Khoán công tác phí nếu được ủy quyền cho cá nhân và phân bổ lại theo quy chế nội bộ, không vượt mức quy định, sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Khoán công tác phí: Doanh nghiệp có phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN không?
Bạn có bao giờ thắc mắc: “Nếu công ty ủy quyền cho một cá nhân nhận tiền khoán công tác phí, khoản tiền này có phải tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động không?” Đây là câu hỏi mà hàng ngàn doanh nghiệp tại Việt Nam đang quan tâm, đặc biệt sau khi Nghị định 320/2025/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 320/2025/N)Đ-CP và Nghị định 253/2026/N (Nguồn: Bộ Tài chính, Nghị định 253/2026/N)Đ-CP được ban hành. Bài viết sẽ giải đáp chi tiết, cung cấp cơ sở pháp lý, ví dụ thực tế và hướng dẫn các bước thực hiện để doanh nghiệp tránh rủi ro thuế.
Cơ sở pháp lý: Các quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công và chi phí không được trừ
Theo Khoản 3 Điều 8 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thời điểm xác định thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công là khi tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho người nộp thuế hoặc khi người nộp thuế nhận được thu nhập. Đồng thời, Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi phí không được trừ, trong đó có khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở nếu đáp ứng đủ điều kiện chứng từ và quy chế nội bộ.
Đối với việc xác định mức khoán chi, Điểm đ khoản 2 Điều 8 Nghị định 253/2026/NĐ-CP nêu rõ:
- Đối với cán bộ, công chức, viên chức: mức khoán chi áp dụng theo văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Đối với người lao động trong doanh nghiệp: mức khoán chi phù hợp với chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Đối với người lao động trong tổ chức quốc tế: mức khoán chi theo quy định của tổ chức quốc tế.
Những quy định này tạo nền tảng để xác định liệu khoản khoán công tác phí có phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN hay không.
Khi nào khoản khoán công tác phí được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN?
Trên cơ sở các quy định trên, khoản khoán công tác phí không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Khoản tiền được ủy quyền cho cá nhân (thường là trưởng nhóm) nhận và phân bổ lại cho các thành viên theo quy chế tài chính hoặc nội bộ của doanh nghiệp.
- Số tiền thực nhận của mỗi thành viên không vượt quá mức khoán chi áp dụng cho loại hình công việc và vị trí của họ (theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP).
- Doanh nghiệp có quyết định, văn bản cử người lao động đi công tác và quy chế tài chính cho phép thanh toán bằng dịch vụ không dùng tiền mặt, đồng thời lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
Nếu bất kỳ một trong các điều kiện trên không được đáp ứng, khoản tiền sẽ được xem là thu nhập chịu thuế TNCN và phải khai báo, nộp thuế theo biểu thuế lũy tiến.
Ví dụ thực tế: Tính toán khoán công tác phí cho công ty A
Giả sử Công ty A có 5 nhân viên đi công tác trong tháng 4/2025. Mỗi người nhận 10.000.000 VNĐ tiền khoán công tác phí (bao gồm tiền đi lại, tiền ở và phụ cấp). Tổng số tiền khoán là 50.000.000 VNĐ. Theo quy chế nội bộ, mức khoán chi tối đa cho mỗi nhân viên trong doanh nghiệp là 12.000.000 VNĐ.
| Nhân viên | Khoán thực nhận (VNĐ) | Mức khoán chi tối đa (VNĐ) | Đánh giá |
|---|---|---|---|
| NV1 | 10.000.000 | 12.000.000 | Không tính thuế |
| NV2 | 10.000.000 | 12.000.000 | Không tính thuế |
| NV3 | 10.000.000 | 12.000.000 | Không tính thuế |
| NV4 | 10.000.000 | 12.000.000 | Không tính thuế |
| NV5 | 10.000.000 | 12.000.000 | Không tính thuế |
Vì mỗi nhân viên không vượt mức khoán chi tối đa, khoản tiền này sẽ không được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của họ.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để xử lý khoán công tác phí hợp pháp
Để đảm bảo khoản khoán công tác phí không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Soạn quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác: Nêu rõ mục đích, thời gian, địa điểm và mức khoán chi dự kiến.
- Thiết lập quy chế tài chính nội bộ: Quy chế phải cho phép thanh toán khoán công tác phí bằng dịch vụ không dùng tiền mặt và quy định cách phân bổ lại cho các thành viên.
- Thu thập và lưu giữ chứng từ hợp pháp: Hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên lai chi phí phải đáp ứng quy định của Luật kế toán và Luật hóa đơn.
- Kiểm tra mức khoán chi tối đa: So sánh thực nhận của mỗi nhân viên với mức khoán chi áp dụng theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
- Khai báo đúng thời hạn: Đối với khoản vượt mức,
💬 Cần tư vấn về chủ đề này?
Đội ngũ ANC Việt Nam — 10 năm tư vấn thuế & kế toán cho hàng nghìn doanh nghiệp — sẵn sàng rà soát chứng từ, hạch toán và hồ sơ khai thuế cho trường hợp cụ thể của bạn.
Hoặc inbox Facebook ANC Việt Nam — phản hồi trong giờ hành chính.
📋Tải checklist miễn phí
— 15 điểm rà soát trước khi nộp quyết toán TNDN & GTGT (PDF 1 trang)