Doanh nghiệp Việt Nam phải lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo mẫu 02/TNDN (Thông tư 20/2026/TT-BTC).
Tại sao doanh nghiệp cần lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn năm 2026?
Doanh nghiệp thường gặp rủi ro khi không có chứng từ hợp lệ cho các giao dịch mua vào. Việc lập Bảng kê thu mua (theo mẫu 02/TNDN) giúp doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc chi phí, đáp ứng yêu cầu của Thông tư 20/2026/TT-BTC (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 20/2026/TT-BTC) và tránh các hình phạt do vi phạm quy định kê khai thuế.
Điều kiện, hồ sơ và mẫu biểu cần chuẩn bị
- Doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh và có mã số thuế hợp lệ.
- Hồ sơ công ty: giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Mẫu biểu: Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC (có thể tải về từ trang của Bộ Tài chính).
- Thông tin người bán: CMND/CCCD, địa chỉ, số điện thoại (nếu có).
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ mua vào: tên, số lượng, đơn giá, tổng giá trị.
Quy trình điền Bảng kê thu mua theo mẫu 02/TNDN (Thông tư 20/2026/TT-BTC)
- Nhập thông tin chung doanh nghiệp: ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại và địa chỉ nơi tổ chức thu mua (ví dụ: kho thu mua, chợ nông sản).
- Ghi ngày tháng năm mua hàng: nhập ngày thực tế mua hoặc nhận hàng từ người bán.
- Nhập thông tin người bán:
- Tên người bán (họ và tên đầy đủ).
- Địa chỉ cư trú (theo CMND/CCCD).
- Số căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân.
- Số điện thoại (nếu có, nếu không để trống).
- Chi tiết hàng hóa, dịch vụ:
- Tên hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: lúa, cá, phế liệu, dịch vụ vận chuyển).
- Số lượng hoặc trọng lượng (kg, tấn, bao, …).
- Đơn giá (đồng/kg, đồng/tấn, …).
- Tổng giá thanh toán = số lượng × đơn giá.
- Ghi chú: thông tin bổ sung như hình thức thanh toán, đặc điểm hàng hóa, hoặc để trống nếu không có.
- Kiểm tra và tổng hợp: Đảm bảo các mục được ghi đầy đủ, sắp xếp theo thứ tự thời gian mua. Nếu doanh nghiệp có nhiều trạm thu mua, mỗi trạm lập bảng riêng, sau đó tổng hợp thành bảng tổng hợp chung.
- Nộp báo cáo: Gửi bảng kê hàng tháng cho cơ quan thuế địa phương theo quy định thời hạn (thông thường vào cuối tháng kế tiếp).
Chi phí, thời gian và lưu trữ hồ sơ
Chi phí thực hiện phụ thuộc vào quy mô và quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Các khoản chi thường gặp bao gồm chi phí in ấn, nhân công nhập dữ liệu và chi phí lưu trữ hồ sơ. Doanh nghiệp nên lưu trữ bản sao điện tử và bản giấy ít nhất 5 năm theo quy định của pháp luật về lưu trữ chứng từ thuế.
Thuật ngữ chuyên ngành
| Thuật ngữ | Term | Chuẩn mực |
|---|---|---|
| Bảng kê thu mua | Purchase Register | Thông tư 20/2026/TT-BTC |
| Mẫu số 02/TNDN | Form No. 02/TNDN | Thông tư 20/2026/TT-BTC |
| Nghị định 320/2025/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 320/2025/N)Đ-CP | Decree No. 320/2025/ND-CP | Luật Thuế Thu nhập doanh nghiệp |
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết khi nào phải lập Bảng kê thu mua không có hóa đơn?
Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ mà người bán không cung cấp hóa đơn (hoặc hóa đơn không hợp lệ), theo Thông tư 20/2026/TT-BTC doanh nghiệp phải lập Bảng kê thu mua để chứng minh chi phí.
Có cần ký xác nhận của người bán khi ghi thông tin trong Bảng kê?
Không bắt buộc ký xác nhận, nhưng doanh nghiệp nên lưu giữ giấy tờ, biên bản giao nhận hoặc xác nhận bằng email để có bằng chứng khi cơ quan thuế kiểm tra.
Nếu doanh nghiệp không nộp Bảng kê đúng hạn sẽ bị xử lý như thế nào?
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, việc không nộp Bảng kê thu mua đúng thời hạn có thể bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 đến 5.000.000 VNĐ và/hoặc bị truy thu thuế GTGT nếu phát hiện thiếu thuế.
Tóm tắt và bước tiếp theo
Việc lập Bảng kê thu mua không có hóa đơn theo mẫu 02/TNDN (Thông tư 20/2026/TT-BTC) là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp Việt Nam thực hiện giao dịch không có hóa đơn. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, điền đúng các mục, nộp báo cáo đúng thời hạn và lưu trữ hồ sơ ít nhất 5 năm. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ chi tiết trong việc lập bảng kê hoặc muốn kiểm tra tính hợp lệ của các giao dịch, ANC Việt Nam sẵn sàng tư vấn qua hotline 0942597477.
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.