Thù lao thu hộ chi hộ cơ quan nhà nước có phải lập hóa đơn 2026?

Ban biên tập ANC · Đăng ngày 02/11/2026

Khi thực hiện các hoạt động thu hộ, chi hộ theo ủy quyền của cơ quan nhà nước, nhiều doanh nghiệp và tổ chức băn khoăn: Nhận tiền thù lao từ hoạt động thu hộ, chi hộ cho cơ quan nhà nước có phải lập hóa đơn không? Việc xác định đúng quy định về hóa đơn điện tử giúp người nộp thuế tuân thủ chuẩn xác pháp luật quản lý thuế và tránh rủi ro khi hạch toán. Dưới đây là tư vấn chi tiết từ ANC Việt Nam dành cho các cơ sở kinh doanh, doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội và trên cả nước.

Theo khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thù lao nhận từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ thuộc nhóm khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Cơ sở pháp lý về việc nhận thù lao thu hộ, chi hộ cho cơ quan nhà nước

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), các khoản thù lao mà cơ sở kinh doanh nhận được từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Lý do là khoản tiền này được xếp vào nhóm các khoản thu không liên quan trực tiếp đến hoạt động bán hàng hóa hay cung cấp dịch vụ thương mại của cơ sở kinh doanh.

Khi tiếp nhận các khoản thù lao này, doanh nghiệp chỉ cần căn cứ vào chứng từ thu tiền, văn bản ủy quyền hoặc hợp đồng thu hộ, chi hộ ký kết với cơ quan nhà nước để làm căn cứ hạch toán doanh thu, chi phí theo quy định kế toán hiện hành mà không cần phải phát hành hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.

Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

Căn cứ khoản 8 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm các khoản thu quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 và điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-181-2025-ND-CP-huong-dan-Luat-Thue-gia-tri-gia-tang-646124.aspx) của Chính phủ (hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng). Chi tiết các trường hợp này bao gồm:

• Hàng hóa, dịch vụ nội bộ: Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như xuất chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục sản xuất;
• Hàng hóa, dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh: Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm tài sản cố định (Property, Plant and Equipment, IAS 16) do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);
• Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: Các khoản bồi thường bằng tiền (bao gồm tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, tiền thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, và các khoản thu tài chính.

Như vậy, theo quy định pháp luật Việt Nam, thù lao thu hộ, chi hộ cho cơ quan nhà nước được xem là khoản thu tài chính/khoản thu không liên quan đến hoạt động cung ứng dịch vụ thương mại, do đó hoàn toàn miễn trừ nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử.

Nguyên tắc quản lý hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Bên cạnh các trường hợp không phải lập hóa đơn, Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) cũng quy định rõ về việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đối với các cơ sở cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn, được lập từ hệ thống tính tiền của người bán và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.

Căn cứ khoản 9 Điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), loại hóa đơn này phải đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau:

• Khả năng nhận biết: Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Chữ ký số: Không bắt buộc phải có chữ ký số trên hóa đơn;
• Tính hợp pháp của chi phí: Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (khi tra cứu thông tin từ Hệ thống thông tin quản lý thuế) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Quy trình 6 bước xin cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Đối với các tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, quy trình thực hiện được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx) như sau:

• Bước 1: Gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSDT Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Thong-tu-91-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-va-Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-699151.aspx), đồng thời truy cập vào Hệ thống thông tin quản lý thuế để thực hiện lập hóa đơn điện tử.
• Bước 2 (Trường hợp cấp hóa đơn bán hàng): Nếu người nộp thuế thuộc đối tượng cấp hóa đơn bán hàng theo từng lần phát sinh tại điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) thì phải nộp đầy đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp (bao gồm thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế và các loại thuế, phí khác nếu có).
• Bước 3 (Trường hợp cấp hóa đơn GTGT): Nếu người nộp thuế thuộc đối tượng cấp hóa đơn giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh tại điểm b khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) thì phải nộp đủ số thuế giá trị gia tăng phát sinh trên hóa đơn hoặc số phát sinh phải nộp theo quy định.
• Bước 4 (Trường hợp bán tài sản công): Nếu thuộc trường hợp cấp hóa đơn bán tài sản công có mã của cơ quan thuế quy định tại điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) thì người nộp thuế không phải khai và không phải nộp số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp.
• Bước 5 (Cơ quan thuế cấp mã): Sau khi người nộp thuế đã hoàn thành nộp đủ số thuế phát sinh (nếu có), chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp mã trên hóa đơn điện tử. Người nộp thuế chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
• Bước 6 (Khai thuế): Người nộp thuế lập và nộp hồ sơ khai thuế tương ứng với giao dịch phát sinh theo đúng thời hạn và hướng dẫn của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý kê khai thuế đối với doanh nghiệp tại địa bàn Hà Nội

Đối với các tổ chức, hộ kinh doanh trên địa bàn quận Long Biên, Hà Nội, khi có vướng mắc về thủ tục cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh hoặc xác định nghĩa vụ thuế đối với các khoản thu hộ, chi hộ, người nộp thuế có thể liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ người nộp thuế tại Đội Thuế Long Biên — Thuế cơ sở Long Biên (địa chỉ tại 453 Nguyễn Văn Linh, thuộc Thuế TP Hà Nội, Chi cục Thuế khu vực I — Cục Thuế, Bộ Tài chính; tổ chức lại từ 01/03/2025 theo QĐ 381/QĐ-BTC) để được hướng dẫn chi tiết.

Doanh nghiệp cần lưu ý lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ bao gồm văn bản giao nhiệm vụ/hợp đồng ủy quyền thu hộ, chi hộ, biên bản đối chiếu số liệu và chứng từ thanh toán tiền thù lao từ ngân sách hoặc cơ quan nhà nước để phục vụ công tác giải trình, quyết toán thuế sau này.

Tóm tắt quy định về thù lao thu hộ, chi hộ cho cơ quan nhà nước

Tóm lại, khoản tiền thù lao nhận từ hoạt động thu hộ, chi hộ cho cơ quan nhà nước theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) thuộc nhóm không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp chỉ cần lập chứng từ thu tiền và lưu giữ hồ sơ pháp lý liên quan để ghi nhận doanh thu (Revenue Recognition, IFRS 15) phù hợp. Nắm vững quy định này sẽ giúp các đơn vị chủ động trong quản lý tài chính và tuân thủ đúng pháp luật thuế.