mẽ hơn để giám sát việc tuân thủ quy định về hóa đơn. Điều này có thể bao gồm việc phân quyền rõ ràng, yêu cầu phê duyệt nhiều cấp cho việc xuất hóa đơn, và báo cáo định kỳ về tình hình hóa đơn.

\n

6. Tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp bạn có các hoạt động kinh doanh phức tạp hoặc còn nhiều băn khoăn về việc áp dụng các quy định mới, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế và kế toán. Họ có thể cung cấp những lời khuyên chuyên sâu, giúp doanh nghiệp bạn hiểu rõ hơn về các nghĩa vụ và tối ưu hóa quy trình tuân thủ.

\n

\n

Việc chủ động thực hiện các hành động trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả, đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng chặt chẽ về pháp luật tại Việt Nam.

\n

Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các quy định về hóa đơn điện tử và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có, doanh nghiệp bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia thuế và kế toán. ANC Việt Nam sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu, giúp doanh nghiệp bạn cập nhật và áp dụng hiệu quả các quy định mới nhất. Liên hệ hotline 0942597477 để được tư vấn chi tiết.

“, “tags”: [ “thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “hóa đơn điện tử”, “mức phạt” ], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}