{ “tldr”: “Từ ngày 01/01/2026, các quy định về xử phạt hành vi lập hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam sẽ có những thay đổi đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, với mức phạt tăng nặng hơn so với hiện hành. Doanh nghiệp cần nắm vững ‘thời điểm vàng’ để xuất hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đồng thời thực hiện đúng quy trình điều chỉnh hóa đơn sai sót để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi về thuế GTGT, TNDN. Việc rà soát hệ thống và đào tạo nhân sự là cần thiết để tuân thủ quy định mới.”, “seoTitle”: “Hóa đơn sai thời điểm 2026: Mức phạt mới và 4 bước xử lý đúng luật”, “metaDescription”: “Tìm hiểu quy định mới về hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam từ 2026, mức phạt tăng nặng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP và hướng dẫn 4 bước điều chỉnh hóa đơn để tránh rủi ro thuế.”, “content”: “
Từ 01/01/2026, mức phạt hóa đơn sai thời điểm tăng nặng: Doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị gì?
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, hóa đơn đầu vào lập sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:\n\n Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
\n
Hàng ngàn doanh nghiệp tại Việt Nam mỗi năm đối mặt với rủi ro phạt hành chính do lỗi lập hóa đơn không đúng thời điểm – một trong những sai sót phổ biến nhất trong công tác kế toán. Tuy nhiên, từ ngày 01/01/2026, bức tranh pháp lý về vấn đề này sẽ có những thay đổi đáng kể, đặc biệt là về mức phạt, theo quy định tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho các doanh nghiệp phải rà soát lại quy trình, nâng cao hiểu biết để đảm bảo tuân thủ, tránh những tổn thất không đáng có.
\n
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định hiện hành và sắp tới về thời điểm lập hóa đơn, hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi phát hiện sai sót, đồng thời cảnh báo về những mức phạt mới và các điểm dễ mắc lỗi. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp Việt Nam chủ động thích ứng, bảo vệ quyền lợi và duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả trong bối cảnh pháp luật thuế liên tục được cập nhật.
\n\n
“Thời điểm vàng” để xuất hóa đơn: Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP
\n
Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, tránh các rủi ro về thuế và xử phạt hành chính. Theo quy định hiện hành tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định cụ thể cho từng loại hình hoạt động kinh doanh tại Việt Nam như sau:
\n\n
1. Đối với hoạt động bán hàng hóa
\n
- \n
- Thời điểm chung: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Điều này nhấn mạnh nguyên tắc ghi nhận doanh thu dựa trên việc chuyển giao rủi ro và lợi ích, chứ không phải dòng tiền.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
\n
\n
\n\n
2. Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ
\n
- \n
- Thời điểm chung: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền chính là thời điểm lập hóa đơn.
- Ngoại lệ đặc biệt: Đối với một số dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng, nếu thu tiền đặt cọc/tạm ứng thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền đặt cọc/tạm ứng. Hóa đơn sẽ được lập khi hoàn thành dịch vụ hoặc theo tiến độ thanh toán thực tế.
\n
\n
\n
\n\n
3. Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ
\n
- \n
- Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. Điều này đảm bảo tính minh bạch và kịp thời trong việc ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế.
\n
\n\n
4. Đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu
\n
Áp dụng cho các ngành đặc thù như dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ dịch vụ trung gian thanh toán), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ, v.v.:
\n
- \n
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối: Chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
- Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Doanh nghiệp có thể lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng.
\n
\n
\n
\n\n
5. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt
\n
- \n
- Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
\n
\n\n
6. Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng
\n
- \n
- Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ): Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
- Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thực hiện theo quy định bán hàng hóa (thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng).
\n
\n
\n\n
7. Các hoạt động đặc thù khác
\n
Bảng dưới đây tổng hợp các quy định về thời điểm lập hóa đơn cho một số hoạt động kinh doanh đặc thù khác theo pháp luật Việt Nam:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Việc nắm rõ các quy định chi tiết này là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp tại Việt Nam có thể lập hóa đơn đúng thời điểm, tránh các sai sót không đáng có và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
\n\n
Quy trình 4 bước xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm đúng luật định tại Việt Nam
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước điều chỉnh kịp thời và đúng quy định để tránh bị xử phạt và đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm tại Việt Nam được thực hiện theo 04 bước cơ bản như sau:
\n\n
Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua
\n
Trước khi tiến hành bất kỳ điều chỉnh nào, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản thỏa thuận, email xác nhận hoặc bất kỳ hình thức nào thể hiện sự đồng thuận của cả hai bên. Mục đích của bước này là tạo cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh, tránh tranh chấp sau này và làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.
\n\n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Sau khi có thỏa thuận, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử mới. Tùy thuộc vào mức độ sai sót và quy định cụ thể, hóa đơn mới này có thể là:
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi cần điều chỉnh các thông tin như số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, hoặc các thông tin khác mà không làm thay đổi tổng giá trị hóa đơn hoặc chỉ điều chỉnh một phần. Hóa đơn điều chỉnh cần ghi rõ nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng, không thể điều chỉnh hoặc khi cần thay đổi toàn bộ nội dung của hóa đơn gốc. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
\n
\n
\n\n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) theo quy định về hóa đơn điện tử. Sau đó, hóa đơn này sẽ được gửi cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử hoặc các phương tiện điện tử khác đã thỏa thuận. Việc ký số đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hóa đơn điện tử.
