Doanh nghiệp gặp tờ khai xuất nhập khẩu phi thuế quan tồn đọng do khai sai có thể khắc phục nhanh chóng bằng cách rà soát, thống kê các tờ khai không đồng nhất số
Tại sao việc xử lý tờ khai phi thuế quan tồn đọng lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
- Tại sao việc xử lý tờ khai phi thuế quan tồn đọng lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Bạn có biết rằng hơn 60% các doanh nghiệp chế xuất (DNCX) gặp khó khăn trong việc xác nhận tờ khai phi thuế quan vì sai sót về số quản lý nội bộ? Khi tờ khai không được xác nhận qua khu vực giám sát (KVGS), hàng hoá sẽ bị kẹt tại cửa khẩu, gây chậm trễ giao hàng, tăng chi phí lưu kho và có nguy cơ bị áp dụng mức phạt theo quy định
Bạn có biết rằng hơn 60% các doanh nghiệp chế xuất (DNCX) gặp khó khăn trong việc xác nhận tờ khai phi thuế quan vì sai sót về số quản lý nội bộ? Khi tờ khai không được xác nhận qua khu vực giám sát (KVGS), hàng hoá sẽ bị kẹt tại cửa khẩu, gây chậm trễ giao hàng, tăng chi phí lưu kho và có nguy cơ bị áp dụng
Đặc biệt, sau khi Bộ Tài chính ban hành Thông tư 121/2025/TT (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 121/2025/TT)‑BTC, yêu cầu thống nhất chỉ tiêu số quản lý nội bộ trên tờ khai xuất và nhập khẩu trở nên nghiêm ngặt hơn, khiến việc xử lý nhanh chóng trở thành yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để khắc phục khai sai
- Đối tượng áp dụng: doanh nghiệp chế xuất (DNCX), doanh nghiệp nội địa, chi nhánh có tờ khai hải quan đăng ký từ ngày 09/09/2026.
- Hồ sơ khai báo đúng quy định Thông tư 121/2025/TT‑BTC:
- Đối với tờ khai xuất khẩu: ô “Số quản lý nội bộ doanh nghiệp” phải khai “#&XKPTQ” (đối với giao dịch DNCX‑nội địa) hoặc “#&XKTC” (đối với giao dịch DNCX‑ngoại quốc).
- Đối với tờ khai nhập khẩu: ô “Số quản lý nội bộ doanh nghiệp” phải khai “#&NKPTQ#&Số tờ khai xuất khẩu tương ứng (11 ký tự đầu)” hoặc “#&NKTC#&Số tờ khai xuất khẩu tương ứng (11 ký tự đầu)“.
- Biên bản rà soát, thống kê các tờ khai còn tồn đọng (kèm số tờ khai xuất và nhập khẩu tương ứng).
- Đơn gửi danh sách tới Bộ phận Hỗ trợ – Ban Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan qua email [email protected].
Quy trình thực hiện từng bước xử lý tờ khai tồn đọng
- Nhận và phân loại tờ khai tồn đọng: Dựa trên báo cáo từ hệ thống KVGS, xác định các cặp tờ khai xuất‑nhập có số quản lý nội bộ không khớp.
- Kiểm tra lại thông tin khai báo: Đối chiếu với Công văn 20991/CHQ‑GSQL ngày 26/08/2026 để xác định mẫu khai đúng (“#&XKPTQ”/”#&NKPTQ” hoặc “#&XKTC”/”#&NKTC”).
- Sửa đổi tờ khai:
- Truy cập hệ thống khai báo điện tử (e‑Customs).
- Chỉnh sửa ô “Số quản lý nội bộ doanh nghiệp” theo mẫu đúng.
- Lưu và gửi lại để KVGS xác nhận.
- Rà soát lại sau khi sửa: Kiểm tra trạng thái xác nhận trên KVGS. Nếu vẫn chưa xác nhận, ghi chú lý do và tiếp tục liên hệ với cơ quan hải quan.
- Gửi danh sách tổng hợp cho Ban Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan (email ở mục 2). Danh sách phải bao gồm:
- Số tờ khai xuất khẩu.
- Số tờ khai nhập khẩu tương ứng.
- Trạng thái sau khi sửa (đã xác nhận / chưa xác nhận).
- Nhận phản hồi và hoàn thiện: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra, nếu còn sai sót sẽ thông báo để doanh nghiệp thực hiện chỉnh sửa lần nữa.
Thời gian dự kiến cho mỗi vòng sửa đổi và xác nhận là 3‑5 ngày làm việc tùy vào khối lượng tờ khai.
Chi phí và thời gian xử lý dự kiến
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian dự kiến |
|---|---|---|
| Kiểm tra, rà soát nội bộ | Không tính phí (doanh nghiệp tự thực hiện) | 1‑2 ngày |
| Sửa đổi tờ khai trên hệ thống e‑Customs | Phí dịch vụ phần mềm (nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ) từ 500.000 VNĐ/tờ khai | 0.5‑1 ngày |
| Gửi danh sách và nhận hỗ trợ từ Cục Hải quan | Miễn phí | 2‑3 ngày |
Lưu ý: Các khoản phí trên chỉ mang tính tham khảo; doanh nghiệp có thể thương thảo với nhà cung cấp dịch vụ phần mềm hoặc công ty tư vấn thuế/kế toán để tối ưu chi phí.
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| tờ khai xuất khẩu | Export Declaration | Thông tư 38/2015/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Tai-chinh-nha-nuoc/Thong-tu-lien-tich-38-2015-TTLT-BYT-BTC-muc-chi-du-an-su-dung-nguon-von-vay-uu-dai-298057.aspx)‑BTC, mẫu số 02 |
| tờ khai nhập khẩu | Import Declaration | Thông tư 38/2015/TT (Nguồn: https://m.thuvienphapluat.vn/van-ban/Tai-chinh-nha-nuoc/Thong-tu-lien-tich-38-2015-TTLT-BYT-BTC-muc-chi-du-an-su-dung-nguon-von-vay-uu-dai-298057.aspx)‑BTC, mẫu số 01 |
| số quản lý nội bộ | Internal Management Number | Thông tư 121/2025/TT‑BTC, mục 3.2 |
| doanh nghiệp chế xuất (DNCX) | Export Processing Zone Enterprise | Luật Đầu tư 2020, Điều 31 |
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Khi nào doanh nghiệp phải sửa lại số quản lý nội bộ trên tờ khai?
Theo Công văn 22720/CHQ‑GSQL ngày 08/10/2026, nếu số quản lý nội bộ trên tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu không đồng nhất (ví dụ “#&XKPTQ”/”#&NKPTQ” hoặc “#&XKTC”/”#&NKTC”), tờ khai sẽ không được xác nhận qua KVGS và phải được sửa lại ngay lập tức.
2. Tôi có thể tự sửa tờ khai trên hệ thống e‑Customs hay cần nhờ đại lý?
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện sửa đổi trên e‑Customs nếu có quyền truy cập và được cấp quyền chỉnh sửa. Nếu không, có thể nhờ đại lý khai báo hải quan hoặc công ty tư vấn thuế để thực hiện, tuy nhiên chi phí dịch vụ sẽ được tính theo mức phí đã nêu trong bảng chi phí.
3. Nếu tờ khai vẫn chưa được xác nhận sau khi đã sửa, doanh nghiệp phải làm gì?
Doanh nghiệp cần gửi danh sách chi tiết (số tờ khai xuất và nhập khẩu, trạng thái sau sửa) tới Ban Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan qua email [email protected]. Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra lại và phản hồi trong vòng 2‑3 ngày làm việc. Nếu phát hiện sai sót khác, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu thực hiện chỉnh sửa bổ sung.
Tóm tắt và bước tiếp theo
Việc xử lý tờ khai phi thuế quan tồn đọng do khai sai đòi hỏi doanh nghiệp rà soát, sửa đổi số quản lý nội bộ theo đúng mẫu “#&XKPTQ”/”#&NKPTQ”
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)