Khấu trừ thuế TNCN khi chấm dứt hợp đồng: Hướng dẫn chi tiết 2026
Việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax – PIT) cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng mà nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thường gặp vướng mắc. Sai sót trong quá trình này không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động mà còn có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với các rủi ro về tuân thủ pháp luật thuế. Để giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, Thuế Thành phố Cần Thơ đã ban hành Công văn 8421/CTH-QLDN1 năm 2026, hướng dẫn chi tiết về vấn đề này, dựa trên các quy định mới nhất của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Nghị định 253/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 253/2026/N)Đ-CP.
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, giúp các kế toán viên và chủ doanh nghiệp nắm vững các quy định về khấu trừ thuế TNCN khi người lao động chấm dứt hợp đồng, đặc biệt là các quy định áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định khấu trừ thuế TNCN cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo Công văn 8421/CTH-QLDN1 và các văn bản pháp luật liên quan
Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy định khấu trừ thuế TNCN khi chấm dứt hợp đồng lao động?
- Mức khấu trừ: Doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả cho người lao động
- 000 VNĐ x 10% = 1
- Mức khấu trừ: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% khi cá nhân có yêu cầu
- c) Trường hợp cá nhân làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế
Điều kiện: Cá nhân chỉ có thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (như trường hợp a và b), nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh (Dependent Relief) chưa đến mức phải nộp thuế - Tuy nhiên, Công văn 8421/CTH-QLDN1 tập trung vào các khoản chi trả *sau khi đã chấm dứt hợp đồng* mà thường là các khoản chi trả một lần, nên trường hợp 10% là phổ biến hơn
Việc chấm dứt hợp đồng lao động là một quá trình phức tạp, liên quan đến nhiều thủ tục hành chính và tài chính, trong đó có nghĩa vụ về thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax – PIT). Đối với doanh nghiệp, việc khấu trừ thuế TNCN đúng quy định không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp trong quản lý nhân sự và tài chính. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các rủi ro như:
- Bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế: Các hành vi khai sai, chậm nộp, hoặc không khấu trừ thuế TNCN theo quy định có thể dẫn đến các mức phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.
- Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Việc xử lý không minh bạch hoặc sai sót trong các khoản chi trả cuối cùng có thể gây mất niềm tin từ phía người lao động và ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp.
- Phát sinh tranh chấp: Người lao động có thể khiếu nại nếu cho rằng quyền lợi của mình bị ảnh hưởng do việc khấu trừ thuế không chính xác.
Công văn 8421/CTH-QLDN1 năm 2026 của Thuế Thành phố Cần Thơ ra đời nhằm giải đáp các vướng mắc và hướng dẫn cụ thể cho doanh nghiệp về việc khấu trừ thuế TNCN đối với các khoản chi trả cho người lao động tại thời điểm đã chấm dứt hợp đồng. Các quy định này được xây dựng dựa trên:
- Khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 về thu nhập chịu thuế.
- Khoản 1 Điều 6 và Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công.
- Khoản 1 và 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP về các trường hợp khấu trừ thuế.
Điều kiện và quy trình khấu trừ thuế TNCN cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng
Việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax – PIT) cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động được quy định rõ ràng tại khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP và được Công văn 8421/CTH-QLDN1 hướng dẫn cụ thể. Dưới đây là các trường hợp và quy trình áp dụng:
1. Xác định thu nhập chịu thuế
Trước khi khấu trừ, doanh nghiệp cần xác định các khoản thu nhập chịu thuế (Taxable Income) mà người lao động nhận được. Theo khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thu nhập từ tiền lương, tiền công bao gồm:
- Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới mọi hình thức (bằng tiền hoặc không bằng tiền).
- Tiền thù lao, các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền mà cá nhân nhận được từ người sử dụng lao động.
- Các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác, trừ các khoản được miễn thuế.
Các khoản trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế bao gồm:
- Phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công.
- Phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm.
- Phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực.
- Phụ cấp, trợ cấp, sinh hoạt phí do cơ quan Việt Nam ở nước ngoài chi trả.
- Trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, trợ cấp tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
- Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của pháp luật. Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có quy định cụ thể tại quy chế tài chính, quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động về mức trợ cấp thôi việc, mất việc làm cao hơn mức quy định của pháp luật thì phần chi trả thực tế vượt mức này cũng không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
- Trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp, thu nhập khác không mang tính chất tiền lương, tiền công do Chính phủ quy định.
2. Quy trình khấu trừ thuế TNCN theo từng trường hợp
Công văn 8421/CTH-QLDN1 hướng dẫn cụ thể các trường hợp khấu trừ thuế TNCN như sau:
a) Trường hợp chi trả thu nhập từ 05 triệu đồng/lần trở lên
- Đối tượng áp dụng: Tổ chức, cá nhân trả tiền lương, thu nhập khác cho người lao động vào thời điểm đã chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng).
