# Biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót 2026: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

Source: Post ID 33051
Generated: 2026-10-17T18:18:30.283220

---

⚠️ Bài viết đang chờ bổ sung tra cứu chéo — thông tin chính sách/ngày hiệu lực chưa được đối chiếu đủ hai nguồn. Vui lòng đối chiếu thêm trước khi áp dụng.

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC.

## Vì sao việc điều chỉnh hoặc thay thế [hóa đơn điện tử](https://ancvietnam.com/category/hoa-don-dien-tu/ "hóa đơn điện tử") sai sót lại quan trọng?

**Tóm tắt:** Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC. Bài viết hướng dẫn chi tiết các điều kiện, hồ sơ, quy trình lập biên bản, lựa chọn hình thức điều chỉnh hay thay thế, và các lưu ý pháp lý để tránh vi phạm và phạt.

**Thông tin quan trọng:**

- Vì sao việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử sai sót lại quan trọng?
  Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp rủi ro khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, dẫn đến việc bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh, thậm chí chịu phạt

**Chi phí:** 30.000 VNĐ

Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp rủi ro khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, dẫn đến việc bị cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh, thậm chí chịu phạt. Khi một hóa đơn đã được cấp mã số thuế nhưng chứa sai sót (sai thông tin người mua, hàng hoá, số lượng, thuế suất...), việc không thực hiện điều chỉnh kịp thời sẽ khiến doanh nghiệp mất quyền khấu trừ [thuế GTGT](https://ancvietnam.com/category/thue-gtgt/ "thuế GTGT"), bị truy thu và có thể bị phạt hành chính theo quy định của **Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT)‑BTC**. Do đó, nắm rõ quy trình lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế là yếu tố then chốt để bảo vệ lợi ích tài chính và tuân thủ pháp luật.

[![Infographic: Biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót 2026: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp](https://ancvietnam.com/wp-content/uploads/2026/10/infographic-bien-ban-dieu-chinh-thay-the-hoa-don-sai-1792235814.png)](https://ancvietnam.com/wp-content/uploads/2026/10/infographic-bien-ban-dieu-chinh-thay-the-hoa-don-sai-1792235814.png?utm_source=infographic&utm_medium=viral&utm_campaign=Bi%C3%AAn+b%E1%BA%A3n+%C4%91i%E1%BB%81u+ch%E1%BB%89nh%2C+thay+th%E1%BA%BF+h%C3%B3a+%C4%91%C6%A1n+sai+s%C3%B3t+2026%3A+H%C6%B0%E1%BB%9Bng+d%E1%BA%ABn+chi+ti%E1%BA%BFt+cho+doanh+nghi%E1%BB%87p)

Infographic — Biên bản điều chỉnh, thay thế hóa đơn sai sót 2026: Hướng dẫn chi tiết cho doanh

## Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi lập biên bản

- Hóa đơn điện tử đã lập sai (có hoặc chưa có mã số thuế).
- Hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho hoặc bất kỳ chứng từ nào chứng minh giao dịch thực tế.
- Văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua ghi rõ nội dung sai (trừ các trường hợp được miễn như chuyển dữ liệu theo Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ‑CP).
- Mẫu biên bản điều chỉnh hoặc thay thế (có thể tải về từ trang web của ANC Việt Nam).
- Đối với hóa đơn có mã số thuế: bản sao mã số thuế do cơ quan thuế cấp.
- Đối với hóa đơn không có mã: bản sao website hoặc thông báo công khai (nếu có).

## Quy trình thực hiện từng bước để lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế

1. **Xác định loại lỗi và hình thức xử lý.** Nếu lỗi liên quan đến ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn – chỉ được lập *hóa đơn điều chỉnh*. Nếu lỗi do máy tính tiền hoặc các trường hợp đặc thù (ví dụ: hàng trả lại toàn bộ) – chỉ được lập *hóa đơn thay thế*. Tham khảo bảng so sánh dưới đây.
2. **Chuẩn bị văn bản thỏa thuận.** Khi người mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, cần ký biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai, số lượng, giá trị và lý do điều chỉnh. Đối với cá nhân, có thể thông báo qua email hoặc đăng trên website.
3. **Lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế.**
   - Đối với *hóa đơn điều chỉnh*, ghi dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" và ghi số tiền điều chỉnh (dương cho tăng, âm cho giảm).
   - Đối với *hóa đơn thay thế*, ghi dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm".
4. **Ký số điện tử.** Người bán ký số trên hóa đơn mới. Nếu hóa đơn mới chưa có mã số thuế, gửi cho cơ quan thuế để cấp mã trước khi chuyển cho người mua.
5. **Gửi biên bản và hóa đơn mới cho người mua.** Đối với hóa đơn có mã, gửi trực tiếp qua hệ thống e‑invoice; đối với không có mã, gửi file kèm biên bản thỏa thuận.
6. **Lưu trữ hồ sơ.** Lưu giữ biên bản thỏa thuận, bản sao hóa đơn điều chỉnh/đổi thế và các chứng từ liên quan tại nơi kinh doanh để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
7. **Kê khai thuế.** Người bán khai vào kỳ phát sinh, người mua khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh/đổi thế theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT‑BTC.

