# Ai phải điều chỉnh hóa đơn khi trả lại hàng? Hướng dẫn chi tiết 2025

Source: Post ID 29906
Generated: 2026-09-29T21:13:51.716909

---

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc chung là người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại.

## Ai phải điều chỉnh hóa đơn khi người mua trả lại hàng hóa?

**Tóm tắt:** Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc chung là người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại. Quy trình điều chỉnh được quy định chi tiết tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT‑BTC, yêu cầu lưu giữ đầy đủ chứng từ và thực hiện các bước lập, ký và gửi hóa đơn điện tử theo chuẩn XML.

Trong giao dịch thương mại, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (kể cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị), câu hỏi thường gặp nhất là: **ai chịu trách nhiệm điều chỉnh hóa đơn?** Theo *Điều 10, khoản 5, điểm c* của **Thông tư 91/2026/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT)‑BTC**, trách nhiệm chính thuộc về **người bán**. Trừ khi hai bên có thỏa thuận bằng văn bản để người mua tự lập hóa đơn trả lại và giao cho người bán, thì người mua mới thực hiện điều chỉnh.

[![Infographic: Ai phải điều chỉnh hóa đơn khi trả lại hàng? Hướng dẫn chi tiết 2025](https://ancvietnam.com/wp-content/uploads/2026/09/infographic-ai-phai-dieu-chinh-hoa-don-khi-tra-lai-h-1790691199.png)](https://ancvietnam.com/wp-content/uploads/2026/09/infographic-ai-phai-dieu-chinh-hoa-don-khi-tra-lai-h-1790691199.png?utm_source=infographic&utm_medium=viral&utm_campaign=Ai+ph%E1%BA%A3i+%C4%91i%E1%BB%81u+ch%E1%BB%89nh+h%C3%B3a+%C4%91%C6%A1n+khi+tr%E1%BA%A3+l%E1%BA%A1i+h%C3%A0ng%3F+H%C6%B0%E1%BB%9Bng+d%E1%BA%ABn+chi+ti%E1%BA%BFt+2025)

Infographic — Ai phải điều chỉnh hóa đơn khi trả lại hàng? Hướng dẫn chi tiết 2025

## Căn cứ pháp lý và quy trình điều chỉnh hóa đơn trả lại hàng hóa

Quy định chi tiết được nêu trong **Điểm c, khoản 5, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT‑BTC** như sau:

- **Trường hợp trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa**: Người bán lập *hóa đơn điều chỉnh*. Nếu có thỏa thuận, người mua lập *hóa đơn trả lại* và giao cho người bán.
- **Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu**: Khi trả lại, nếu người mua là đối tượng sử dụng [hóa đơn điện tử](https://ancvietnam.com/category/hoa-don-dien-tu/ "hóa đơn điện tử"), người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại cho người bán.
- **Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm**: Người bán dựa trên hóa đơn đã lập, lập *hóa đơn điều chỉnh* và ghi rõ số tiền, lý do hoàn/giảm.
- **Hoạt động bất động sản, xây dựng**: Khi có hủy hoặc chấm dứt giao dịch, người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử theo cùng quy định.

Trong mọi trường hợp, **hai bên phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan** và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

**💡 Lưu ý:** Hồ sơ cần bao gồm hợp đồng mua bán, biên bản trả lại, và bản sao hóa đơn gốc để tránh tranh chấp và kiểm tra thuế.

## Các bước thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC

Quy trình chuẩn gồm các bước sau:

1. **Xác định loại trả lại**: Toàn bộ, một phần, hoặc đổi hàng.
2. **Kiểm tra thỏa thuận**: Xác nhận có thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hay không.
3. **Lập hóa đơn điều chỉnh (hoặc trả lại)**:
   - Sử dụng định dạng XML theo *Điều 3 Thông tư 91/2026/TT‑BTC*.
   - Điền đầy đủ các trường dữ liệu nghiệp vụ và chữ ký số.
4. **Gửi hóa đơn điện tử** tới cơ quan thuế qua kênh kết nối (MPLS VPN, Web Service, SOAP).
5. **Lưu trữ chứng từ** trong hệ thống kế toán và sẵn sàng cung cấp khi kiểm tra.

Đối với doanh nghiệp có hệ thống máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế, việc khởi tạo và gửi hóa đơn được thực hiện tự động, giảm thiểu sai sót.

## Lưu ý thường gặp và các rủi ro khi không tuân thủ

Mặc dù quy định đã rõ ràng, nhưng trong thực tế doanh nghiệp thường gặp những sai sót sau:

- **Không lập hóa đơn điều chỉnh** khi trả lại hàng, dẫn đến chênh lệch doanh thu và [thuế GTGT](https://ancvietnam.com/category/thue-gtgt/ "thuế GTGT").
- **Thiếu chứng từ hỗ trợ** (biên bản trả lại, hợp đồng) khiến cơ quan thuế không chấp nhận điều chỉnh.
- **Sử dụng sai định dạng XML** hoặc không ký số đúng, khiến hóa đơn bị trả lại bởi hệ thống thuế.
- **Không ghi rõ lý do hoàn/giảm phí** trong trường hợp bảo hiểm, gây khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp.

