Bài viết hướng dẫn chi tiết cách hạch toán khoản tiền ăn ca theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, giải thích cách ghi sổ, tính thuế TNCN và việc không tính vào cơ sở bảo hiểm xã
Tại sao hạch toán tiền ăn ca theo Thông tư 99/2025 (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 99/2025) lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Tiền ăn ca là một trong những khoản phụ cấp thường gặp trong hợp đồng lao động. Nếu không hạch toán đúng chuẩn Thông tư 99/2025/TT-BTC (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 99/2025/TT-BTC), doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và bảo hiểm xã hội (BHXH), thậm chí bị truy thu hoặc phạt. Đặc biệt, mức miễn thuế 1,2 triệu đồng/người/tháng và việc không tính vào cơ sở BHXH từ ngày 01/7/2026 là những điểm cần nắm rõ để tránh sai sót.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để hạch toán tiền ăn ca
- Quy chế, chính sách phụ cấp ăn ca được phê duyệt nội bộ.
- Danh sách nhân viên và mức tiền ăn ca được tính trong tháng.
- Biên bản thanh toán (phiếu chi, chứng từ ngân hàng) cho khoản tiền ăn ca.
- Sổ kế toán, phần mềm kế toán có sẵn tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
- Hồ sơ thuế TNCN (nếu có phần vượt mức 1,2 triệu).
Quy trình hạch toán tiền ăn ca theo Thông tư 99/2025 – Bước từng bước
- Xác định tổng số tiền ăn ca phải trả trong kỳ. Tổng hợp từ bảng lương và chính sách phụ cấp.
- Ghi nhận khoản phải trả. Đối với mỗi nhân viên:
- Ghi Nợ các tài khoản chi phí: 622 (Chi phí tiền lương), 623 (Chi phí phụ cấp), 627 (Chi phí khác), 641 (Chi phí đào tạo), 642 (Chi phí phúc lợi) tùy vào nội dung.
- Ghi Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
- Thanh toán cho người lao động. Khi thực hiện chi trả (tiền mặt hoặc chuyển khoản):
- Ghi Nợ tài khoản 334 – Phải trả người lao động.
- Ghi Có tài khoản tiền mặt (111) hoặc tiền gửi ngân hàng (112) tương ứng.
- Kiểm tra tính thuế TNCN. Nếu tiền ăn ca > 1,2 triệu đồng/người/tháng, phần vượt phải ghi vào thu nhập chịu thuế và tính TNCN theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-699193.aspx).
- Đánh giá cơ sở bảo hiểm xã hội. Theo Công văn 1198/CTL&BHXH‑BHXH năm 2025, các khoản phụ cấp không được tính vào cơ sở BHXH bắt buộc.
Chi phí và thời gian xử lý hạch toán tiền ăn ca
| Hoạt động | Thời gian ước tính | Chi phí (VNĐ) |
|---|---|---|
| Thu thập dữ liệu và xác định số tiền | 1‑2 ngày | 0 (nội bộ) |
| Ghi sổ kế toán | 0,5 ngày | 0 (nội bộ) |
| Thanh toán và lập chứng từ | 0,5 ngày | Phí ngân hàng (nếu chuyển khoản) |
| Kiểm tra thuế TNCN (nếu vượt mức) | 0,5 ngày | 0 (nội bộ) |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Tiền ăn ca | Meal allowance | Thông tư 99/2025/TT-BTC |
| Thuế TNCN | Personal Income Tax | Nghị định 253/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-699193.aspx) |
| Bảo hiểm xã hội | Social Insurance | Luật Bảo hiểm xã hội 2024 |
Tiền ăn ca vượt mức 1,2 triệu đồng/tháng có phải tính thuế TNCN không?
Theo khoản g) Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-253-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Thue-thu-nhap-ca-nhan-699193.aspx), phần tiền ăn ca trả bằng tiền vượt quá 1,2 triệu đồng/người/tháng phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN và khai báo theo mẫu 02/KK‑TNCN.
Tiền ăn ca có được tính vào cơ sở bảo hiểm xã hội bắt buộc không?
Công văn 1198/CTL&BHXH‑BHXH năm 2025 (Cục Bảo hiểm xã hội) khẳng định các khoản phụ cấp như tiền ăn ca, xăng xe, điện thoại, đi lại không thuộc “tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc” nên không phải đóng BHXH.
Làm sao ghi sổ khi doanh nghiệp trả tiền ăn ca bằng phiếu ăn thay vì tiền mặt?
Nếu doanh nghiệp cấp phiếu ăn (hoặc suất ăn) thì không ghi nhận vào thu nhập chịu thuế TNCN và không ghi Nợ tài khoản chi phí tiền ăn ca; chỉ ghi Nợ tài khoản chi phí (622, 623…) và Có tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Khi phiếu ăn được tiêu thụ, ghi Nợ 334 – Phải trả người lao động, Có tài khoản chi phí liên quan (ví dụ 627 – Chi phí khác).
Tóm tắt và bước tiếp theo
Hạch toán tiền ăn ca theo Thông tư 99/2025/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 99/2025/TT)‑BTC yêu cầu ghi nhận đúng tài khoản chi phí và tài khoản phải trả, đồng thời kiểm tra mức miễn thuế 1,2 triệu đồng và loại trừ khoản này khỏi cơ sở bảo hiểm xã hội. Doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, thực hiện quy trình hạch toán hàng tháng và cập nhật phần mềm kế toán để tự động phản ánh các bút toán. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ chi tiết về thiết lập hệ thống kế toán hoặc tư vấn thuế TNCN, ANC Việt Nam sẵn sàng cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp qua hotline 0942597477.
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)