**💡 Lưu ý:** Nếu trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai cùng thông tin người mua, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/đổi thế duy nhất và đính kèm bảng kê (Mẫu 01/BK‑ĐCTT Phụ lục III).

## Chi phí và thời gian xử lý biên bản điều chỉnh/đổi thế

| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian dự kiến |
| --- | --- | --- |
| Chuẩn bị hồ sơ, ký số điện tử | 0 (nếu doanh nghiệp đã có phần mềm ký số) | 1‑2 ngày làm việc |
| Gửi hồ sơ lên cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn không có mã) | Miễn phí | 3‑5 ngày làm việc |
| In ấn, lưu trữ biên bản (nếu cần) | Khoảng 10.000‑30.000 VNĐ/đợt | Ngay sau khi ký |

Trong hầu hết các trường hợp, không có khoản phí trực tiếp từ cơ quan thuế. Chi phí duy nhất phát sinh là chi phí phần mềm ký số và in ấn hồ sơ.

## Câu hỏi thường gặp (FAQ)

| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
| --- | --- | --- |
| Hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Thông tư 91/2026/TT‑BTC |
| Biên bản điều chỉnh | Adjustment Minutes | Thông tư 91/2026/TT‑BTC, Điểm b.2 khoản 1 Điều 10 |

### Làm sao biết mình phải lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế?

Theo khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT‑BTC, nếu lỗi liên quan đến ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn đã lập sai, chỉ được lập **hóa đơn điều chỉnh**. Nếu lỗi phát sinh do máy tính tiền hoặc khi hàng hoá đã trả lại, doanh nghiệp phải lập **hóa đơn thay thế**. Bảng so sánh dưới đây giúp xác định nhanh.

### Trong trường hợp nhiều hóa đơn sai cùng tháng, có cần lập biên bản cho từng hóa đơn?

Không. Khi các hóa đơn sai có cùng người mua, cùng nội dung (hàng hoá, đơn giá, thuế suất) trong cùng tháng, doanh nghiệp được lập **một** biên bản điều chỉnh/đổi thế duy nhất và đính kèm bảng kê chi tiết (Mẫu 01/BK‑ĐCTT Phụ lục III).

### Nếu người mua là cá nhân, tôi có cần ký biên bản thỏa thuận không?

Đối với cá nhân, người bán chỉ cần thông báo cho người mua (qua email, tin nhắn, hoặc đăng trên website nếu có). Không bắt buộc ký biên bản, nhưng nên lưu lại bằng chứng thông báo để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

## Tóm tắt và bước tiếp theo

Việc phát hiện và xử lý kịp thời các hóa đơn điện tử sai sót giúp doanh nghiệp duy trì quyền khấu trừ thuế, tránh truy thu và phạt. Các bước chính bao gồm: xác định loại lỗi, chuẩn bị văn bản thỏa thuận, lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế, ký số, gửi cho người mua và lưu trữ hồ sơ. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra dữ liệu hóa đơn để phát hiện sớm và thực hiện quy trình trên.

Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc lập biên bản hoặc cần tư vấn chi tiết về Thông tư 91/2026/TT‑BTC, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ qua hotline 0942597477.

Đội ngũ ANC Việt Nam
Chuyên viên Kế toán Thuế

Chứng chỉ hành nghề Kế toán
Chứng chỉ Đại lý Thuế

Với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế và kế toán, tôi đã tư vấn cho hàng nghìn doanh nghiệp về các vấn đề thuế, kế toán và tuân thủ pháp luật

[LinkedIn](https://www.linkedin.com/company/ancvietnam)

### Bài viết liên quan

- [Khai thuế nhà thầu nước ngoài 2025: Khai theo tháng hay…](https://ancvietnam.com/2026/10/17/khai-thue-nha-thau-nuoc-ngoai-2025-khai-theo-thang-hay-tung/)
- [Cách tính giá trị thuế GTGT cho hàng hóa biếu tặng &…](https://ancvietnam.com/2026/10/17/cach-tinh-gia-tri-thue-gtgt-cho-hang-hoa-bieu-tang-khuyen-ma/)

### 💬 Cần tư vấn về chủ đề này?

Đội ngũ **ANC Việt Nam** — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.

[📩 Liên hệ tư vấn](https://ancvietnam.com/lien-he/?utm_source=blog&utm_medium=cta&utm_campaign=anc_cta)
[💬 Nhắn Zalo](https://zalo.me/ancvietnam)
[📞 0942 597 477](tel:0942597477)
[Xem dịch vụ Kế toán — Thuế →](https://ancvietnam.com/2021/04/13/dich-vu-ke-toan/)

Hoặc inbox [Facebook ANC Việt Nam](https://www.facebook.com/ancvietnam) — phản hồi trong giờ hành chính.

📋

**Tải checklist miễn phí**
 — 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)

[⬇ Tải checklist](https://ancvietnam.com/lien-he/?utm_source=blog&utm_medium=leadmagnet&utm_campaign=checklist15#form)