{ “tldr”: “Từ năm 2025, các quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử tại Việt Nam có nhiều điểm mới quan trọng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ phải đối mặt với mức phạt hành chính tăng đáng kể từ 01/01/2026. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình giao dịch, quy trình xử lý hóa đơn sai thời điểm, và điều kiện để hóa đơn vẫn được khấu trừ thuế GTGT, đồng thời rà soát lại quy trình nội bộ để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.”, “seoTitle”: “Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm 2025: Hướng Dẫn Xử Lý & Mức Phạt Mới”, “metaDescription”: “Tìm hiểu quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn điện tử tại Việt Nam năm 2025. Hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn sai thời điểm, các bước điều chỉnh và mức phạt theo Nghị định 70/2025, 310/2025 để doanh nghiệp tránh rủi ro và tuân thủ pháp luật thuế.”, “content”: “
Doanh nghiệp Việt Nam đối mặt rủi ro gì khi xuất hóa đơn sai thời điểm từ 2025?
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế, đối với các hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm, bên mua vẫn được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện trên
- \nTrong trường hợp này, mặc dù hóa đơn của Công ty B bị xuất sai thời điểm, Công ty A vẫn được phép:\n\n Kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào (10% của 100 triệu = 10 triệu đồng)
\n
Hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam đang đứng trước những thay đổi quan trọng về quy định hóa đơn điện tử, đặc biệt là thời điểm xuất hóa đơn. Từ 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ tăng đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, đòi hỏi sự cẩn trọng tối đa từ các kế toán viên và chủ doanh nghiệp. Việc không tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ gây ra các khoản phạt hành chính mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi về thuế của cả bên bán và bên mua, tiềm ẩn rủi ro về thanh tra, kiểm tra thuế.
\n
Vậy, thế nào là xuất hóa đơn sai thời điểm? Đây được hiểu là hành vi lập hóa đơn không đúng với thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Quy định này áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam có phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc nắm vững các quy định này là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế, tránh các sai sót không đáng có và bảo vệ lợi ích tài chính của doanh nghiệp.
\n
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu vào phân tích chi tiết các quy định mới nhất về thời điểm xuất hóa đơn, hướng dẫn cụ thể cách xử lý khi phát hiện hóa đơn sai thời điểm, và đặc biệt là cập nhật các mức phạt mới nhất có hiệu lực từ năm 2026. Chúng tôi cũng sẽ chỉ ra những điểm dễ sai sót và cung cấp các câu hỏi thường gặp để giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chuẩn bị tốt nhất cho việc tuân thủ.
\n\n
Chi tiết quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
\n
Để xác định một hóa đơn có được lập đúng thời điểm hay không, doanh nghiệp cần căn cứ vào Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Quy định này đã làm rõ thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình hoạt động kinh doanh cụ thể, nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc kê khai thuế. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết các quy định về thời điểm lập hóa đơn cho các hoạt động phổ biến:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Việc hiểu rõ từng trường hợp cụ thể trong bảng trên là vô cùng quan trọng. Ví dụ, đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp đã thu được tiền hay chưa, mà phụ thuộc vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa. Điều này có nghĩa là ngay cả khi khách hàng chưa thanh toán, nếu hàng hóa đã được giao và quyền sở hữu đã chuyển giao, hóa đơn phải được lập. Tương tự, đối với dịch vụ, nguyên tắc chung là thời điểm hoàn thành dịch vụ, nhưng có ngoại lệ cho các trường hợp thu tiền trước hoặc các dịch vụ đặc thù cần đối soát dữ liệu.
\n
Các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là những đơn vị hoạt động trong các lĩnh vực có tính chất đặc thù như xây dựng, bất động sản, viễn thông, hay vận tải, cần đặc biệt lưu ý đến các quy định riêng biệt để tránh sai sót. Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, doanh thu và nghĩa vụ thuế một cách chính xác, hiệu quả.
\n\n
Hướng dẫn 4 bước xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm và điều kiện khấu trừ thuế
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thời để điều chỉnh sai sót và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm được thực hiện theo 04 bước cơ bản sau đây, đảm bảo tuân thủ quy định của Tổng cục Thuế tại Việt Nam:
\n\n
Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua
\n
- \n
- Người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản điều chỉnh hóa đơn, phụ lục hợp đồng hoặc bất kỳ hình thức văn bản nào thể hiện sự đồng thuận của cả hai bên về việc điều chỉnh thông tin trên hóa đơn.
