{ “tldr”: “Từ 01/01/2026, các quy định về xuất hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam sẽ được siết chặt hơn với mức phạt tăng đáng kể theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần nắm rõ thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy trình xử lý hóa đơn sai sót và các điều kiện khấu trừ thuế GTGT để tránh rủi ro pháp lý và tài chính. Việc rà soát quy trình nội bộ và cập nhật kiến thức là vô cùng cần thiết.”, “seoTitle”: “Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm 2025-2026: Quy Định Mới & Mức Phạt Doanh Nghiệp Cần Biết”, “metaDescription”: “Nắm vững các quy định về xuất hóa đơn sai thời điểm tại Việt Nam theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tìm hiểu cách xử lý, điều kiện khấu trừ thuế GTGT và mức phạt hành chính mới từ 01/01/2026 để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro.”, “content”: “
Từ 01/01/2026, Mức Phạt Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm Tăng Đột Biến: Hàng Ngàn Doanh Nghiệp Việt Nam Cần Khẩn Trương Rà Soát
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế
- Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế
- Tuy nhiên, nếu Công ty Z nhận được khoản tạm ứng 30% giá trị hợp đồng vào ngày 15/11/2025, thì Công ty Z phải lập hóa đơn cho khoản tạm ứng này vào ngày 15/11/2025
\n
Hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam đang đứng trước ngưỡng cửa của những thay đổi quan trọng trong quy định về hóa đơn, chứng từ. Từ ngày 01/01/2026, hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ không còn là lỗi nhỏ mà có thể dẫn đến những mức phạt hành chính tăng gấp nhiều lần, theo quy định mới tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết cho các tổ chức, cá nhân kinh doanh phải rà soát, cập nhật toàn bộ quy trình lập hóa đơn để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro tài chính không đáng có.
\n
Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là một trong những lỗi phổ biến nhất mà các kế toán viên và doanh nghiệp thường mắc phải. Tuy nhiên, với sự ra đời của Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, cùng với Nghị định 310/2025/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ hơn về định nghĩa, các trường hợp cụ thể, cách xử lý và đặc biệt là mức phạt mới để chủ động phòng ngừa.
\n\n
Chi Tiết Quy Định Về Thời Điểm Lập Hóa Đơn Điện Tử Theo Pháp Luật Việt Nam
\n
Xuất hóa đơn sai thời điểm được hiểu là hành vi lập hóa đơn không đúng với thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi và bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ Việt Nam. Việc nắm rõ các quy định này là nền tảng để doanh nghiệp tránh vi phạm và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
\n\n
Định nghĩa và Căn cứ pháp lý
\n
Theo quy định hiện hành, thời điểm lập hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng) được xác định dựa trên bản chất của giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Mục tiêu là đảm bảo hóa đơn được lập tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế, phản ánh đúng doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.
\n\n
Thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình hoạt động
\n
Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho các hoạt động kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
\n\n
| Hoạt động kinh doanh | Thời điểm lập/xuất hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) | Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu hàng hóa: Do người bán tự xác định, chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan. |
| Cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) | Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm thu tiền. (Trừ trường hợp thu tiền đặt cọc/tạm ứng cho một số dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng). |
| Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ | Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. |
| Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu (ví dụ: dịch vụ vận tải hàng không, điện, truyền hình, quảng cáo, E-commerce, bưu chính, viễn thông, logistic, CNTT (trừ mục b), ngân hàng, chứng khoán, xổ số điện toán, thu phí đường bộ…) | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. |
| Dịch vụ viễn thông, CNTT (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng nhưng chậm nhất không quá 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối. Trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: Lập chung một hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng. |