- Mức khấu trừ: Doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên tổng thu nhập trước khi chi trả cho người lao động.
- Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Ví dụ minh họa (giả định): Một người lao động A chấm dứt hợp đồng và được công ty chi trả khoản tiền lương còn lại là 10.000.000 VNĐ. Tại thời điểm chi trả, người lao động A đã chấm dứt hợp đồng. Công ty phải khấu trừ: 10.000.000 VNĐ x 10% = 1.000.000 VNĐ. Số tiền thực nhận của người lao động A là 9.000.000 VNĐ.
b) Trường hợp chi trả thu nhập dưới 05 triệu đồng/lần
- Đối tượng áp dụng: Tương tự như trên, nhưng mức chi trả thu nhập dưới 05 triệu đồng/lần.
- Mức khấu trừ: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% khi cá nhân có yêu cầu. Nếu cá nhân không yêu cầu, doanh nghiệp không bắt buộc phải khấu trừ.
- Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
c) Trường hợp cá nhân làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế
- Điều kiện: Cá nhân chỉ có thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (như trường hợp a và b), nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh (Dependent Relief) chưa đến mức phải nộp thuế.
- Thủ tục: Cá nhân có thu nhập làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập.
- Thực hiện: Dựa vào cam kết của cá nhân, tổ chức trả thu nhập tạm thời không khấu trừ thuế. Cá nhân phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình.
- Nghĩa vụ của doanh nghiệp: Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế theo mẫu quy định và nộp cho cơ quan thuế địa phương.
- Căn cứ pháp lý: Khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
d) Trường hợp cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên
- Đối tượng áp dụng: Cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, kể cả trường hợp cá nhân ký hợp đồng từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi.
- Mức khấu trừ: Tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế theo Biểu thuế lũy tiến từng phần quy định tại Điều 9 của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025.
- Lưu ý: Mặc dù người lao động đã chấm dứt hợp đồng, nếu các khoản chi trả vẫn thuộc diện thu nhập từ tiền lương, tiền công của hợp đồng từ 03 tháng trở lên (ví dụ: chi trả lương tháng cuối, thưởng theo quy chế), thì vẫn áp dụng biểu lũy tiến. Tuy nhiên, Công văn 8421/CTH-QLDN1 tập trung vào các khoản chi trả *sau khi đã chấm dứt hợp đồng* mà thường là các khoản chi trả một lần, nên trường hợp 10% là phổ biến hơn.
- Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Các khoản thu nhập được miễn thuế và các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN
Để tính toán chính xác số thuế thu nhập cá nhân phải nộp, doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ các khoản thu nhập được miễn thuế và các khoản giảm trừ được phép. Các quy định này được nêu tại khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và chi tiết tại Điều 46 Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
1. Các khoản thu nhập được miễn thuế
Như đã đề cập ở trên, một số khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế. Đặc biệt quan trọng đối với trường hợp chấm dứt hợp đồng là:
- Trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm: Phần trợ cấp này theo quy định của pháp luật hoặc cao hơn mức quy định của pháp luật nếu được quy định rõ trong quy chế tài chính, quy chế nội bộ, hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động của doanh nghiệp, sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế.
2. Các khoản giảm trừ khi tính thuế TNCN từ tiền lương, tiền công
Các khoản giảm trừ này được áp dụng cho cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công trước khi tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần. Đối với các khoản chi trả sau khi chấm dứt hợp đồng mà thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến, các khoản giảm trừ này sẽ được áp dụng.
| Loại giảm trừ | Mô tả chi tiết |
|---|---|
| Các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc và tự nguyện |
|
| Giảm trừ gia cảnh (Dependent Relief) | Là số tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người nộp thuế là cá nhân cư trú. Gồm:
|
| Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học |
Lưu ý: Các tổ chức, cơ sở và quỹ này phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hoặc công nhận, hoạt động vì mục đích từ thiện, nhân đạo, khuyến học, không vì mục tiêu lợi nhuận. Hồ sơ xác định khoản đóng góp là bản chụp chứng từ thu hợp pháp hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua tổ chức tín dụng. |
| Các khoản chi cho y tế, giáo dục – đào tạo |
|
Khi nào không cần lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN?
Theo Điều 24 Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ-CP, tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax – PIT), tổ chức khấu trừ thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế giao cho người nộp thuế. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt mà tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Việc nắm rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hành chính và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật tại Việt Nam.
Các trường hợp không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
- Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế: Khi cá nhân ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế thay, tổ chức khấu trừ thuế TNCN không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó.