- Mục đích của bước này là tạo cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh hóa đơn, tránh tranh chấp sau này và làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế.
\n
\n
\n\n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
- \n
- Căn cứ vào văn bản thỏa thuận ở Bước 1, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm.
- Lưu ý quan trọng:
- Nếu là hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn mới phải có nội dung “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn điều chỉnh chỉ điều chỉnh các chỉ tiêu sai sót mà không làm thay đổi tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu là hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập xuất sai thời điểm phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Hóa đơn thay thế sẽ thay thế toàn bộ nội dung của hóa đơn cũ.
\n
\n
- \n
\n
\n
\n
\n\n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
\n
- \n
- Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) theo quy định.
- Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn điện tử này cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử hoặc các phương tiện điện tử khác đã thỏa thuận.
\n
\n
\n\n
Bước 4: Lưu giữ biên bản và hóa đơn
\n
- \n
- Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn và các hóa đơn liên quan (hóa đơn gốc sai sót, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu.
\n
\n\n
\n\n
Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN không?
\n
Đây là một trong những thắc mắc lớn nhất của các doanh nghiệp khi gặp phải tình huống hóa đơn xuất sai thời điểm. Theo quy định hiện hành tại Việt Nam, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
\n
- \n
- Khoản chi thực tế phát sinh: Giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải là có thật, phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Hóa đơn phải là hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật, có đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ví dụ: ủy nhiệm chi, séc, chuyển khoản ngân hàng).
- Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ: Đây là điều kiện quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra việc kê khai và nộp thuế của bên bán.
\n
\n
\n
\n
\n
Căn cứ theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế, đối với các hóa đơn đầu vào xuất sai thời điểm, bên mua vẫn được đưa vào chi phí khi tính thuế TNDN và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng các điều kiện trên. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi của bên mua, miễn là giao dịch là thực tế và bên bán đã thực hiện nghĩa vụ thuế.
\n
Ví dụ minh họa về khấu trừ thuế:
\n
Công ty A mua một lô hàng trị giá 100 triệu đồng (chưa bao gồm GTGT) từ Công ty B vào ngày 10/05/2025. Theo quy định, Công ty B phải xuất hóa đơn vào ngày 10/05/2025. Tuy nhiên, do sơ suất, Công ty B đã xuất hóa đơn vào ngày 15/05/2025. Công ty A đã thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng và giao dịch mua bán là có thật, phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty A. Công ty B sau đó đã kê khai và nộp thuế đầy đủ cho hóa đơn này.
\n
Trong trường hợp này, mặc dù hóa đơn của Công ty B bị xuất sai thời điểm, Công ty A vẫn được phép:
\n
- \n
- Kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào (10% của 100 triệu = 10 triệu đồng).
- Đưa 100 triệu đồng vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
\n
\n
\n
Tuy nhiên, Công ty B (bên bán) sẽ bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm theo quy định của pháp luật thuế tại Việt Nam.
\n\n
Mức phạt hành chính mới nhất và những sai lầm thường gặp khi lập hóa đơn tại Việt Nam
\n
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là một lỗi hành chính về thuế và sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, từ năm 2026, các mức phạt này sẽ có sự thay đổi đáng kể, đòi hỏi doanh nghiệp phải hết sức lưu ý.
\n\n
Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước khi Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực, các hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP như sau:
\n\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực, thay đổi đáng kể khung hình phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Các mức phạt được phân loại chi tiết hơn dựa trên số lượng hóa đơn vi phạm và loại hình giao dịch:
\n\n
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Thời hiệu xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm
\n
Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm, đây được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn.
\n
Do đó, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn đó. Nếu cơ quan thuế phát hiện hành vi vi phạm sau thời hạn này, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt hành chính. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là doanh nghiệp được miễn trừ hoàn toàn các nghĩa vụ khác liên quan đến hóa đơn và thuế.
