{ “tldr”: “Từ 01/01/2026, các quy định về
Doanh nghiệp cần nắm rõ thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để tránh vi phạm. Hóa đơn sai thời điểm vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện, nhưng người bán sẽ phải chịu phạt hành chính.”, “seoTitle”: “Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025-2026: Mức phạt mới và 6 điều doanh nghiệp cần biết”, “metaDescription”: “Nắm rõ quy định về thời điểm xuất hóa đơn điện tử tại Việt Nam và các mức phạt mới từ 01/01/2026. Hướng dẫn xử lý hóa đơn sai thời điểm, điều kiện khấu trừ thuế và các bước phòng tránh rủi ro cho doanh nghiệp.”, “content”: “
Xuất hóa đơn sai thời điểm 2025-2026: Mức phạt mới và 6 điều doanh nghiệp cần biết
\n\n
Hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam đối mặt rủi ro phạt nặng vì lỗi xuất hóa đơn sai thời điểm – Liệu bạn có nằm trong số đó?
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: (1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (2) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; (3) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT); và (4) Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ
\n
Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và sự siết chặt quản lý của cơ quan thuế, việc lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm là một trong những yêu cầu pháp lý cơ bản nhưng lại thường xuyên bị vi phạm bởi các doanh nghiệp tại Việt Nam. Từ ngày 01/01/2026, các quy định về xử phạt hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ có những thay đổi đáng kể, với mức phạt tăng lên gấp nhiều lần theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Điều này đặt ra thách thức lớn cho các kế toán viên và chủ doanh nghiệp, đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc và tuân thủ nghiêm ngặt để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.
\n
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về các quy định hiện hành và sắp tới liên quan đến thời điểm lập hóa đơn, hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi phát hiện sai sót, phân tích các mức phạt mới và đưa ra những lời khuyên thiết thực giúp doanh nghiệp phòng tránh rủi ro hiệu quả.
\n\n
Thời điểm lập hóa đơn điện tử chính xác theo quy định pháp luật Việt Nam: Chi tiết và căn cứ pháp lý
\n
Xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là hành vi lập hóa đơn không đúng với thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi và bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Việc nắm vững các quy định này là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và hóa đơn tại Việt Nam.
\n
Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hoạt động kinh doanh cụ thể:
\n\n
| Hoạt động | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (ví dụ: dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Việc hiểu rõ từng trường hợp cụ thể này sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán viên tránh được những sai sót không đáng có, đặc biệt là đối với các ngành nghề có tính chất đặc thù hoặc các giao dịch phức tạp.
\n\n
Quy trình 4 bước xử lý hóa đơn điện tử xuất sai thời điểm theo quy định mới
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thời và đúng quy định để giảm thiểu rủi ro pháp lý. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm được thực hiện theo 04 bước cơ bản sau đây:
\n\n
- \n
- \n
Bước 1: Thỏa thuận giữa người bán và người mua
\n
Trước khi tiến hành điều chỉnh hóa đơn, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản thỏa thuận, hợp đồng phụ lục, hoặc các hình thức văn bản khác thể hiện sự đồng thuận của cả hai bên về việc sai sót và phương án xử lý.
\n
- \n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Căn cứ vào văn bản thỏa thuận ở Bước 1, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử mới. Tùy thuộc vào tính chất của sai sót, hóa đơn mới có thể là hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi cần điều chỉnh các thông tin trên hóa đơn gốc mà không làm thay đổi toàn bộ nội dung giao dịch (ví dụ: điều chỉnh số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế). Hóa đơn điều chỉnh sẽ ghi rõ nội dung điều chỉnh tăng/giảm.
- Hóa đơn thay thế: Được sử dụng khi hóa đơn gốc có sai sót nghiêm trọng, cần hủy bỏ và lập lại toàn bộ (ví dụ: sai mã số thuế, sai tên công ty, sai loại hàng hóa/dịch vụ). Hóa đơn thay thế sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn gốc.
\n
\n
\n
- \n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
\n
Người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế) và gửi cho người mua. Việc ký số đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý của hóa đơn điện tử.
\n
- \n
Bước 4: Lưu trữ biên bản và hóa đơn
\n
Cả người bán và người mua đều phải lưu giữ biên bản thỏa thuận và các hóa đơn liên quan (hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết. Đây là bằng chứng quan trọng chứng minh việc xử lý sai sót đã được thực hiện đúng quy định.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh hóa đơn xuất sai thời điểm cần có nội dung rõ ràng: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập xuất sai thời điểm phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
\n
\n
\n
\n\n
Ảnh hưởng đối với người mua và người bán:
\n
- \n
- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm vẫn có thể được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, với điều kiện là giao dịch mua bán là đúng thực tế, có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán hợp pháp, và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
- Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, tùy thuộc vào mức độ vi phạm và số lượng hóa đơn sai sót.