| Hoạt động xây dựng, lắp đặt | Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng: – Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng (thu tiền theo tiến độ) – Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng | – Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. – Thực hiện theo quy định bán hàng hóa. |
| Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử | Lập theo thông lệ quốc tế, chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống. |
| Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô (Bán dầu thô, condensate, sản phẩm chế biến từ dầu thô) | Thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. |
| Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí | Thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao của tháng nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. |
| Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện | Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. (Riêng có bảo lãnh Chính phủ thì theo bảo lãnh). |
| Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho khách hàng | Thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. (Người bán phải đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử). |
| Cung cấp dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý | Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh. |
| Hoạt động cho vay (Thu lãi) | Xác định theo kỳ hạn thu lãi tại hợp đồng tín dụng. Trường hợp đến kỳ hạn không thu được (theo dõi ngoại bảng): Thời điểm thu được tiền lãi vay. Trường hợp trả lãi trước hạn: Thời điểm thu lãi trước hạn. |
| Hoạt động đại lý đổi ngoại tệ, cung ứng dịch vụ nhận và chi, trả ngoại tệ | Thời điểm đổi ngoại tệ, thời điểm hoàn thành dịch vụ nhận và chi trả ngoại tệ. |
| Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền | Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, thực hiện lập hóa đơn điện tử cho khách hàng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. |
| Cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Nếu khách hàng không lấy hóa đơn: Căn cứ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày (vào cuối ngày). Nếu khách hàng yêu cầu: Lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng. Lập hóa đơn cho cơ quan bảo hiểm xã hội: Tại thời điểm được cơ quan bảo hiểm xã hội thanh, quyết toán chi phí khám chữa bệnh. |
| Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng (ETC) | Ngày xe lưu thông qua trạm thu phí. Trường hợp sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng (lập định kỳ): Ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí. |
| Hoạt động kinh doanh bảo hiểm | Thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm. |
| Hoạt động kinh doanh vé xổ số truyền thống, xổ số biết kết quả ngay | Sau khi thu hồi vé xổ số không tiêu thụ hết và chậm nhất là trước khi mở thưởng của kỳ tiếp theo, doanh nghiệp lập 01 hóa đơn GTGT điện tử có mã cho từng đại lý cho vé xổ số được bán trong kỳ. |
| Hoạt động kinh doanh casino và trò chơi điện tử có thưởng | Chậm nhất là 01 ngày kể từ thời điểm kết thúc ngày xác định doanh thu (từ 0 giờ 00 phút đến 23 giờ 59 phút cùng ngày). |
\n\n
Ví dụ minh họa về xác định thời điểm lập hóa đơn
\n
Để hiểu rõ hơn, hãy xem xét một ví dụ thực tế:
\n
- \n
- Tình huống 1: Bán hàng hóa
Công ty X ký hợp đồng bán 500 bộ linh kiện điện tử cho Công ty Y. Ngày 20/11/2025, Công ty X hoàn tất việc giao hàng và Công ty Y đã ký biên bản xác nhận nhận hàng, đồng thời chuyển giao quyền sở hữu. Theo quy định, Công ty X phải lập hóa đơn chậm nhất là ngày 20/11/2025, bất kể Công ty Y đã thanh toán hay chưa. Nếu Công ty X lập hóa đơn vào ngày 21/11/2025, đây sẽ là hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm. - Tình huống 2: Cung cấp dịch vụ
Công ty Z cung cấp dịch vụ tư vấn marketing cho Công ty P. Dịch vụ được hoàn thành và nghiệm thu vào ngày 05/12/2025. Công ty Z phải lập hóa đơn chậm nhất là ngày 05/12/2025. Tuy nhiên, nếu Công ty Z nhận được khoản tạm ứng 30% giá trị hợp đồng vào ngày 15/11/2025, thì Công ty Z phải lập hóa đơn cho khoản tạm ứng này vào ngày 15/11/2025.
\n
\n
\n\n
Hướng Dẫn Chi Tiết 4 Bước Xử Lý Hóa Đơn Điện Tử Xuất Sai Thời Điểm
\n
Khi phát hiện hóa đơn đã lập không đúng thời điểm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý kịp thời và đúng quy định để giảm thiểu rủi ro pháp lý. Quy trình xử lý hóa đơn xuất sai thời điểm được thực hiện theo 04 bước cơ bản sau đây:
\n\n
Bước 1: Thỏa thuận bằng văn bản giữa người bán và người mua
\n
Trước khi tiến hành điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận về việc hóa đơn đã lập bị sai thời điểm. Văn bản này có thể là biên bản điều chỉnh hóa đơn, phụ lục hợp đồng hoặc bất kỳ hình thức văn bản nào thể hiện sự đồng thuận của cả hai bên về sai sót và phương án xử lý. Việc này là căn cứ quan trọng để giải trình với cơ quan thuế sau này.
