{ “tldr”: “Việc xuất hóa đơn sai thời điểm là một lỗi phổ biến nhưng tiềm ẩn rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ 2025, các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) sẽ được áp dụng chặt chẽ hơn. Đặc biệt, từ 01/01/2026,
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, thực hiện đúng quy trình điều chỉnh hóa đơn và chủ động rà soát để tránh các vi phạm không đáng có.”, “seoTitle”: “Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025: Mức phạt mới từ 70 triệu đồng và cách xử lý”, “metaDescription”: “Nắm rõ quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử tại Việt Nam từ 2025 và mức phạt mới nhất từ 2026. Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn sai thời điểm để tránh rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp.”, “content”: “
Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025: Mức phạt mới từ 70 triệu đồng và cách xử lý đúng quy định
\n
Doanh nghiệp bạn có đang đối mặt với rủi ro phạt hàng chục triệu đồng vì xuất hóa đơn sai thời điểm? Từ ngày 01/01/2026, các quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ tại Việt Nam sẽ có những thay đổi đáng kể, đặc biệt là đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt cho lỗi này có thể lên tới 70 triệu đồng, cao hơn rất nhiều so với quy định hiện hành. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho các doanh nghiệp phải rà soát và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử, đặc biệt là những sửa đổi mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ năm 2025.
\n
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ gây ra các khoản phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến việc kê khai thuế, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính chi phí hợp lý cho doanh nghiệp. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về các quy định mới, hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi phát hiện sai sót và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có.
\n\n
Rủi ro hàng chục triệu đồng: Quy định mới về thời điểm xuất hóa đơn điện tử từ 2025
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN
- Công ty D đã tạm ứng 50% chi phí vào ngày 01/04/2025
\n
Xuất hóa đơn sai thời điểm là một trong những lỗi phổ biến nhất mà các kế toán viên và doanh nghiệp tại Việt Nam thường mắc phải. Tuy nhiên, với sự thay đổi liên tục của các quy định pháp luật, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, việc hiểu rõ và tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn trở nên càng quan trọng hơn bao giờ hết. Hành vi này được định nghĩa là việc lập hóa đơn không đúng với thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
\n
Việc không tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, không chỉ là các khoản phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn, khả năng khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đặc biệt, với việc Nghị định 310/2025/NĐ-CP sẽ có hiệu lực từ 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi này sẽ tăng lên đáng kể, buộc các doanh nghiệp phải hết sức cẩn trọng.
\n\n
Chi tiết thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
\n
Để tránh các sai sót, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định cụ thể về thời điểm lập hóa đơn điện tử cho từng loại hình hoạt động kinh doanh. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết các quy định về thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có tính đến các sửa đổi, bổ sung từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Ví dụ minh họa về thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Trường hợp bán hàng hóa: Công ty A bán 100 bộ máy tính cho Công ty B vào ngày 15/03/2025. Hàng hóa được giao và quyền sở hữu chuyển giao cho Công ty B vào ngày 17/03/2025. Dù Công ty B thanh toán vào ngày 25/03/2025, Công ty A vẫn phải lập hóa đơn vào ngày 17/03/2025.
- Trường hợp cung cấp dịch vụ: Công ty C hoàn thành dịch vụ tư vấn marketing cho Công ty D vào ngày 10/04/2025. Công ty D đã tạm ứng 50% chi phí vào ngày 01/04/2025. Theo quy định, Công ty C phải lập hóa đơn cho phần tạm ứng vào ngày 01/04/2025 và lập hóa đơn cho phần còn lại (hoặc toàn bộ nếu chưa lập hóa đơn tạm ứng) vào ngày 10/04/2025 khi dịch vụ hoàn thành.
- Trường hợp xây dựng, lắp đặt: Công ty E hoàn thành hạng mục lắp đặt hệ thống điều hòa cho công trình của Công ty F và được nghiệm thu, bàn giao vào ngày 20/05/2025. Công ty E phải lập hóa đơn vào ngày 20/05/2025, bất kể Công ty F đã thanh toán hay chưa.
\n
\n
\n
\n
\n\n
Quy trình 4 bước xử lý hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm đúng pháp luật
\n
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thời và đúng quy định để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tránh các rủi ro pháp lý. Dưới đây là quy trình 4 bước chi tiết:
\n\n
Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua về việc điều chỉnh/thay thế hóa đơn
\n
Trước khi thực hiện bất kỳ hành động điều chỉnh nào, người bán và người mua cần có sự thống nhất và lập văn bản thỏa thuận. Văn bản này có thể là biên bản thỏa thuận, phụ lục hợp đồng hoặc bất kỳ hình thức văn bản nào khác thể hiện sự đồng ý của cả hai bên về việc hóa đơn đã lập sai thời điểm và cần được điều chỉnh hoặc thay thế. Nội dung thỏa thuận cần nêu rõ số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm của hóa đơn bị sai, lý do sai sót và phương án xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế).
