🎧 Nghe bài viết
Khi doanh nghiệp mua nông sản trực tiếp từ hộ sản xuất, việc lập hóa đơn phụ thuộc vào việc hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa.
Hộ kinh doanh có phải lập hóa đơn khi mua nông sản trực tiếp từ người sản xuất?
Doanh nghiệp đang cân nhắc mua nông sản do hộ kinh doanh tự sản xuất thường đặt ra câu hỏi: có cần yêu cầu hộ lập hóa đơn không? Câu trả lời phụ thuộc vào việc hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hay chưa, và mức doanh thu năm của hộ.
Quy định pháp lý về việc sử dụng hóa đơn điện tử và ngoại lệ
Theo khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Nghi-dinh-68-2026-ND-CP-chinh-sach-thue-va-quan-ly-thue-doi-voi-ho-kinh-doanh-ca-nhan-kinh-doanh-685358.aspx) được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 1 Nghị định 141/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Nghi-dinh-141-2026-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-68-2026-ND-CP-chinh-sach-thue-ho-ca-nhan-kinh-doanh-703882.aspx), hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Nếu hộ có nhiều địa điểm kinh doanh, mã số thuế chung được dùng cho tất cả các cửa hàng và phải ghi rõ mã địa điểm trên hóa đơn.
Đối với hộ có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống, nếu đáp ứng điều kiện và có nhu cầu, họ có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền kết nối dữ liệu).
Ngược lại, khoản 1 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) quy định trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể, hộ kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua theo quy định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không bắt buộc lập hóa đơn, trừ khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi không lập hóa đơn: Bảng kê thu mua mẫu 02/TNDN
Khi hộ kinh doanh chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (doanh thu ≤ 01 tỷ đ và không đăng ký), doanh nghiệp phải lập bảng kê thu mua theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Thong-tu-20-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-doanh-nghiep-va-Nghi-dinh-320-2025-ND-CP-672539.aspx). Hồ sơ này được công nhận là chứng từ hợp lệ để tính vào chi phí được trừ.
- Thông tin cần ghi đầy đủ: tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (CCCD) của người bán.
- Chi tiết hàng hóa: loại nông sản, số lượng, đơn giá, giá trị thanh toán.
- Đối với giao dịch có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên trong ngày, phải thanh toán không dùng tiền mặt và kèm theo chứng từ thanh toán.
Ví dụ minh họa (giả định): doanh nghiệp mua 200 kg gạo từ hộ A, giá 30 000 đ/kg, tổng giá trị 6 000 000 đ. Doanh nghiệp ghi vào bảng kê: “Hộ A, 123 Đường Làng, CCCD 0123456789, Gạo, 200 kg, 30 000 đ/kg, 6 000 000 đ”.
Quy trình thực hiện và các lưu ý khi lập hóa đơn điện tử
Đối với hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (doanh thu > 01 tỷ đ hoặc tự nguyện đăng ký), quy trình như sau:
- Hộ kinh doanh đăng ký mã số thuế và nhận mã số hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế.
- Sử dụng máy tính tiền hoặc phần mềm kế toán kết nối dữ liệu với cơ quan thuế để khởi tạo hóa đơn điện tử.
- Ghi rõ thông tin người mua (tên công ty, mã số thuế, địa chỉ) và chi tiết nông sản bán ra.
- Gửi hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế qua hệ thống quốc gia và lưu trữ bản sao điện tử.
- Doanh nghiệp nhận hóa đơn điện tử, nhập vào phần mềm kế toán và dùng làm chứng từ tính chi phí được trừ.
Trong trường hợp hộ kinh doanh chưa đăng ký nhưng doanh thu vượt 01 tỷ đồng, họ sẽ bị coi là bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn điện tử. Không tuân thủ có thể dẫn đến phạt hành chính theo quy định của Nghị định 254/2026 (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), tuy nhiên mức phạt cụ thể không được nêu trong nguồn.
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử | Electronic Invoice | Nghị định 68/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Nghi-dinh-68-2026-ND-CP-chinh-sach-thue-va-quan-ly-thue-doi-voi-ho-kinh-doanh-ca-nhan-kinh-doanh-685358.aspx), Nghị định 141/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Nghi-dinh-141-2026-ND-CP-sua-doi-Nghi-dinh-68-2026-ND-CP-chinh-sach-thue-ho-ca-nhan-kinh-doanh-703882.aspx) |
| Bảng kê thu mua | Purchase Register | Thông tư 20/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Thong-tu-20-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-doanh-nghiep-va-Nghi-dinh-320-2025-ND-CP-672539.aspx), Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) |
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp có thể dùng bảng kê thu mua thay cho hóa đơn khi mua nông sản dưới 1 tỷ đ?
Đúng. Nếu hộ kinh doanh chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và doanh thu năm ≤ 01 tỷ đ, doanh nghiệp được phép sử dụng bảng kê thu mua mẫu 02/TNDN làm chứng từ tính chi phí được trừ, theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) và Thông tư 20/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Thong-tu-20-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-doanh-nghiep-va-Nghi-dinh-320-2025-ND-CP-672539.aspx).
Hộ kinh doanh có doanh thu 800 triệu đ nhưng đã tự nguyện đăng ký hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải nhận hóa đơn điện tử hay bảng kê?
Doanh nghiệp phải nhận hóa đơn điện tử do hộ đã đăng ký sử dụng. Trường hợp này không thuộc ngoại lệ, vì hộ đã tự nguyện đăng ký dù doanh thu dưới ngưỡng 1 tỷ đ.
Trong trường hợp giao dịch trên 5 triệu đ trong ngày, có bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt không?
Có. Theo quy định trong khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Doanh-nghiep/Thong-tu-20-2026-TT-BTC-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-doanh-nghiep-va-Nghi-dinh-320-2025-ND-CP-672539.aspx), nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân ≥ 05 triệu đ, phải thanh toán không dùng tiền mặt và kèm theo chứng từ thanh toán hợp lệ.
Hành động ngay cho doanh nghiệp
• Kiểm tra xem đối tác hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chưa.
• Nếu chưa, chuẩn bị mẫu 02/TNDN và ghi đầy đủ thông tin theo yêu cầu.
• Nếu đã đăng ký, yêu cầu cung cấp hóa đơn điện tử và nhập vào hệ thống kế toán ngay để đảm bảo chi phí được trừ hợp pháp.
Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc xác định loại chứng từ phù hợp hoặc cần hỗ trợ triển khai phần mềm hóa đơn điện tử, ANC Việt Nam sẵn sàng tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.