\n
\n\n
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế
\n
Tùy thuộc vào mức độ và tính chất của sai sót, người bán sẽ lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập sai thời điểm:
\n
- \n
- Hóa đơn điều chỉnh: Được sử dụng khi cần điều chỉnh các thông tin trên hóa đơn gốc mà không làm thay đổi toàn bộ nội dung. Đối với sai thời điểm, thường sẽ không có hóa đơn điều chỉnh trực tiếp cho “thời điểm” mà là các thông tin liên quan đến giá trị, thuế suất nếu có ảnh hưởng. Tuy nhiên, trong trường hợp này, việc lập hóa đơn điều chỉnh thường ít áp dụng cho lỗi sai thời điểm đơn thuần.
- Hóa đơn thay thế: Đây là phương án phổ biến hơn khi hóa đơn bị lập sai thời điểm. Người bán sẽ lập một hóa đơn điện tử mới hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn thay thế sẽ có đầy đủ các thông tin đúng theo quy định, bao gồm cả thời điểm lập hóa đơn chính xác.
\n
\n
\n\n
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
\n
Sau khi lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử mới này. Sau đó, hóa đơn đã ký số sẽ được gửi cho người mua thông qua hệ thống hóa đơn điện tử hoặc các phương tiện điện tử khác theo thỏa thuận.
\n\n
Bước 4: Lưu trữ biên bản và hóa đơn
\n
Cả người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu trữ biên bản thỏa thuận và các hóa đơn liên quan (hóa đơn gốc bị sai, hóa đơn điều chỉnh/thay thế) để phục vụ cho việc giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu kiểm tra, thanh tra.
\n\n
Ảnh hưởng của hóa đơn xuất sai thời điểm đối với người mua và người bán
\n
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có những tác động khác nhau đối với cả người mua và người bán:
\n
- \n
- Đối với bên mua: Hóa đơn lập sai thời điểm vẫn có thể được đưa vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, với điều kiện là giao dịch mua bán là có thực tế phát sinh; có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; và bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ. Điều này được quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS ngày 20/6/2016 của Tổng cục Thuế.
- Đối với bên bán: Sẽ bị xử phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm. Mức phạt cụ thể sẽ tùy thuộc vào mức độ vi phạm và các tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng, như sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau.
\n
\n
\n\n
So Sánh Mức Phạt Hành Chính Khi Xuất Hóa Đơn Sai Thời Điểm: Trước và Sau 01/01/2026
\n
Một trong những điểm đáng chú ý nhất đối với doanh nghiệp Việt Nam là sự thay đổi về mức phạt hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm. Các quy định mới từ 01/01/2026 sẽ siết chặt hơn và áp dụng mức phạt cao hơn đáng kể so với hiện tại.
\n\n
Mức phạt áp dụng trước ngày 01/01/2026 (Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
\n
Trước thời điểm 01/01/2026, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm được xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ. Mức phạt được phân loại dựa trên mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và các tình tiết giảm nhẹ:
\n\n
| STT | Hành vi vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| 1 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế | 03 – 05 triệu đồng |
| 3 | Lập hóa đơn sai thời điểm (trừ 2 trường hợp trên) | 04 – 08 triệu đồng |
\n\n
Mức phạt áp dụng từ ngày 01/01/2026 (Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP)
\n
Từ ngày 01/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực, thay thế Nghị định 125/2020/NĐ-CP trong việc xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Các mức phạt mới được quy định chi tiết hơn và có xu hướng tăng lên đáng kể, đặc biệt đối với các trường hợp vi phạm nhiều lần hoặc với số lượng hóa đơn lớn.