\n\n
Bước 4: Lưu trữ biên bản và hóa đơn
\n
Cả người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu giữ biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn và các hóa đơn điện tử liên quan (hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế địa phương khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra. Việc lưu trữ đầy đủ chứng từ là bằng chứng quan trọng chứng minh sự tuân thủ và thiện chí của doanh nghiệp.
\n\n
\n\n
Việc tuân thủ đúng quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt hành chính mà còn đảm bảo quyền lợi về khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
\n\n
Mức phạt hành chính mới từ 2026 và những điểm dễ sai khi lập hóa đơn tại Việt Nam
\n
Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những lỗi vi phạm hành chính về hóa đơn thường gặp nhất. Các doanh nghiệp tại Việt Nam cần đặc biệt lưu ý đến sự thay đổi trong quy định về mức phạt, đặc biệt là từ ngày 01/01/2026, khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực.
\n\n
1. Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước thời điểm này, mức phạt được áp dụng theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:
\n\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
2. Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ được quy định chi tiết hơn và có xu hướng tăng nặng, đặc biệt là khi số lượng hóa đơn vi phạm lớn. Điều này thể hiện sự nghiêm khắc hơn của cơ quan thuế trong việc quản lý hóa đơn điện tử.
\n\n
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ minh họa về mức phạt từ 01/01/2026:
\n
Công ty B tại Hà Nội, vào tháng 3/2026, đã lập sai thời điểm 65 hóa đơn bán hàng hóa cho các khách hàng khác nhau. Theo quy định mới tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi này thuộc trường hợp “Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” với số lượng từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn. Do đó, Công ty B sẽ phải đối mặt với mức phạt hành chính từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng.
\n\n
3. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính
\n
Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP), thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, đây được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn.
\n
Do đó, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm, trong vòng 02 năm kể từ ngày hóa đơn đó được lập.
\n\n
4. Những điểm dễ sai sót khi lập hóa đơn
\n
Để tránh các mức phạt nặng nề, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm hoàn thành dịch vụ/chuyển giao hàng hóa: Đây là lỗi phổ biến nhất, đặc biệt với các dịch vụ dài hạn hoặc hàng hóa giao nhận nhiều lần. Luôn nhớ nguyên tắc “không phân biệt đã thu tiền hay chưa” trừ các trường hợp ngoại lệ.
- Bỏ sót các trường hợp đặc thù: Các ngành như xây dựng, bất động sản, vận tải, điện, viễn thông có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Việc áp dụng chung một nguyên tắc cho tất cả có thể dẫn đến sai sót.
- Chậm đối soát dữ liệu: Đối với các dịch vụ cần đối soát dữ liệu (ví dụ: E-commerce, logistic), việc chậm trễ trong quá trình đối soát có thể khiến hóa đơn bị lập muộn hơn thời hạn cho phép (ví dụ: chậm nhất ngày 07 của tháng sau).
- Không cập nhật quy định mới: Pháp luật thuế và hóa đơn điện tử thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Việc không cập nhật kịp thời các Nghị định, Thông tư mới (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP) sẽ khiến doanh nghiệp dễ vi phạm.
- Thiếu quy trình nội bộ rõ ràng: Một quy trình lập hóa đơn không chuẩn hóa, thiếu sự kiểm soát chéo giữa các bộ phận (kinh doanh, kế toán, giao nhận) là nguyên nhân chính dẫn đến sai sót.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
\n\n
Giải đáp các thắc mắc thường gặp về hóa đơn sai thời điểm và khấu trừ thuế tại Việt Nam
\n
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp và kế toán viên tại Việt Nam thường có nhiều băn khoăn về việc xử lý hóa đơn sai thời điểm, đặc biệt là liên quan đến quyền lợi về thuế. Dưới đây là ba câu hỏi thường gặp cùng với giải đáp chi tiết:
\n\n
Hóa đơn lập sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
\n
Theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, hóa đơn đầu vào lập sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào và đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
\n
- \n
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Việc mua bán là đúng thực tế, có đầy đủ chứng từ thanh toán.
- Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ đối với hóa đơn đó.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Như vậy, mặc dù bên bán bị xử phạt hành chính do lập hóa đơn sai thời điểm, nhưng nếu bên mua đáp ứng các điều kiện trên, quyền lợi về thuế của họ vẫn được đảm bảo.
\n\n
Làm thế nào để xác định “thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ” cho các dịch vụ có tính chất liên tục hoặc kéo dài nhiều kỳ tại Việt Nam?