\n
\n
\n\n
Mức phạt hành chính cho hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm và những điểm dễ sai sót
\n
Việc lập hóa đơn sai thời điểm không chỉ gây khó khăn trong công tác kế toán mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính từ cơ quan thuế. Các mức phạt này đã và đang có sự thay đổi đáng kể, đặc biệt là từ năm 2026.
\n\n
Mức phạt trước ngày 01/01/2026 (theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước thời điểm 01/01/2026, doanh nghiệp có hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt theo các mức sau:
\n\n
| STT | Hành vi | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
Mức phạt từ ngày 01/01/2026 (áp dụng theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, các mức phạt cho hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ được điều chỉnh tăng đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Điều này cho thấy sự nghiêm khắc hơn của cơ quan thuế đối với việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử.
\n\n
| Hành vi | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n\n
\n\n
Ví dụ minh họa về mức phạt từ 01/01/2026
\n
Ví dụ 1: Công ty A, một doanh nghiệp tại Việt Nam, trong tháng 02/2026 đã lập sai thời điểm 15 hóa đơn khi bán hàng hóa cho khách hàng. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi này thuộc nhóm “Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” và số lượng hóa đơn vi phạm là 15 (nằm trong khoảng từ 10 đến dưới 20 số hóa đơn). Do đó, Công ty A sẽ phải chịu mức phạt hành chính từ 05 triệu đồng đến 15 triệu đồng.
\n\n
Ví dụ 2: Công ty B đã xuất 5 hóa đơn sai thời điểm cho các hoạt động khuyến mại trong tháng 03/2026. Theo quy định mới, hành vi này thuộc nhóm “Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại…” và số lượng hóa đơn vi phạm là 5 (nằm trong khoảng từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn). Công ty B sẽ bị phạt từ 500.000 đồng đến 1,5 triệu đồng.
\n\n
Thời hiệu xử phạt và những điểm dễ sai sót
\n
Thời hiệu xử phạt:
\n
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm là 02 năm, tính từ ngày lập hóa đơn. Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.
\n
- \n
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện: Thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
- Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc: Thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
\n
\n
\n
Hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm được xem là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm chính là ngày lập hóa đơn. Do đó, nếu doanh nghiệp thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm.
\n\n
\n\n
Những điểm dễ sai sót khi xác định thời điểm lập hóa đơn:
\n
Các doanh nghiệp tại Việt Nam thường mắc phải những lỗi sau khi xác định thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Nhầm lẫn giữa thời điểm hoàn thành dịch vụ và thời điểm thu tiền: Đối với nhiều loại dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là khi dịch vụ hoàn thành, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, một số dịch vụ đặc thù lại có quy định khác (ví dụ: thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ).
- Không tuân thủ quy định cho các giao dịch đặc thù: Các ngành như bất động sản, xây dựng, điện, viễn thông, vận tải hàng không, xăng dầu, casino… có những quy định riêng biệt về thời điểm lập hóa đơn. Việc áp dụng chung quy tắc có thể dẫn đến sai sót.
- Chậm trễ trong đối soát dữ liệu: Đối với các dịch vụ phát sinh thường xuyên, số lượng lớn cần đối soát dữ liệu (ví dụ: E-commerce, logistic), doanh nghiệp thường chậm trễ trong việc hoàn thành đối soát và lập hóa đơn trong thời hạn quy định (chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày kể từ kỳ quy ước).
- Bỏ qua nguyên tắc “không phân biệt đã thu được tiền hay chưa”: Nhiều kế toán vẫn có thói quen chỉ xuất hóa đơn khi đã nhận được thanh toán, trong khi pháp luật quy định thời điểm xuất hóa đơn là khi chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Thiếu quy trình nội bộ rõ ràng: Doanh nghiệp không có quy trình nội bộ chuẩn hóa, hướng dẫn cụ thể cho từng loại giao dịch, dẫn đến việc mỗi nhân viên kế toán có thể hiểu và thực hiện khác nhau.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn xuất sai thời điểm
\n
Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà các doanh nghiệp và kế toán viên thường gặp phải liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam:
\n\n
Doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN nếu nhận hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm không?