\n\n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Sau khi có thỏa thuận, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới. Tùy thuộc vào mức độ sai sót và thỏa thuận giữa hai bên, hóa đơn mới có thể là:
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi cần điều chỉnh các thông tin không làm thay đổi giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc thuế GTGT (ví dụ: sai tên, địa chỉ người mua, mã số thuế, đơn vị tính…). Đối với trường hợp xuất sai thời điểm, nếu hóa đơn đã được kê khai và có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, việc điều chỉnh có thể phức tạp hơn và thường dẫn đến việc thay thế.
- Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi hóa đơn đã lập có sai sót nghiêm trọng về các chỉ tiêu quan trọng như số tiền, thuế suất, mặt hàng, hoặc khi hóa đơn sai thời điểm dẫn đến việc không thể kê khai hoặc khấu trừ thuế. Hóa đơn thay thế sẽ hủy bỏ giá trị pháp lý của hóa đơn cũ và thay thế bằng một hóa đơn mới hoàn toàn đúng.
\n
\n
\n\n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn điện tử mới cho người mua
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế. Sau đó, hóa đơn điện tử mới này sẽ được gửi cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử. Đảm bảo rằng hóa đơn mới có đầy đủ thông tin cần thiết và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
\n
- \n
- Đối với hóa đơn điều chỉnh: Cần có nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Đối với hóa đơn thay thế: Cần có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
\n
\n
\n\n
Bước 4: Lưu trữ biên bản và hóa đơn để giải trình
\n
Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ cẩn thận biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh/thay thế hóa đơn, cùng với hóa đơn điện tử đã lập sai thời điểm và hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh/thay thế). Các tài liệu này sẽ là căn cứ quan trọng để giải trình với cơ quan thuế địa phương khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra về sau.
\n
\n\n
Mức phạt hành chính mới nhất cho hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm từ 2026 và những lỗi thường gặp
\n
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là một vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn và sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật Việt Nam. Điều quan trọng cần lưu ý là có sự thay đổi đáng kể về mức phạt giữa giai đoạn trước và sau ngày 01/01/2026.
\n\n
Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
\n\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
Ví dụ về mức phạt trước 01/01/2026:
\n
- \n
- Công ty X bán hàng hóa vào ngày 10/12/2025 nhưng đến ngày 15/12/2025 mới xuất hóa đơn. Nếu việc này không làm chậm nghĩa vụ kê khai và nộp thuế của Công ty X, và Công ty X có tình tiết giảm nhẹ (ví dụ: lần đầu vi phạm, tự giác khắc phục), có thể chỉ bị cảnh cáo.
- Nếu Công ty Y cung cấp dịch vụ vào ngày 20/11/2025 nhưng đến ngày 05/12/2025 mới xuất hóa đơn, và việc này không làm chậm nghĩa vụ thuế, Công ty Y có thể bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng.
- Nếu Công ty Z xuất hóa đơn sai thời điểm và hành vi này dẫn đến việc chậm kê khai, nộp thuế hoặc không thuộc các trường hợp trên, Công ty Z có thể bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng.
\n
\n
\n
\n\n
Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ được áp dụng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, với sự phân loại chi tiết hơn và mức phạt cao hơn đáng kể:
\n\n
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ về mức phạt từ 01/01/2026:
\n
- \n
- Công ty A bán 150 đơn hàng trong tháng 02/2026 nhưng do sơ suất, toàn bộ 150 hóa đơn này đều được xuất chậm 5 ngày so với thời điểm quy định. Theo bảng trên, hành vi “Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” với “100 số hóa đơn trở lên” sẽ bị phạt từ 50 triệu đến 70 triệu đồng.
- Công ty B sử dụng 50 sản phẩm làm hàng mẫu để tặng khách hàng vào tháng 03/2026 nhưng xuất hóa đơn cho các sản phẩm này sai thời điểm. Với “50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn” thuộc nhóm hàng hóa khuyến mại, Công ty B có thể bị phạt từ 5 triệu đến 15 triệu đồng.
\n
\n
\n\n
Những điểm dễ sai và dễ bỏ sót
\n
Các doanh nghiệp tại Việt Nam thường mắc phải những lỗi sau khi lập hóa đơn sai thời điểm:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm hoàn thành dịch vụ/chuyển giao hàng hóa: Đây là lỗi phổ biến nhất, đặc biệt đối với các dịch vụ có thời gian thực hiện kéo dài hoặc các giao dịch có đặt cọc, tạm ứng.
- Không lập hóa đơn cho từng lần giao hàng/bàn giao hạng mục: Đối với các hợp đồng giao hàng nhiều lần hoặc công trình xây dựng, lắp đặt có nhiều giai đoạn nghiệm thu, doanh nghiệp thường chờ đến khi hoàn thành toàn bộ mới xuất hóa đơn tổng, dẫn đến sai thời điểm cho các lần giao/bàn giao trước đó.
- Bỏ sót các trường hợp đặc thù: Các hoạt động như kinh doanh bất động sản, dịch vụ viễn thông, điện, xăng dầu, bảo hiểm… có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Việc không nắm rõ các quy định này dễ dẫn đến sai sót.