\n
Việc xác định “thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ” cho các dịch vụ liên tục hoặc kéo dài là một thách thức. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, với các dịch vụ liên tục (ví dụ: dịch vụ thuê bao internet, dịch vụ bảo trì định kỳ, dịch vụ tư vấn kéo dài), thời điểm hoàn thành có thể được hiểu là:
\n
- \n
- Theo từng kỳ thanh toán/nghiệm thu: Nếu hợp đồng quy định thanh toán hoặc nghiệm thu theo từng giai đoạn, từng tháng, quý, thì thời điểm hoàn thành dịch vụ cho kỳ đó chính là thời điểm kết thúc kỳ đó hoặc thời điểm nghiệm thu của kỳ.
- Theo đối soát dữ liệu: Đối với các dịch vụ cần đối soát dữ liệu (như viễn thông, CNTT, logistic), thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu (nhưng không quá thời hạn quy định) được coi là thời điểm lập hóa đơn.
\n
\n
\n
Doanh nghiệp cần căn cứ vào hợp đồng dịch vụ và bản chất của dịch vụ để xác định thời điểm hoàn thành một cách hợp lý và nhất quán, đồng thời đảm bảo không vượt quá các giới hạn thời gian tối đa mà pháp luật quy định cho việc lập hóa đơn.
\n\n
Nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn đã lập sai thời điểm sau khi thời hiệu xử phạt 02 năm đã hết thì có cần điều chỉnh không?
\n
Mặc dù thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm là 02 năm kể từ ngày lập hóa đơn (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và Nghị định 102/2021/NĐ-CP), việc điều chỉnh hóa đơn vẫn là cần thiết nếu sai sót đó ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc tính hợp lệ của chứng từ. Nếu hóa đơn sai thời điểm dẫn đến sai sót về số liệu kê khai thuế (GTGT, TNDN) hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của người mua, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ kế toán và thuế, ngay cả khi đã hết thời hiệu xử phạt hành chính.
\n
Việc điều chỉnh này giúp doanh nghiệp duy trì sự minh bạch, tránh các rủi ro tiềm ẩn trong tương lai khi cơ quan thuế kiểm tra các vấn đề khác hoặc khi người mua cần giải trình. Tuy nhiên, trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nữa.
\n\n
Doanh nghiệp cần làm gì ngay để tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử và tránh phạt nặng từ 2026?
\n
Với những thay đổi quan trọng về mức phạt từ ngày 01/01/2026, việc chủ động chuẩn bị và hành động ngay là yếu tố then chốt để doanh nghiệp Việt Nam đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có. Dưới đây là các hành động cụ thể mà doanh nghiệp nên thực hiện:
\n\n
- \n
- Rà soát và cập nhật quy trình lập hóa đơn nội bộ:\n
- \n
- Kiểm tra lại toàn bộ quy trình từ khâu bán hàng, cung cấp dịch vụ đến khâu kế toán để đảm bảo thời điểm lập hóa đơn tuân thủ đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
- Đặc biệt chú ý đến các hoạt động có tính chất đặc thù, cần đối soát dữ liệu hoặc có thời điểm lập hóa đơn riêng biệt.
\n
\n
\n
- Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán, kinh doanh:\n
- \n
- Tổ chức các buổi tập huấn chuyên sâu về các quy định mới về hóa đơn điện tử, đặc biệt là các thay đổi về thời điểm lập hóa đơn và mức phạt từ 2026.
- Đảm bảo tất cả nhân sự liên quan đều nắm vững kiến thức và thực hiện đúng quy trình.
\n
\n
\n
- Kiểm tra và nâng cấp hệ thống phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử:\n
- \n
- Đảm bảo phần mềm đang sử dụng có khả năng hỗ trợ việc lập hóa đơn đúng thời điểm, có các cảnh báo hoặc tính năng tự động hóa để giảm thiểu sai sót.
- Liên hệ nhà cung cấp phần mềm để cập nhật các tính năng mới phù hợp với quy định pháp luật.
\n
\n
\n
- Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu hóa đơn:\n
- \n
- Thiết lập quy trình kiểm tra định kỳ các hóa đơn đã xuất để phát hiện sớm các sai sót về thời điểm.
- Đối chiếu dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh và kế toán để đảm bảo sự thống nhất về thời điểm ghi nhận doanh thu và lập hóa đơn.
\n
\n
\n
- Xây dựng cơ chế phối hợp chặt chẽ:\n
- \n
- Tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban (kinh doanh, giao nhận, kế toán) để thông tin về việc hoàn thành giao hàng/dịch vụ được chuyển đến bộ phận kế toán kịp thời.
\n
\n
- Tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp:\n
- \n
- Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hiểu rõ hoặc áp dụng các quy định phức tạp, đặc biệt là các trường hợp đặc thù, việc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế và kế toán là rất cần thiết.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Việc chủ động thực hiện các biện pháp trên không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính đáng kể mà còn góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tài chính minh bạch, hiệu quả, đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh tại Việt Nam.
\n
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ rà soát quy trình lập hóa đơn, tư vấn về các quy định mới nhất hoặc xử lý các vấn đề liên quan đến hóa đơn sai thời điểm, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.
”
}