Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm: Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết
Đã bao giờ bạn gặp phải tình huống xuất hóa đơn sai thời điểm và không biết cách xử lý? Đây là một trong những lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải, đặc biệt là trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Theo thống kê, có tới 70% doanh nghiệp tại Việt Nam đã từng gặp phải vấn đề này. Vậy làm thế nào để hạn chế tối đa việc lập hóa đơn không đúng thời điểm và xử lý khi gặp phải tình huống này?
Thế Nào Là Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm?
Xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể, thời điểm lập hóa đơn đối với từng hoạt động kinh doanh sẽ khác nhau.
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên |
Ví dụ, công ty A bán hàng hóa cho công ty B vào ngày 15/02/2025, nhưng đến ngày 20/02/2025 mới lập hóa đơn. Trong trường hợp này, công ty A đã lập hóa đơn sai thời điểm.
Cách Xử Lý Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm
Để xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập xuất sai thời điểm.
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập xuất sai thời điểm.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai thời điểm sau đó người bán gửi cho người mua.
- 02 bên giữ lại biên bản điều chỉnh hóa đơn để phục vụ cho việc giải trình về sau.
Lưu ý, hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai thời điểm cần có nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập xuất sai thời điểm phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm Có Được Khấu Trừ?
Theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC, các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) bao gồm:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá từ từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Nếu đáp ứng điều kiện, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Mức Phạt Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm
Trước 01/01/2026, theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt như sau:
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
Từ 01/01/2026, áp dụng mức phạt quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP.
Thời Hiệu Xử Phạt Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm
Thời hiệu xử phạt vi phạm đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn. Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm là ngày lập hóa đơn.
Câu Hỏi 1: Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm Có Được Khấu Trừ Thuế GTGT Đầu Vào?
Hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu đáp ứng điều kiện.
Câu Hỏi 2: Mức Phạt Đối Với Hành Vi Lập Hóa Đơn Sai Thời Điểm Là Bao Nhiêu?
Mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể lên đến 70 triệu đồng.
Câu Hỏi 3: Thời Hiệu Xử Phạt Vi Phạm Hành Chính Về Hóa Đơn Là Bao Lâu?
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn.
Hành Động Của Doanh Nghiệp
Để tránh bị xử phạt và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn, doanh nghiệp cần:
- Lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định.
- Đảm bảo hóa đơn có đủ thông tin và chứng từ hợp pháp.
- Thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm.
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ về vấn đề xuất hóa đơn sai thời điểm, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.