Hóa đơn bán hàng ban đêm: Thời điểm lập và ký số theo NĐ 254/2026/NĐ-CP

Ban biên tập ANC · Đăng ngày 14/10/2026

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp bán hàng từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau mà không có phần mềm lập hóa đơn tự động có thể xuất hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Doanh nghiệp bán hàng từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau có được xuất hóa đơn vào ngày tiếp theo không?

Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, đặc biệt là các ngành dịch vụ, bán lẻ hay thương mại điện tử, việc phát sinh giao dịch vào khung giờ ban đêm là điều phổ biến. Điều này đặt ra câu hỏi quan trọng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam: Liệu hóa đơn cho các giao dịch từ 22 giờ đêm đến 6 giờ sáng hôm sau có thể được lập vào ngày làm việc tiếp theo hay không?

Theo quy định mới nhất tại Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ-CP, câu trả lời là CÓ, nhưng đi kèm với một điều kiện cụ thể. Quy định này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp không có hệ thống tự động hóa hoàn toàn trong việc lập hóa đơn, đồng thời vẫn đảm bảo nguyên tắc quản lý thuế.

Chi tiết quy định về thời điểm lập hóa đơn cho giao dịch ban đêm và căn cứ pháp lý

Thời điểm lập hóa đơn là một trong những yếu tố cốt lõi trong quản lý thuế và kế toán của doanh nghiệp. Đối với các giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã có những điều chỉnh đáng chú ý.

Cụ thể, tại khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:

Trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.

Đồng thời, để xác định rõ “giờ làm việc ban đêm”, Điều 106 Bộ luật Lao động 2019 quy định giờ làm việc ban đêm được tính từ 22 giờ đến 6 giờ sáng ngày hôm sau.

Như vậy, nếu doanh nghiệp bạn không có phần mềm lập hóa đơn tự động và phát sinh giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ trong khoảng thời gian từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau, bạn được phép lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Ví dụ minh họa:

Giả sử một doanh nghiệp bán hàng và giao hàng cho khách lúc 23 giờ ngày 13/10/2026. Nếu doanh nghiệp này thuộc trường hợp không có phần mềm lập hóa đơn tự động theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, họ có thể lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo, chậm nhất là ngày 14/10/2026 (nếu ngày 14/10/2026 là ngày làm việc tiếp theo của doanh nghiệp).

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử: Linh hoạt và những điểm cần lưu ý

Bên cạnh thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử cũng là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt khi có sự chênh lệch giữa thời điểm lập và thời điểm ký.

Theo Mục 7 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử như sau:

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch quy định tại Điều 16 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.

Điều này có nghĩa là, người bán được phép ký số trên hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn quà tặng) chậm hơn thời điểm lập hóa đơn, nhưng không quá ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, việc ký số và gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, có các trường hợp ngoại lệ được gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Về nghĩa vụ kê khai thuế, người bán vẫn phải kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn. Đối với người mua, thời điểm kê khai thuế là thời điểm nhận được hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định.

Quản lý hóa đơn: Một phần không thể thiếu của quản lý thuế tại Việt Nam

Quản lý hóa đơn, chứng từ không chỉ là một nghiệp vụ kế toán đơn thuần mà còn là một cấu phần quan trọng trong tổng thể công tác quản lý thuế của Nhà nước.

Căn cứ theo khoản 2 Điều 5 Luật Quản lý thuế 2025, các nội dung quản lý thuế bao gồm:

• Đăng ký thuế; khai thuế, tính thuế, khấu trừ thuế; nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; ấn định thuế; hoàn thuế; xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa; miễn thuế; giảm thuế; không chịu thuế; không thu thuế; khoanh tiền thuế nợ; xóa tiền thuế nợ; miễn tiền chậm nộp; miễn tiền phạt; tính tiền chậm nộp, không tính tiền chậm nộp; gia hạn nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp hồ sơ khai thuế; nộp dần tiền thuế nợ; cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế;
• Tuyên truyền, hỗ trợ người nộp thuế; quản lý rủi ro, quản lý tuân thủ;
• Quản lý thông tin người nộp thuế;
• Quản lý hóa đơn, chứng từ;
• Kiểm tra thuế; thực hiện biện pháp phòng, chống, ngăn chặn vi phạm pháp luật về thuế; xử lý vi phạm hành chính về quản lý thuế; giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế;
• Hợp tác quốc tế về thuế; quản lý thuế theo các điều ước quốc tế về thuế, thỏa thuận quốc tế về thuế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc là bên ký kết, cam kết quốc tế về thuế.

Như vậy, việc quản lý hóa đơn, chứng từ được pháp luật Việt Nam xác định rõ ràng là một trong những nội dung cốt lõi của quản lý thuế. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các quy định về hóa đơn đối với mọi doanh nghiệp và người nộp thuế.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn và thời điểm lập

Điều kiện “không có phần mềm lập hóa đơn tự động” được hiểu như thế nào trong thực tế?

Điều kiện này áp dụng cho các doanh nghiệp mà quy trình bán hàng ban đêm không được tích hợp với hệ thống phần mềm kế toán hoặc phần mềm quản lý bán hàng có khả năng tự động tạo và xuất hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch. Điều này thường xảy ra với các cơ sở kinh doanh nhỏ, hộ kinh doanh hoặc các điểm bán hàng lưu động không có hạ tầng công nghệ đầy đủ. Doanh nghiệp cần chứng minh được việc không có phần mềm tự động nếu cơ quan thuế yêu cầu, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Nếu doanh nghiệp bán hàng ban đêm nhưng có phần mềm tự động, có được áp dụng quy định lập hóa đơn vào ngày tiếp theo không?

Không. Quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP chỉ áp dụng cho trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động. Nếu doanh nghiệp đã có phần mềm tự động, việc lập hóa đơn phải tuân thủ nguyên tắc chung là tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Việc ký số chậm hơn thời điểm lập hóa đơn có ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn không?

Theo Mục 7 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc ký số chậm hơn thời điểm lập hóa đơn không làm mất đi tính hợp lệ của hóa đơn, miễn là việc ký số và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ các trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo Điều 16 Nghị định này). Người bán vẫn kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế tại Việt Nam.

Hành động doanh nghiệp cần thực hiện ngay để tuân thủ quy định mới

Để đảm bảo tuân thủ các quy định mới về thời điểm lập và ký số hóa đơn điện tử, đặc biệt là đối với các giao dịch phát sinh vào ban đêm, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần thực hiện một số hành động cụ thể:

• Rà soát quy trình nội bộ: Kiểm tra lại các quy trình lập hóa đơn, đặc biệt là cho các giao dịch ngoài giờ hành chính hoặc vào ban đêm, để đảm bảo phù hợp với Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Bộ luật Lao động 2019.
• Đánh giá hệ thống phần mềm: Xác định rõ doanh nghiệp có thuộc diện “không có phần mềm lập hóa đơn tự động” hay không. Nếu có, cần đảm bảo quy trình thủ công được thực hiện đúng hạn. Nếu đã có phần mềm, cần đảm bảo hóa đơn được lập đúng thời điểm giao dịch.
• Đào tạo nhân sự: Phổ biến các quy định mới cho đội ngũ kế toán, bán hàng và các bộ phận liên quan để tránh sai sót trong việc lập và ký số hóa đơn.
• Lưu trữ hồ sơ: Đảm bảo lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến thời điểm giao dịch và thời điểm lập hóa đơn để phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế.

Việc chủ động nắm bắt và tuân thủ các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về pháp lý mà còn góp phần xây dựng một hệ thống quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định hóa đơn điện tử và quản lý thuế tại Việt Nam, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.