\n\n
Những sai lầm thường gặp dẫn đến xuất hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam
\n
Mặc dù các quy định đã khá rõ ràng, nhiều doanh nghiệp và kế toán viên vẫn mắc phải các sai lầm phổ biến, dẫn đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm. Dưới đây là một số điểm dễ sai sót cần lưu ý:
\n
- \n
- Không nắm rõ đặc thù từng loại hình giao dịch: Mỗi loại hình hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: xây dựng, bất động sản, dịch vụ viễn thông, bán lẻ xăng dầu) có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn. Việc áp dụng chung một nguyên tắc cho tất cả các giao dịch là sai lầm phổ biến.
- Nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền và thời điểm phát sinh nghĩa vụ: Nhiều kế toán viên thường chờ đến khi thu được tiền mới xuất hóa đơn, trong khi quy định yêu cầu xuất hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa (trừ một số trường hợp đặc biệt).
- Chủ quan với các giao dịch nhỏ hoặc phát sinh thường xuyên: Đối với các giao dịch có giá trị nhỏ, phát sinh liên tục, doanh nghiệp có thể bỏ qua việc kiểm tra thời điểm xuất hóa đơn, dẫn đến tích lũy nhiều hóa đơn sai thời điểm.
- Thiếu quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Việc không có quy trình rõ ràng, phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận (bán hàng, kế toán, giao nhận) trong việc xác định thời điểm xuất hóa đơn là nguyên nhân chính gây ra sai sót.
- Không cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật mới: Các quy định về hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Việc không cập nhật kịp thời các Nghị định, Thông tư mới nhất (như Nghị định 70/2025/NĐ-CP và 310/2025/NĐ-CP) sẽ khiến doanh nghiệp áp dụng các quy định cũ, dẫn đến vi phạm.
- Sai sót trong việc đối soát dữ liệu: Đối với các dịch vụ cần thời gian đối soát dữ liệu (ví dụ: vận tải hàng không, điện, viễn thông), việc chậm trễ hoặc sai sót trong quá trình đối soát có thể dẫn đến việc lập hóa đơn quá thời hạn quy định.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Để tránh những sai lầm này, doanh nghiệp cần thường xuyên đào tạo nhân sự, xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng và sử dụng các phần mềm kế toán có khả năng tự động hóa và cảnh báo về thời điểm lập hóa đơn.
\n\n
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn sai thời điểm cho doanh nghiệp
\n
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp và kế toán viên thường gặp phải nhiều tình huống thực tế phức tạp liên quan đến việc xuất hóa đơn. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết, giúp doanh nghiệp tại Việt Nam hiểu rõ hơn về cách xử lý các trường hợp cụ thể.
\n\n
Công ty tôi đã xuất hóa đơn cho dịch vụ tư vấn tài chính vào ngày 15/03/2025, nhưng khách hàng mới thanh toán vào ngày 20/03/2025 và dịch vụ hoàn thành vào ngày 10/03/2025. Hóa đơn này có bị coi là sai thời điểm không và cách xử lý như thế nào?
\n
Có, hóa đơn này bị coi là xuất sai thời điểm. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với dịch vụ tư vấn tài chính (là một trong các dịch vụ đặc thù được liệt kê), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Do dịch vụ hoàn thành vào ngày 10/03/2025 nhưng hóa đơn lại xuất vào ngày 15/03/2025, tức là sau thời điểm hoàn thành dịch vụ, nên đây là hành vi lập hóa đơn sai thời điểm. Để xử lý, công ty bạn cần lập biên bản thỏa thuận với khách hàng và sau đó lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm.
\n\n
Doanh nghiệp tôi là công ty xây dựng. Chúng tôi đã nghiệm thu một hạng mục công trình vào ngày 25/04/2025 nhưng do chưa thu được tiền nên kế toán chưa xuất hóa đơn. Đến ngày 10/05/2025, chúng tôi mới xuất hóa đơn. Hành vi này có bị phạt không và mức phạt dự kiến là bao nhiêu?
