Miễn phí hóa đơn điện tử 2026: Doanh nghiệp nào được hưởng ưu đãi 12 tháng?
Bạn có biết, từ ngày 21/04/2026, Bộ Tư pháp chính thức công bố tài liệu thẩm định dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử? Điểm đáng chú ý nhất là đề xuất miễn phí sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng cho một số đối tượng nhất định. Quy định này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh trên toàn quốc, bao gồm cả các đơn vị tại Long Biên, Hà Nội. Vậy cụ thể, những ai được miễn phí? Thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử khi có biến động ra sao? Hãy cùng ANC Việt Nam phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây.
Điều 11 Dự thảo Nghị định: 2 nhóm đối tượng được miễn phí hóa đơn điện tử có mã
Theo Điều 11 của dự thảo Nghị định, việc miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được áp dụng trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng. Cụ thể, có hai nhóm đối tượng chính:
- Nhóm 1: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn. Danh mục địa bàn này được xác định theo quy định về ưu đãi đầu tư.
- Nhóm 2: Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác (không thuộc nhóm 1) theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Bộ Tài chính. Tuy nhiên, nhóm này không bao gồm doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.
Cục Thuế sẽ trực tiếp thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cung cấp miễn phí cho các đối tượng trên. Điều này giúp giảm gánh nặng tài chính cho các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những đơn vị mới thành lập hoặc hoạt động tại vùng khó khăn.
Ví dụ: Công ty A là doanh nghiệp siêu nhỏ tại huyện Mường Nhé, tỉnh Điện Biên (địa bàn đặc biệt khó khăn). Nếu công ty A đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ tháng 7/2026, thì từ tháng 7/2026 đến tháng 6/2027, công ty sẽ được miễn phí hoàn toàn dịch vụ. Từ tháng 7/2027 trở đi, công ty phải trả phí theo thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ.
Thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử: 3 bước thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (ví dụ: thay đổi người đại diện pháp luật, địa chỉ kinh doanh, ngành nghề…), việc cập nhật kịp thời là bắt buộc. Theo khoản 4 Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), quy trình thực hiện như sau:
- Bước 1: Xác định loại thay đổi. Nếu thay đổi về người đại diện theo pháp luật, đại diện hộ kinh doanh, thành viên góp vốn, chủ sở hữu, thì thực hiện theo quy trình đăng ký mới (khoản 1a). Nếu thay đổi các thông tin khác (địa chỉ, số điện thoại…), Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi yêu cầu xác nhận qua email hoặc điện thoại.
- Bước 2: Sau khi thay đổi thông tin, doanh nghiệp gửi lại cơ quan thuế Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Lưu ý: trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử thì không phải thực hiện thủ tục này.
- Bước 3: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý theo quy định tại khoản 2 Điều 15. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin sau khi được cập nhật trên hệ thống.
Ví dụ: Công ty B thay đổi địa chỉ trụ sở chính từ quận 1 sang quận 3, TP.HCM. Kế toán công ty cần đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, chọn mục “Thay đổi thông tin hóa đơn điện tử”, điền Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT với thông tin mới, và gửi. Sau khi cơ quan thuế xác nhận, công ty B mới được xuất hóa đơn với địa chỉ mới.
Định dạng hóa đơn điện tử: 2 thành phần bắt buộc và 1 thành phần bổ sung
Theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), định dạng hóa đơn điện tử được quy định rất chi tiết để đảm bảo tính thống nhất và khả năng truyền nhận dữ liệu. Cụ thể:
| Thành phần | Mô tả | Áp dụng cho |
|---|---|---|
| Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ | Bao gồm các trường thông tin như tên hóa đơn, ký hiệu, số hóa đơn, tên người bán, người mua, hàng hóa, thuế suất, tổng tiền… | Tất cả hóa đơn điện tử |
| Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số | Chữ ký số của người bán (và người mua nếu có) để đảm bảo tính pháp lý | Tất cả hóa đơn điện tử |
| Thành phần chứa dữ liệu mã của cơ quan thuế | Mã xác thực do cơ quan thuế cấp, giúp tra cứu và kiểm tra hóa đơn | Chỉ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế |
Định dạng này sử dụng ngôn ngữ XML (eXtensible Markup Language) để đảm bảo dữ liệu có thể được chia sẻ và xử lý giữa các hệ thống công nghệ thông tin khác nhau. Tổng cục Thuế sẽ xây dựng và công bố thành phần dữ liệu nghiệp vụ, cũng như cung cấp công cụ hiển thị nội dung hóa đơn.
3 câu hỏi thường gặp về miễn phí và thủ tục hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp tôi mới thành lập tại Long Biên, Hà Nội có được miễn phí không?
Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư, bạn sẽ được miễn phí. Tuy nhiên, Long Biên là quận nội thành Hà Nội, không thuộc danh mục này. Do đó, doanh nghiệp tại Long Biên chỉ có thể được miễn phí nếu thuộc nhóm 2 (theo đề nghị của UBND thành phố Hà Nội gửi Bộ Tài chính) và không hoạt động tại khu công nghiệp, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao.
Thủ tục thay đổi thông tin hóa đơn điện tử có mất phí không?
Theo quy định hiện hành, việc thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế là miễn phí. Doanh nghiệp chỉ phải trả phí nếu sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để thực hiện thay đổi.
Sau 12 tháng miễn phí, doanh nghiệp có thể gia hạn không?
Dự thảo Nghị định không quy định về việc gia hạn thời gian miễn phí. Sau 12 tháng, doanh nghiệp phải tự chi trả phí dịch vụ theo hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp vẫn đáp ứng các điều kiện tại thời điểm đó, có thể xem xét các chính sách ưu đãi khác nếu có.