Việc không tuân thủ có thể dẫn đến **phạt hành chính** theo quy định chung về kê khai, nộp thuế không đúng, tuy không có mức phạt cụ thể trong nguồn, nhưng doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm bù thu, nộp lãi suất chậm nộp và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

**🚨 Cảnh báo:** Khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, nếu không có đầy đủ hồ sơ điều chỉnh, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế và áp dụng mức phạt theo Nghị định 125/2023/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 125/2023/N)Đ‑CP.

| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
| --- | --- | --- |
| Hóa đơn điều chỉnh | Adjusted Invoice | Thông tư 91/2026/TT‑BTC, khoản 5, điểm c |
| Hóa đơn trả lại | Return Invoice | Thông tư 91/2026/TT‑BTC, khoản 5, điểm c.1 |
| Định dạng XML | XML Format | Điều 3, Thông tư 91/2026/TT‑BTC |
| Chữ ký số | Digital Signature | Luật Giao dịch điện tử 2005 |

## Câu hỏi thường gặp (FAQ)

### Doanh nghiệp có thể để người mua tự lập hóa đơn trả lại mà không có thỏa thuận bằng văn bản không?

Theo khoản c, điểm c.1 của Thông tư 91/2026/TT‑BTC, việc người mua tự lập hóa đơn chỉ hợp pháp khi có **thỏa thuận bằng văn bản** giữa hai bên. Nếu không có thỏa thuận, trách nhiệm lập và gửi hóa đơn điều chỉnh vẫn thuộc về người bán.

### Trong trường hợp hàng hóa đã đăng ký quyền sở hữu, người mua phải lập hóa đơn trả lại hay người bán?

Nếu hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu và người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, **người mua sẽ lập hóa đơn trả lại** và giao cho người bán, theo quy định tại điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT‑BTC.

### Doanh nghiệp bảo hiểm khi hoàn phí bảo hiểm chưa thu tiền phải lập hóa đơn điều chỉnh như thế nào?

Doanh nghiệp bảo hiểm dựa trên dữ liệu phí chưa thu để **lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp** cho các khoản phí chưa thu của tháng trước, kèm theo bảng kê số hóa đơn, số tiền và thuế điều chỉnh, theo quy định tại điểm c.2 khoản 5 Thông tư 91/2026/TT‑BTC.

## Hành động ngay cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với việc trả lại hàng hóa, hãy thực hiện ngay các bước sau:

- Kiểm tra lại hợp đồng và xác định có thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại hay không.
- Thu thập đầy đủ chứng từ (biên bản trả lại, hợp đồng, hóa đơn gốc).
- Lập *hóa đơn điều chỉnh* hoặc *hóa đơn trả lại* theo định dạng XML, ký số và gửi qua kênh kết nối đã đăng ký.
- Lưu trữ hồ sơ điện tử và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.

Đối với doanh nghiệp chưa có hệ thống ký số hoặc kết nối VPN, nên liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán hoặc để được hỗ trợ triển khai nhanh chóng.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn chi tiết về quy trình điều chỉnh hóa đơn hoặc triển khai hệ thống hóa đơn điện tử, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ qua hotline 0942597477.

Đội ngũ ANC Việt Nam
Chuyên viên Kế toán Thuế

Chứng chỉ hành nghề Kế toán
Chứng chỉ Đại lý Thuế

Với 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thuế và kế toán, tôi đã tư vấn cho hàng nghìn doanh nghiệp về các vấn đề thuế, kế toán và tuân thủ pháp luật

[LinkedIn](https://www.linkedin.com/company/ancvietnam)

### Bài viết liên quan

- [Kế toán trưởng: Phụ cấp chức vụ hay phụ cấp trách nhiệm?…](https://ancvietnam.com/2026/09/29/ke-toan-truong-phu-cap-chuc-vu-hay-phu-cap-trach-nhiem-2025/)
- [Ưu đãi thuế TNDN 2026-2027: Có được cộng dồn theo Nghị…](https://ancvietnam.com/2026/09/29/uu-dai-thue-tndn-2026-2027-co-duoc-cong-don-theo-nghi-quyet/)

### 💬 Cần tư vấn về chủ đề này?

Đội ngũ **ANC Việt Nam** — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.

[📩 Liên hệ tư vấn](https://ancvietnam.com/lien-he/?utm_source=blog&utm_medium=cta&utm_campaign=anc_cta)
[💬 Nhắn Zalo](https://zalo.me/ancvietnam)
[📞 0942 597 477](tel:0942597477)
[Xem dịch vụ Kế toán — Thuế →](https://ancvietnam.com/2021/04/13/dich-vu-ke-toan/)

Hoặc inbox [Facebook ANC Việt Nam](https://www.facebook.com/ancvietnam) — phản hồi trong giờ hành chính.

📋

**Tải checklist miễn phí**
 — 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)

[⬇ Tải checklist](https://ancvietnam.com/lien-he/?utm_source=blog&utm_medium=leadmagnet&utm_campaign=checklist15#form)