Hóa đơn điện tử 2026: Quy định mới cho hàng xuất khẩu, trả lại, cho vay

Từ năm 2026, các cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu tại Việt Nam bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử như hóa đơn thương mại, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu sử dụng hóa đơn điện tử nào theo quy định 2026?

Từ năm 2026, hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là các cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu, sẽ phải tuân thủ những quy định mới và chi tiết hơn về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội và trên cả nước cần đặc biệt lưu ý những thay đổi này. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu mà còn tác động đến các giao dịch đặc thù như trả lại hàng hóa hay cho vay, cho mượn hàng hóa. Vậy, những thay đổi cụ thể là gì, áp dụng từ khi nào và ai sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp?

Theo Nghị định 254/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 254/2026/N)Đ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC (Nguồn: Bộ Tài chính, Thông tư 91/2026/TT-BTC), các cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu (bao gồm cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu) bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi thực hiện hoạt động xuất khẩu. Đồng thời, các quy định cũng làm rõ trách nhiệm lập hóa đơn trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa và khi doanh nghiệp xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn. Những quy định này có hiệu lực từ năm 2026, yêu cầu các doanh nghiệp Việt Nam phải nhanh chóng cập nhật và điều chỉnh quy trình kế toán, thuế của mình để đảm bảo tuân thủ.

Chi tiết các loại hóa đơn điện tử cho hàng hóa gia công xuất khẩu và căn cứ pháp lý

Để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế, pháp luật Việt Nam đã quy định rõ ràng về các loại hóa đơn điện tử mà cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu phải sử dụng. Cụ thể, theo điểm c khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, bao gồm cả các cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu, khi thực hiện xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ phải sử dụng một trong các loại hóa đơn điện tử sau:

• Hóa đơn thương mại điện tử (Commercial E-invoice): Loại hóa đơn này thường được sử dụng trong các giao dịch thương mại quốc tế, ghi nhận thông tin chi tiết về hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị giao dịch.
• Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử (VAT E-invoice): Áp dụng cho các trường hợp hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định của pháp luật thuế GTGT.
• Hóa đơn bán hàng điện tử (Sales E-invoice): Được sử dụng cho các trường hợp hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc thuộc đối tượng chịu thuế suất 0%.

Ngoài ra, khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở kinh doanh có thể sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Internal Transfer Slip cum Internal Transportation Document) hoặc hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Điều này giúp đảm bảo hàng hóa có đầy đủ giấy tờ hợp lệ trong suốt quá trình vận chuyển.

Ví dụ minh họa về việc lập hóa đơn cho hàng hóa gia công xuất khẩu:

Ví dụ: Công ty TNHH May Mặc ANC Việt Nam tại Long Biên, Hà Nội là một cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu. Vào ngày 15/03/2026, công ty hoàn thành lô hàng áo sơ mi gia công cho đối tác nước ngoài và được thông quan tại cảng Hải Phòng. Tổng giá trị gia công của lô hàng là 500.000.000 VNĐ. Theo quy định, Công ty ANC Việt Nam phải lập hóa đơn điện tử (có thể là Hóa đơn thương mại điện tử hoặc Hóa đơn GTGT điện tử nếu có phát sinh thuế GTGT) để ghi nhận doanh thu gia công. Thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan, tức là ngày 16/03/2026.

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cho hàng hóa xuất khẩu, trả lại và cho vay mượn

Việc lập hóa đơn điện tử không chỉ áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu mà còn mở rộng sang các giao dịch đặc thù khác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp:

1. Lập hóa đơn cho hàng hóa gia công xuất khẩu

Đối với hoạt động gia công hàng hóa để xuất khẩu, thời điểm lập hóa đơn điện tử do người bán tự xác định. Tuy nhiên, có một giới hạn quan trọng cần tuân thủ: chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan (Customs Clearance) theo quy định pháp luật về hải quan. Quy định này được nêu tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính kịp thời và chính xác của thông tin hóa đơn.

2. Lập hóa đơn khi người mua trả lại hàng hóa

Theo điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ được quy định như sau:

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua), nguyên tắc chung là người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh. Tuy nhiên, có hai trường hợp cụ thể mà người mua phải lập hóa đơn điện tử trả lại hàng cho người bán:

• Trường hợp 1: Có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn. Nếu các bên đã có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa, thì người mua phải lập hóa đơn điện tử giao cho người bán. Cả người bán và người mua đều phải thực hiện nghĩa vụ thuế (Tax Obligation) theo quy định khi bán hàng hóa.
• Trường hợp 2: Hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu. Đối với hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu (Assets requiring registration of usage/ownership rights) theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua, khi trả lại hàng hóa (đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan), nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua phải thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

3. Lập hóa đơn cho hàng hóa cho vay, cho mượn

Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử. Theo đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Điều này bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn. Quy định này cũng áp dụng cho các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

Tóm tắt và khuyến nghị cho doanh nghiệp tại Hà Nội

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử cho hàng hóa gia công xuất khẩu, cũng như các trường hợp đặc thù như trả lại hàng hóa hay cho vay, cho mượn, là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt, các cơ sở kinh doanh tại Long Biên, Hà Nội cần chủ động cập nhật và điều chỉnh quy trình kế toán, thuế của mình để đảm bảo tuân thủ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ năm 2026. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, góp phần vào sự phát triển bền vững. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về việc áp dụng các quy định này, việc tham vấn các chuyên gia thuế và kế toán là điều cần thiết để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng pháp luật.