\n
Có. Theo Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế, hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm vẫn được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: (1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (2) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; (3) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT); và (4) Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ.
\n\n
Trong trường hợp nào thì việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt?
\n
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (áp dụng trước 01/01/2026), hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể được xem xét cảnh cáo nếu không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Các tình tiết giảm nhẹ thường bao gồm: tự nguyện khai báo, khắc phục hậu quả, vi phạm lần đầu, có hoàn cảnh khó khăn đặc biệt, hoặc các tình tiết khác được pháp luật quy định. Tuy nhiên, từ 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP đã quy định mức phạt cụ thể theo số lượng hóa đơn vi phạm, và việc áp dụng tình tiết giảm nhẹ cần được cơ quan thuế xem xét kỹ lưỡng theo từng trường hợp cụ thể.
\n\n
Nếu công ty tôi cung cấp dịch vụ phần mềm theo hợp đồng dài hạn và khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn vào cuối mỗi quý, liệu có bị coi là xuất sai thời điểm không?
\n
Đối với dịch vụ phần mềm (thuộc nhóm dịch vụ công nghệ thông tin), nếu hợp đồng quy định việc thanh toán và đối soát dữ liệu theo quý, và thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối (theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thì việc xuất hóa đơn vào cuối mỗi quý có thể được chấp nhận nếu phù hợp với thỏa thuận và thời hạn đối soát. Tuy nhiên, nếu dịch vụ được hoàn thành hàng tháng nhưng doanh nghiệp chờ đến cuối quý mới xuất hóa đơn mà không có thỏa thuận rõ ràng về kỳ quy ước hoặc đối soát dữ liệu, thì có thể bị coi là xuất sai thời điểm. Doanh nghiệp cần đảm bảo hợp đồng và quy trình xuất hóa đơn phù hợp với bản chất dịch vụ và quy định pháp luật.
\n\n
Hành động doanh nghiệp cần thực hiện ngay để tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử
\n
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro pháp lý, tài chính từ việc xuất hóa đơn sai thời điểm, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các hành động sau:
\n\n
- \n
- \n
Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ:
\n
Kiểm tra lại toàn bộ quy trình lập và xuất hóa đơn hiện tại của doanh nghiệp. So sánh với các quy định mới nhất tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) để xác định các điểm chưa phù hợp. Xây dựng hoặc cập nhật quy trình chuẩn hóa, chi tiết cho từng loại giao dịch, đặc biệt là các giao dịch có tính chất đặc thù hoặc phát sinh thường xuyên.
\n
- \n
Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ kế toán:
\n
Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử, đặc biệt là thời điểm lập hóa đơn. Đảm bảo tất cả nhân sự liên quan đến việc lập hóa đơn đều nắm vững và thực hiện đúng. Việc đầu tư vào kiến thức cho đội ngũ kế toán là khoản đầu tư hiệu quả nhất để phòng tránh sai sót.
\n
- \n
Cập nhật hệ thống phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử:
\n
Đảm bảo phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng được cập nhật các tính năng hỗ trợ việc lập hóa đơn đúng thời điểm. Một số phần mềm có thể tích hợp cảnh báo hoặc tự động hóa quy trình để giảm thiểu lỗi thủ công.
\n
- \n
Thường xuyên kiểm tra và đối chiếu hóa đơn:
\n
Thiết lập quy trình kiểm tra chéo hoặc đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận (ví dụ: kinh doanh, kế toán, kho) để phát hiện sớm các hóa đơn có khả năng bị lập sai thời điểm. Việc phát hiện sớm giúp doanh nghiệp có thời gian xử lý và điều chỉnh kịp thời, tránh bị phạt nặng.
\n
- \n
Tham khảo ý kiến chuyên gia:
\n
Đối với các trường hợp phức tạp, hoặc khi có sự thay đổi lớn về chính sách, doanh nghiệp nên chủ động tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế và kế toán. Các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc và giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả nhất.
\n
\n
\n
\n
\n
\n
\n
Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, minh bạch trong hoạt động kinh doanh và tạo dựng niềm tin với đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nhà nước.
\n
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định hóa đơn điện tử, tư vấn xử lý các tình huống xuất hóa đơn sai thời điểm, hoặc cần đánh giá lại quy trình kế toán thuế nội bộ để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.
”
, “tags”: [“thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “hóa đơn điện tử”, “xử phạt hành chính”], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}