Số hóa đơn điện tử là số thứ tự duy nhất, tối đa 8 chữ số, được gán khi người bán lập hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Số hóa đơn điện tử là gì? – Khái niệm và tầm quan trọng
Doanh nghiệp Việt Nam đang chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Trong quá trình này, số hóa đơn điện tử là yếu tố cốt lõi, giúp xác định duy nhất mỗi chứng từ bán hàng, đồng thời hỗ trợ kiểm soát, truy xuất và phòng ngừa gian lận.
Theo Mục 2 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), số hóa đơn là số thứ tự được ghi bằng chữ số Ả‑rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm, không vượt quá 99 999 999.
Quy tắc lập số hóa đơn điện tử: thứ tự, độ dài và ký hiệu
- Số hóa đơn phải tăng dần theo thời gian, không được lặp lại.
- Trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số, số phải được gán liên tiếp từ số nhỏ đến số lớn.
- Đối với doanh nghiệp có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử, số vẫn phải được gán liên tục theo thời điểm ký số điện tử của người bán.
- Nếu không thể tuân thủ nguyên tắc trên, hệ thống phải đảm bảo số tăng theo thời gian, mỗi số chỉ được sử dụng một lần duy nhất và không vượt quá 8 chữ số.
| Trường hợp | Quy tắc gán số | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cơ sở đơn lẻ | Số tăng dần trong cùng ký hiệu mẫu | Bắt đầu từ 1, không vượt quá 99 999 999 trong năm |
| Nhiều cơ sở chung ký hiệu | Số tăng dần theo thời điểm ký số của người bán | Đảm bảo tính liên tục trên toàn hệ thống |
| Không thể duy trì thứ tự liên tục | Số tăng theo thời gian, duy nhất, tối đa 8 chữ số | Áp dụng khi hệ thống gặp lỗi kỹ thuật |
Tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử: quy định ngôn ngữ và cách ghi
Theo Mục 5 Phụ lục Nội dung của hóa đơn, tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và các thông tin liên quan phải được ghi bằng tiếng Việt. Tuy nhiên, khi hàng hóa hoặc dịch vụ có tên quốc tế, doanh nghiệp được phép ghi thêm tên bằng tiếng nước ngoài trong ngoặc đơn hoặc đặt dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn.
- Ví dụ: “Điện thoại Samsung Galaxy S23 (Samsung Galaxy S23)”.
- Đối với hàng hóa cần đăng ký quyền sở hữu (như bất động sản, xe ô tô), phải ghi đầy đủ các số hiệu, ký hiệu đặc trưng theo quy định pháp luật.
- Trong lĩnh vực vận tải, cần ghi biển số, hành trình hoặc thông tin người gửi hàng tùy theo hình thức kinh doanh.
Như vậy, tên hàng hóa không bắt buộc phải chỉ bằng tiếng Việt; việc kèm tiếng nước ngoài là hợp pháp nếu tuân thủ quy tắc trình bày.
Chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử: yêu cầu pháp lý
Điều e khoản 1 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx) quy định rằng hóa đơn phải có chữ ký của người bán và người mua. Tuy nhiên, Mục 9 Phụ lục nêu rõ rằng trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận ký số.
- Trong giao dịch nội địa, nếu người mua là doanh nghiệp và có thỏa thuận kỹ thuật, chữ ký số của người mua có thể được yêu cầu.
- Đối với bán hàng cho khách hàng nước ngoài hoặc khi không có thỏa thuận, hóa đơn vẫn hợp lệ mà không có chữ ký số của người mua.
Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra hợp đồng và thỏa thuận với khách hàng để quyết định có yêu cầu chữ ký số của người mua hay không.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Số hóa đơn | Invoice number | Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), Mục 2 Phụ lục |
| Ký hiệu hóa đơn | Invoice series | Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), Mục 2 Phụ lục |
| Chữ ký số | Digital signature | Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), Điều 10, Mục 9 |
Doanh nghiệp có thể sử dụng cùng một ký hiệu mẫu số cho nhiều cơ sở không?
Có. Khi các cơ sở cùng sử dụng một loại hóa đơn điện tử có ký hiệu mẫu số chung, số hóa đơn phải được gán liên tục theo thời điểm ký số của người bán, đảm bảo không có số trùng lặp trong toàn hệ thống.
Làm sao để ghi tên hàng hóa bằng tiếng Anh mà vẫn đáp ứng quy định?
Ghi tên tiếng Việt đầy đủ, sau đó đặt tên tiếng Anh trong ngoặc đơn hoặc dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Ví dụ: “Máy tính xách tay Dell (Dell Laptop)”. Cách này đáp ứng yêu cầu ghi bằng tiếng Việt và cho phép thông tin quốc tế.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số của người mua có bị từ chối không?
Không. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Thue-Phi-Le-Phi/Nghi-dinh-254-2026-ND-CP-huong-dan-Luat-Quan-ly-thue-hoa-don-dien-tu-chung-tu-dien-tu-713085.aspx), nếu không có thỏa thuận ký số giữa người bán và người mua, hóa đơn điện tử vẫn hợp lệ mà không cần chữ ký số của người mua. Chỉ cần chữ ký số của người bán và các nội dung bắt buộc khác.
Tóm tắt và bước tiếp theo
Hiểu rõ quy định về số hóa đơn điện tử, cách ghi tên hàng hóa và yêu cầu chữ ký số giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm rủi ro và tối ưu quy trình bán hàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang triển khai hệ thống hóa đơn điện tử và cần hỗ trợ chi tiết về cấu hình, lập số, hoặc thỏa thuận ký số, ANC Việt Nam sẵn sàng tư vấn qua hotline 0942597477.
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)