- Các khoản thu nhập đã được tổ chức chi trả hoặc khấu trừ tại nguồn: Đối với một số loại thu nhập, nếu đã được tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế thực hiện khấu trừ và nộp thuế TNCN tại nguồn, thì tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Các khoản thu nhập này bao gồm:
- Thu nhập của nhà đầu tư cá nhân phát sinh từ hoạt động chuyển nhượng chứng khoán.
- Thu nhập từ đầu tư vốn.
- Thu nhập từ chuyển nhượng tài sản mã hóa.
- Thu nhập từ chuyển nhượng vàng miếng.
- Thu nhập từ bản quyền, nhượng quyền thương mại.
- Thu nhập từ trúng thưởng, thừa kế, quà tặng.
Như vậy, đối với các trường hợp nêu trên, doanh nghiệp không cần phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho cả doanh nghiệp và cơ quan thuế.
| Thuật ngữ | Term | Văn bản liên quan |
|---|---|---|
| Thuế thu nhập cá nhân | Personal Income Tax (PIT) | Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 |
| Thu nhập chịu thuế | Taxable Income | Nghị định 253/2026/NĐ-CP |
| Giảm trừ gia cảnh | Dependent Relief | Nghị định 253/2026/NĐ-CP |
| Khấu trừ thuế | Tax Withholding | Nghị định 253/2026/NĐ-CP |
| Chứng từ khấu trừ thuế | Tax Withholding Certificate | Nghị định 254/2026/NĐ-CP |
| Quyết toán thuế | Tax Finalization | Luật Quản lý thuế |
Câu hỏi thường gặp về khấu trừ thuế TNCN khi chấm dứt hợp đồng lao động
Người lao động đã chấm dứt hợp đồng có được làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN không?
Có. Theo khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Công văn 8421/CTH-QLDN1, nếu người lao động đã chấm dứt hợp đồng và chỉ có thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (tức là các khoản chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên hoặc dưới 5 triệu đồng/lần nếu có yêu cầu khấu trừ), nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, thì cá nhân đó có thể làm cam kết để tạm thời chưa bị khấu trừ thuế. Cá nhân phải chịu trách nhiệm về cam kết của mình.
Trợ cấp thôi việc có phải chịu thuế TNCN không?
Không. Theo điểm h khoản 3 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của pháp luật không tính vào thu nhập chịu thuế. Thậm chí, nếu tổ chức, doanh nghiệp có quy định cụ thể tại quy chế tài chính hoặc hợp đồng lao động về mức trợ cấp thôi việc, mất việc làm cao hơn mức quy định của pháp luật, thì phần chi trả thực tế vượt mức này cũng không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động.
Doanh nghiệp có cần nộp danh sách người lao động làm cam kết chưa khấu trừ thuế cho cơ quan thuế không?
Có. Mặc dù doanh nghiệp tạm thời không khấu trừ thuế dựa trên cam kết của người lao động, nhưng kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế và nộp cho cơ quan thuế địa phương. Điều này giúp cơ quan thuế kiểm soát và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế TNCN.
Tóm tắt và các bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Personal Income Tax – PIT) cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là các quy định mới áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026 theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Công văn 8421/CTH-QLDN1 của Thuế Thành phố Cần Thơ đã cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp doanh nghiệp tại Việt Nam thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.
Để đảm bảo tuân thủ và tránh các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần:
- Nắm vững các loại thu nhập chịu thuế và miễn thuế: Đặc biệt là các khoản trợ cấp thôi việc, mất việc làm.
- Xác định đúng tỷ lệ khấu trừ: 10% cho các khoản chi trả từ 5 triệu đồng/lần trở lên (hoặc dưới 5 triệu đồng/lần nếu cá nhân yêu cầu) cho người lao động đã chấm dứt hợp đồng, hoặc áp dụng biểu lũy tiến nếu là các khoản chi trả thuộc hợp đồng từ 03 tháng trở lên.
- Quản lý chặt chẽ các cam kết: Đối với trường hợp người lao động làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ và thực hiện tổng hợp, báo cáo cuối năm theo quy định.
- Hiểu rõ các trường hợp không cần lập chứng từ khấu trừ thuế: Giúp tối ưu hóa quy trình hành chính.
- Cập nhật thường xuyên các văn bản pháp luật: Pháp luật thuế luôn có sự thay đổi, việc cập nhật kịp thời là rất quan trọng.
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các vấn đề thuế thu nhập cá nhân, đặc biệt là trong các trường hợp phức tạp khi chấm dứt hợp đồng lao động, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết và hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0942597477 để được giải đáp mọi thắc mắc và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế một cách hiệu quả nhất.
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.