\n\n
| Hành vi vi phạm | Số hóa đơn vi phạm | Mức phạt |
|---|---|---|
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa. | 01 số hóa đơn | Cảnh cáo |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 15 – 30 triệu đồng | |
| Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. | 01 số hóa đơn | 500.000 – 1,5 triệu đồng |
| 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn | 02 – 05 triệu đồng | |
| 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn | 05 – 15 triệu đồng | |
| 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn | 15 – 30 triệu đồng | |
| 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn | 30 – 50 triệu đồng | |
| 100 số hóa đơn trở lên | 50 – 70 triệu đồng |
\n
\n\n
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
\n
Theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm. Đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm, đây được coi là hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc. Thời điểm chấm dứt hành vi vi phạm được tính là ngày lập hóa đơn.
\n
Điều này có nghĩa là, cơ quan thuế có quyền xử phạt doanh nghiệp trong vòng 02 năm kể từ ngày hóa đơn bị lập sai thời điểm. Nếu doanh nghiệp thực hiện nhiều hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào ngày lập từng hóa đơn để xử phạt đối với từng hành vi vi phạm riêng lẻ.
\n
\n\n
Những điểm dễ sai sót và cần lưu ý
\n
Trong thực tế hoạt động kinh doanh tại Việt Nam, có một số điểm mà doanh nghiệp thường dễ mắc lỗi khi xác định thời điểm lập hóa đơn:
\n
- \n
- Không nắm rõ đặc thù dịch vụ: Nhiều loại hình dịch vụ có quy định riêng về thời điểm lập hóa đơn (ví dụ: dịch vụ viễn thông, xây dựng, bất động sản, vận tải). Việc áp dụng chung một quy tắc cho tất cả các dịch vụ là sai lầm phổ biến.
- Hiểu sai về “chậm nhất”: Các quy định thường có cụm từ “chậm nhất không quá ngày X”. Doanh nghiệp cần hiểu rằng đây là giới hạn cuối cùng, không phải là thời điểm mặc định để lập hóa đơn. Việc lập hóa đơn càng sớm càng tốt (trong giới hạn cho phép) sẽ giảm thiểu rủi ro.
- Thiếu biên bản thỏa thuận: Khi phát hiện sai sót, việc thiếu biên bản thỏa thuận giữa các bên sẽ gây khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế và có thể dẫn đến việc hóa đơn không được chấp nhận.
- Nhầm lẫn giữa điều chỉnh và thay thế: Việc lựa chọn sai phương pháp xử lý (điều chỉnh thay vì thay thế hoặc ngược lại) có thể làm phức tạp thêm quy trình và không đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
- Không cập nhật quy định mới: Các Nghị định, Thông tư về hóa đơn thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Việc không cập nhật kịp thời các thay đổi, đặc biệt là Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP, sẽ khiến doanh nghiệp dễ dàng vi phạm.
\n
\n
\n
\n
\n
\n\n
Giải Đáp Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Hóa Đơn Xuất Sai Thời Điểm
\n
Để giúp doanh nghiệp và người nộp thuế tại Việt Nam hiểu rõ hơn về các vấn đề liên quan đến hóa đơn xuất sai thời điểm, dưới đây là một số câu hỏi thường gặp cùng với giải đáp chi tiết:
\n\n
Doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm không?
\n
Có, doanh nghiệp vẫn có thể được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, ngay cả khi hóa đơn đầu vào bị xuất sai thời điểm. Tuy nhiên, việc này phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: (1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (2) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; (3) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đồng thời, bên bán đã kê khai và nộp thuế đầy đủ. Căn cứ pháp lý cho điều này là Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC và Công văn 2731/TCT-CS của Tổng cục Thuế.
\n\n
Trong trường hợp nào thì việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt?
\n
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (áp dụng trước 01/01/2026), hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể được xem xét áp dụng mức phạt cảnh cáo nếu không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Các tình tiết giảm nhẹ thường bao gồm: tự nguyện khắc phục hậu quả, vi phạm lần đầu, vi phạm có tính chất nhỏ, do lỗi khách quan, hoặc có sự hợp tác tích cực với cơ quan thuế. Tuy nhiên, từ 01/01/2026, với Nghị định 310/2025/NĐ-CP, các quy định về tình tiết giảm nhẹ có thể được xem xét chặt chẽ hơn, và mức phạt tối thiểu cho nhiều trường hợp đã tăng lên, khiến việc được cảnh cáo trở nên khó khăn hơn.