\n
Có, hành vi này chắc chắn bị coi là xuất hóa đơn sai thời điểm và sẽ bị xử phạt. Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền (theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Việc xuất hóa đơn vào ngày 10/05/2025, trong khi hạng mục đã nghiệm thu vào ngày 25/04/2025 là vi phạm. Mức phạt sẽ được áp dụng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (nếu phát hiện trước 01/01/2026) hoặc Nghị định 310/2025/NĐ-CP (nếu phát hiện từ 01/01/2026), tùy thuộc vào thời điểm phát hiện vi phạm và số lượng hóa đơn sai sót. Ví dụ, nếu chỉ có 01 hóa đơn sai thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và phát hiện từ 01/01/2026, mức phạt có thể từ 500.000 đến 1,5 triệu đồng.
\n\n
Nếu công ty tôi phát hiện một hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp bị xuất sai thời điểm nhưng đã quá 2 năm kể từ ngày lập hóa đơn, liệu cơ quan thuế có còn xử phạt nhà cung cấp đó không? Và hóa đơn đó có còn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho công ty tôi không?
\n
Về phía nhà cung cấp, cơ quan thuế sẽ không còn xử phạt hành chính đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nếu đã quá 02 năm kể từ ngày lập hóa đơn. Điều này được quy định tại Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Về phía công ty bạn (bên mua), hóa đơn đó vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và đưa vào chi phí tính thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính thực tế của giao dịch, có chứng từ thanh toán hợp lệ (đặc biệt là thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Việc hóa đơn bị sai thời điểm không tự động làm mất quyền khấu trừ của bên mua nếu các điều kiện khác được thỏa mãn, theo Công văn 2731/TCT-CS và Thông tư 96/2015/TT-BTC.
\n\n
Doanh nghiệp cần hành động ngay để tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử 2025
\n
Trong bối cảnh các quy định về hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn đang ngày càng chặt chẽ, đặc biệt với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP, việc chủ động hành động là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tại Việt Nam đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có. Dưới đây là những hành động cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện ngay:
\n\n
- \n
- Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Doanh nghiệp cần xem xét lại toàn bộ quy trình xuất hóa đơn, từ khâu bán hàng, cung cấp dịch vụ đến khâu kế toán. Đảm bảo rằng các quy trình này phản ánh đúng và đủ các quy định mới nhất về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình giao dịch đặc thù của doanh nghiệp.
- Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán và bán hàng: Tổ chức các buổi tập huấn định kỳ để cập nhật kiến thức về các quy định mới cho nhân viên kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan. Việc hiểu rõ các quy định sẽ giúp họ chủ động hơn trong việc xác định thời điểm xuất hóa đơn chính xác.
- Tận dụng công nghệ và phần mềm kế toán: Đầu tư hoặc nâng cấp các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hóa đơn điện tử có khả năng tự động hóa việc xác định thời điểm xuất hóa đơn, cảnh báo khi có nguy cơ sai sót và hỗ trợ lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế một cách hiệu quả.
- Thiết lập cơ chế kiểm soát và đối soát chặt chẽ: Xây dựng các bước kiểm tra chéo giữa các bộ phận để đảm bảo hóa đơn được lập đúng thời điểm. Đặc biệt chú ý đến các giao dịch có tính chất phức tạp hoặc cần đối soát dữ liệu.
- Thường xuyên cập nhật văn bản pháp luật: Theo dõi sát sao các thông báo, hướng dẫn từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế và các cơ quan thuế địa phương để nắm bắt kịp thời mọi thay đổi trong chính sách thuế và hóa đơn.
- Lập kế hoạch dự phòng và xử lý sai sót: Chuẩn bị sẵn sàng các quy trình xử lý khi phát hiện hóa đơn sai thời điểm, bao gồm việc lập biên bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và lưu trữ chứng từ đầy đủ.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Việc tuân thủ đúng quy định về thời điểm xuất hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng hình ảnh uy tín, minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Đây là một phần không thể thiếu trong chiến lược quản trị rủi ro và phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam.
\n
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ rà soát quy trình xuất hóa đơn, tư vấn về các quy định mới nhất hoặc xử lý các trường hợp hóa đơn sai thời điểm phức tạp, ANC Việt Nam có thể cung cấp giải pháp chuyên nghiệp và tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.
” , “tags”: [“thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn điện tử”, “Việt Nam”, “2025”, “mức phạt”, “thời điểm xuất hóa đơn”], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}