- Chủ quan với hóa đơn có giá trị nhỏ: Nhiều doanh nghiệp cho rằng hóa đơn có giá trị nhỏ sẽ ít bị kiểm tra hoặc mức phạt không đáng kể, nhưng thực tế, số lượng hóa đơn sai thời điểm tích lũy có thể dẫn đến mức phạt rất cao theo quy định mới từ 2026.
- Không kịp thời điều chỉnh/thay thế: Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp không chủ động xử lý ngay mà chờ đợi, khiến tình hình trở nên phức tạp hơn và có thể bỏ lỡ thời hiệu xử phạt hoặc làm tăng mức phạt.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn sai thời điểm và khấu trừ thuế GTGT
\n
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp từ các doanh nghiệp và kế toán viên liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm và các vấn đề thuế liên quan:
\n\n
Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?
\n
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN. Tuy nhiên, điều kiện tiên quyết là giao dịch mua bán phải là thực tế phát sinh, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp (đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên), và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Cơ quan thuế tại Việt Nam sẽ xem xét bản chất giao dịch để quyết định.
\n\n
Thời hiệu xử phạt hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được tính như thế nào, đặc biệt khi có nhiều hóa đơn vi phạm?
\n
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm, tính từ ngày lập hóa đơn đó. Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP), hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc, và thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn. Do đó, nếu doanh nghiệp có nhiều hóa đơn vi phạm, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập từng hóa đơn để tính thời hiệu xử phạt riêng cho từng hành vi vi phạm.
\n\n
Trong trường hợp nào thì hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm có thể được xem xét tình tiết giảm nhẹ để chỉ bị cảnh cáo theo quy định hiện hành?
\n
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (áp dụng trước 01/01/2026), hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể được xem xét xử phạt cảnh cáo nếu không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Các tình tiết giảm nhẹ thường được xem xét bao gồm: vi phạm lần đầu, tự giác khai báo và khắc phục hậu quả, có hành vi ngăn chặn, làm giảm bớt tác hại của vi phạm, hoặc vi phạm do sự kiện bất khả kháng. Tuy nhiên, việc áp dụng tình tiết giảm nhẹ phụ thuộc vào quyết định của cơ quan thuế dựa trên hồ sơ và giải trình cụ thể của doanh nghiệp.
\n\n
Hành động cấp bách: Doanh nghiệp cần làm gì ngay để tránh rủi ro pháp lý về hóa đơn?
\n
Với những thay đổi quan trọng về quy định và mức phạt liên quan đến hóa đơn điện tử, đặc biệt là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các biện pháp sau đây để đảm bảo tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro:
\n\n
- \n
- Rà soát và cập nhật kiến thức pháp luật:\n
- \n
- Thường xuyên theo dõi và cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất về hóa đơn điện tử, đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
- Đảm bảo toàn bộ đội ngũ kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan nắm vững các quy định về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình giao dịch.
\n
\n
\n
- Kiểm tra quy trình xuất hóa đơn nội bộ:\n
- \n
- Rà soát lại toàn bộ quy trình xuất hóa đơn hiện tại của doanh nghiệp để xác định các điểm yếu, các khâu dễ phát sinh sai sót về thời điểm.
- Xây dựng hoặc điều chỉnh quy trình nội bộ chặt chẽ, có sự kiểm soát chéo giữa các bộ phận để đảm bảo hóa đơn được lập đúng thời điểm quy định.
- Đặc biệt chú ý đến các giao dịch phức tạp như hợp đồng dài hạn, giao hàng nhiều lần, dịch vụ có tạm ứng/đặt cọc, hoặc các ngành nghề đặc thù có quy định riêng.
\n
\n
\n
\n
- Đào tạo và nâng cao năng lực cho nhân sự:\n
- \n
- Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên kế toán, bán hàng về các quy định mới và cách xử lý tình huống phát sinh.
- Khuyến khích nhân viên chủ động tìm hiểu và đặt câu hỏi khi có vướng mắc.
\n
\n
\n
- Sử dụng phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử hiệu quả:\n
- \n
- Tận dụng các tính năng của phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử để tự động hóa quy trình, giảm thiểu sai sót do con người.
- Đảm bảo phần mềm được cấu hình đúng theo các quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn.
\n
\n
\n
- Chủ động rà soát và xử lý sai sót:\n
- \n
- Thực hiện rà soát định kỳ các hóa đơn đã xuất để phát hiện sớm các trường hợp sai thời điểm.
- Khi phát hiện sai sót, chủ động thực hiện quy trình điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo 4 bước đã nêu trên một cách nhanh chóng và đúng quy định.
\n
\n
\n
- Tham vấn chuyên gia:\n
- \n
- Nếu doanh nghiệp gặp phải các trường hợp phức tạp hoặc không chắc chắn về cách xử lý, hãy tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế, kế toán có kinh nghiệm.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Việc tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng hệ thống kế toán minh bạch, chuyên nghiệp và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định hóa đơn điện tử, tư vấn xử lý các tình huống phức tạp hoặc rà soát quy trình kế toán nội bộ để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế tại Việt Nam, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.
” , “tags”: [“thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “hóa đơn điện tử”, “xử phạt hành chính”], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}