🎧 Nghe bài viết
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp bán hàng online phải lập hóa đơn ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho khách, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.
Bán hàng online: Lập hóa đơn khi giao hàng hay khi khách thanh toán?
Doanh nghiệp đang băn khoăn: có phải lập hóa đơn ngay khi giao hàng cho khách hay chỉ cần chờ khách thanh toán? Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể tiền đã được thu hay chưa. Vì vậy, trong môi trường thương mại điện tử, khi hàng được giao tới người mua (hoặc khi người mua nhận hàng tại điểm giao nhận), doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay lập tức.
Căn cứ pháp lý và thời điểm lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx)
Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Điều 9, khoản 1: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Điều 9, khoản 4, mục a: Đối với các dịch vụ có khối lượng lớn, phát sinh thường xuyên (ví dụ: dịch vụ thương mại điện tử, logistic, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm, …) thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
Điều này có nghĩa là, dù doanh nghiệp bán hàng online, nếu giao hàng cho khách, thời điểm lập hóa đơn là ngay lúc hàng được giao. Đối với các dịch vụ trên, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn trong vòng 7 ngày sau khi hoàn tất đối soát dữ liệu.
Quy trình thực hiện: Các bước doanh nghiệp cần làm để lập hóa đơn đúng thời điểm
- Xác định thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ: Kiểm tra chứng từ giao nhận, biên bản bàn giao hoặc xác nhận giao hàng của bên vận chuyển.
- Lập hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc nền tảng dịch vụ hóa đơn điện tử để tạo hóa đơn ngay khi quyền sở hữu được chuyển giao.
- Ký số điện tử: Người bán và người mua ký số trên hóa đơn điện tử. Nếu thời điểm ký số khác thời điểm lập, ký số phải được thực hiện không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ lúc lập hóa đơn.
- Gửi dữ liệu lên cơ quan thuế: Đối với hóa đơn có mã số thuế, gửi dữ liệu qua hệ thống quản lý thuế; đối với hóa đơn không có mã, chuyển dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính (thông qua nhà cung cấp dịch vụ).
- Lưu trữ và đối chiếu: Lưu trữ hóa đơn điện tử và các chứng từ liên quan ít nhất 10 năm, sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
Ký số và khai thuế: Khi nào người bán và người mua phải kê khai?
Theo phụ lục mục 7 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn, hiển thị ngày‑tháng‑năm dương lịch. Khi thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, quy định yêu cầu ký số phải thực hiện chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ lúc lập hóa đơn.
Về nghĩa vụ khai thuế:
- Người bán: Kê khai thuế GTGT dựa trên thời điểm lập hóa đơn (khi giao hàng).
- Người mua: Kê khai thuế đầu vào khi nhận được hóa đơn đầy đủ, đúng hình thức và nội dung, theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx).
Bảng thông tin chi tiết giao dịch: Doanh nghiệp nào phải lập và thời gian nộp
Đối với một số dịch vụ có khối lượng giao dịch lớn và được quản lý bằng phần mềm, doanh nghiệp phải lập Bảng thông tin chi tiết giao dịch (BITGD) và gửi cho cơ quan thuế. Các dịch vụ này bao gồm:
| STT | Dịch vụ |
|---|---|
| 1 | Dịch vụ ngân hàng |
| 2 | Dịch vụ trung gian thanh toán |
| 3 | Dịch vụ thông tin tín dụng |
| 4 | Kinh doanh chứng khoán |
| 5 | Giao dịch tài sản mã hóa |
| 6 | Dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các‑bon |
| 7 | Kinh doanh bảo hiểm |
| 8 | Dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử |
| 9 | Dịch vụ ngừng, cấp điện trở lại |
| 10 | Dịch vụ thương mại điện tử |
| 11 | Dịch vụ bưu chính, vận chuyển trực tiếp phục vụ thương mại điện tử |
| 12 | Dịch vụ vận tải hành khách công cộng (tàu điện, xe buýt) |
| 13 | Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh; dịch vụ trông giữ xe |
| 14 | Hoạt động chiếu phim và các dịch vụ khác |
BITGD phải được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định và gửi cho cơ quan thuế chậm nhất thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT (thường là ngày 20/01 cho kỳ trước). Việc không nộp BITGD đúng thời hạn sẽ dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính.