Bài viết hướng dẫn chi tiết các loại chứng từ trong quản lý thuế, phí, lệ phí theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cách lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN, biên lai thu thuế, phí, lệ
Vì sao hiểu rõ các loại chứng từ thuế, phí, lệ phí lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
- Vì sao hiểu rõ các loại chứng từ thuế, phí, lệ phí lại quan trọng đối với doanh nghiệp?
Bạn có biết hơn 70% các vi phạm thuế ở Việt Nam bắt nguồn từ việc lập, lưu trữ hoặc sử dụng chứng từ không đúng quy định? Đối với doanh nghiệp, việc nắm rõ các loại chứng từ được pháp luật quy định không chỉ giúp tránh các rủi ro phạt mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong hạch toán, quyết toán tài chính
Bạn có biết hơn 70% các vi phạm thuế ở Việt Nam bắt nguồn từ việc lập, lưu trữ hoặc sử dụng chứng từ không đúng quy định? Đối với doanh nghiệp, việc nắm rõ các loại chứng từ được pháp luật quy định không chỉ giúp tránh các rủi ro phạt mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong hạch toán, quyết toán tài chính. Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ-CP đã cập nhật lại danh mục chứng từ, yêu cầu doanh nghiệp phải tuân thủ ngay từ ngày 01/07/2026.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để lập chứng từ thuế, phí, lệ phí
- Giấy phép kinh doanh, mã số thuế của doanh nghiệp.
- Hồ sơ nhân sự (hợp đồng lao động, bảng lương) nếu lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
- Biên bản giao nhận, hợp đồng mua bán hoặc dịch vụ liên quan đến thuế, phí, lệ phí.
- Phần mềm kế toán hoặc truy cập Hệ thống Thông tin quản lý thuế (nếu lập chứng từ điện tử).
Quy trình lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN và biên lai thu thuế, phí, lệ phí
- Xác định đối tượng và khoản thu nhập chịu thuế. Thu thập thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của người trả và người nhận thu nhập.
- Chuẩn bị nội dung chứng từ. Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026 (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026), chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải bao gồm:
- Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, số thứ tự.
- Thông tin người trả thu nhập (tên, địa chỉ, mã số thuế).
- Thông tin người nhận thu nhập (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân).
- Quốc tịch (nếu không phải công dân Việt Nam).
- Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản đóng bảo hiểm, khoản từ thiện, số thuế đã khấu trừ.
- Ngày lập chứng từ.
- Chữ ký (hoặc chữ ký số) của người trả thu nhập.
- Lập biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nộp và bên thu, số tiền thu, loại thuế/phí, ngày thu.
- Kiểm tra và lưu trữ. Đảm bảo mọi thông tin đúng, không sai mã số thuế hay số tiền. Lưu trữ bản giấy hoặc bản điện tử theo quy định thời gian lưu trữ tài liệu kế toán.
Hướng dẫn lập và sửa chứng từ điện tử theo Nghị định 254/2026
Theo Điều 26 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ điện tử có thể được lập:
- Trực tiếp trên Hệ thống Thông tin quản lý thuế.
- Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ chứng từ điện tử.
- Trên phần mềm chứng từ điện tử nội bộ của doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện:
- Đăng nhập hệ thống thuế bằng tài khoản đã được cấp.
- Chọn mẫu chứng từ phù hợp (khấu trừ TNCN hoặc biên lai).
- Nhập đầy đủ nội dung theo quy định Điều 23 (xem mục trên).
- Áp dụng chữ ký số của người có thẩm quyền.
- Gửi chứng từ tới cơ quan thuế; hệ thống sẽ tự động xác nhận tính hợp pháp.
Nếu phát hiện lỗi, Thông tư 91/2026/TT-BTC (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT-BTC) quy định cách xử lý:
- Đối với lỗi không ảnh hưởng đến mã số thuế và số tiền (ví dụ: sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ), chỉ cần thông báo cho bên nhận và báo cáo với cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-CTĐT.
- Đối với các lỗi khác (sai mã số thuế, sai số tiền ghi trên chứng từ), doanh nghiệp phải lập chứng từ điện tử thay thế và hủy bỏ chứng từ sai.
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân | Personal Income Tax Withholding Certificate | Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
| Biên lai thu thuế, phí, lệ phí | Receipt for Tax, Fee, and Levy | Điều 22 Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
| Chứng từ điện tử | Electronic Document | Điều 26 Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì để lập chứng từ khấu trừ TNCN?
Doanh nghiệp cần có giấy phép kinh doanh, mã số thuế, hợp đồng lao động hoặc bảng lương của người nhận thu nhập, và thông tin đầy đủ về khoản thu nhập, bảo hiểm, và số thuế đã khấu trừ. Tất cả thông tin này phải được ghi trên chứng từ theo quy định Điều 23 Nghị định 254/2026.
Chứng từ điện tử có thể được lập trên phần mềm nội bộ mà không qua hệ thống thuế không?
Có. Theo Điều 26 Nghị định 254/2026, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm chứng từ điện tử nội bộ, miễn là phần mềm đáp ứng yêu cầu bảo mật, ký số và đồng bộ với Hệ thống Thông tin quản lý thuế để cơ quan thuế có thể xác nhận tính hợp pháp.
Làm sao xử lý khi phát hiện chứng từ điện tử đã lập sai mã số thuế?
Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải lập chứng từ điện tử thay thế, hủy bỏ chứng từ sai và thông báo cho bên nhận cùng cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-CTĐT (Thông tư 91/2026/TT-BTC). Chỉ khi chứng từ mới được chấp nhận, doanh nghiệp mới được phép sử dụng để thanh toán và hạch toán.
Tóm tắt và bước tiếp theo
Những loại chứng từ quản lý thuế, phí, lệ phí được quy định rõ trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP bao gồm chứng từ khấu trừ thuế TNCN và biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lập chứng từ đúng mẫu, và nếu sử dụng chứng từ điện tử phải tuân thủ quy trình lập và xử lý lỗi theo Điều 26 và Thông tư 91/2026 (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026). Đối với bất kỳ thắc mắc nào, doanh nghiệp có thể liên hệ với ANC Việt Nam để được tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)