\n\n
Nếu doanh nghiệp phát hiện hóa đơn đã xuất sai thời điểm từ 1 năm trước, liệu có còn bị xử phạt không và cần làm gì?
\n
Có, doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm tính từ ngày lập hóa đơn (theo Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP). Do đó, nếu hóa đơn được lập sai thời điểm cách đây 1 năm, hành vi vi phạm vẫn còn trong thời hiệu xử phạt. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại các hóa đơn đã xuất, nếu phát hiện sai sót, cần lập biên bản thỏa thuận với bên mua và tiến hành lập hóa đơn thay thế (hoặc điều chỉnh nếu phù hợp) theo đúng quy định. Việc chủ động khắc phục và chuẩn bị hồ sơ giải trình rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro và có thể được xem xét giảm nhẹ mức phạt nếu cơ quan thuế phát hiện.
\n\n
Doanh Nghiệp Cần Hành Động Ngay Để Tuân Thủ Quy Định Về Hóa Đơn Điện Tử
\n
Với những thay đổi đáng kể về quy định và mức phạt liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm, đặc biệt là từ ngày 01/01/2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các biện pháp sau để đảm bảo tuân thủ và tránh những rủi ro không đáng có:
\n\n
1. Rà soát và cập nhật quy trình lập hóa đơn nội bộ
\n
Doanh nghiệp cần tiến hành rà soát toàn bộ quy trình lập hóa đơn, từ khâu bán hàng, cung cấp dịch vụ đến khâu kế toán. Đặc biệt chú ý đến việc xác định đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn cho từng loại hình hàng hóa, dịch vụ cụ thể theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đảm bảo rằng các bộ phận liên quan (kinh doanh, kế toán, kho vận) đều nắm rõ và thực hiện đúng quy định.
\n\n
2. Đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự
\n
Kiến thức về thuế và hóa đơn thường xuyên thay đổi. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho đội ngũ kế toán, bán hàng và các nhân sự có liên quan để cập nhật các quy định mới nhất, đặc biệt là về thời điểm lập hóa đơn và các mức phạt mới từ Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Việc này giúp giảm thiểu sai sót do thiếu hiểu biết hoặc nhầm lẫn.
\n\n
3. Cập nhật và tối ưu hóa hệ thống phần mềm
\n
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử, hãy đảm bảo rằng các hệ thống này được cập nhật để tuân thủ các quy định mới về thời điểm lập hóa đơn và các yêu cầu khác của cơ quan thuế. Tối ưu hóa quy trình tự động hóa có thể giúp giảm thiểu lỗi do con người.
\n\n
4. Thiết lập quy trình xử lý sai sót rõ ràng
\n
Xây dựng một quy trình nội bộ rõ ràng để xử lý các trường hợp hóa đơn bị lập sai thời điểm, bao gồm các bước lập biên bản thỏa thuận, lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế và lưu trữ hồ sơ. Việc này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và hiệu quả khi phát hiện sai sót, giảm thiểu tác động tiêu cực.
\n\n
5. Tham vấn chuyên gia thuế và kế toán
\n
Trong bối cảnh các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn ngày càng phức tạp, việc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế và kế toán độc lập là một giải pháp hiệu quả. Các chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp đánh giá rủi ro, đưa ra các khuyến nghị cụ thể và hỗ trợ trong việc xây dựng quy trình tuân thủ.
\n
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có, doanh nghiệp bạn nên chủ động rà soát và cập nhật các quy trình nội bộ. Nếu cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định thuế, kế toán và hóa đơn điện tử tại Việt Nam, ANC Việt Nam sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ qua hotline 0942597477.
“, “tags”: [ “thuế”, “kế toán”, “nghị định”, “doanh nghiệp”, “hóa đơn”, “Việt Nam”, “2025”, “2026”, “hóa đơn điện tử”, “mức phạt” ], “focusKeyword”: “xuất hóa đơn sai thời điểm”
}