Từ 1/1/2025, tiền nghỉ phép năm chưa sử dụng: Cơ hội miễn thuế TNCN và khấu trừ TNDN cho doanh nghiệp Việt Nam
Từ ngày 01/01/2025, hàng triệu người lao động và doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ cần nắm rõ những thay đổi quan trọng trong quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến khoản tiền thanh toán cho những ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng. Đây là một vấn đề thường xuyên phát sinh khi người lao động thôi việc hoặc không sử dụng hết số ngày phép được hưởng trong năm. Vậy, khoản tiền này có được miễn thuế TNCN và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN hay không? Câu trả lời là CÓ, nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện pháp lý được quy định trong Bộ luật Lao động 2019, Luật Thuế TNCN 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động, đồng thời tránh được các rủi ro về phạt hành chính và truy thu thuế từ cơ quan thuế địa phương. Các doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội, đặc biệt là khu vực Long Biên, nên chủ động rà soát và cập nhật các chính sách nội bộ. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích chi tiết các quy định pháp luật hiện hành và sắp có hiệu lực, cung cấp hướng dẫn cụ thể để doanh nghiệp và người lao động có thể thực hiện đúng nghĩa vụ và quyền lợi của mình.
Chi tiết quy định pháp lý về tiền nghỉ phép năm và nghĩa vụ thuế từ năm 2025
Để xác định tiền nghỉ phép năm cho những ngày chưa nghỉ hết có tính thuế TNCN và TNDN hay không, chúng ta cần xem xét đồng thời các quy định trong lĩnh vực lao động và thuế. Các văn bản pháp luật quan trọng bao gồm Bộ luật Lao động 2019, Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về thuế TNDN và Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về thuế TNCN.
1. Quy định về nghỉ hằng năm theo Bộ luật Lao động 2019
Căn cứ Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động sẽ được hưởng số ngày nghỉ hằng năm có hưởng nguyên lương. Số ngày nghỉ cụ thể phụ thuộc vào điều kiện làm việc:
- 12 ngày làm việc: Đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường.
- 14 ngày làm việc: Đối với người lao động chưa thành niên, lao động là người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
- 16 ngày làm việc: Đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
Điểm đáng chú ý nhất liên quan đến vấn đề này là Khoản 3 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019, quy định rõ:
“Trường hợp do thôi việc, bị mất việc làm mà chưa nghỉ hằng năm hoặc chưa nghỉ hết số ngày nghỉ hằng năm thì được người sử dụng lao động thanh toán tiền lương cho những ngày chưa nghỉ.”
Điều này khẳng định quyền của người lao động được thanh toán tiền cho những ngày phép chưa sử dụng khi chấm dứt hợp đồng lao động, và đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện khoản chi này.
2. Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP
Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện sau:
- a) Khoản chi thực tế phát sinh: Liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.
- b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ: Theo quy định của pháp luật.
- c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các khoản chi không được trừ quy định tại Khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, cụ thể là:
- a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động: Doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
- b) Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động: Không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con); Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty/Tổng công ty/Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị/Tổng giám đốc/Giám đốc quy định theo quy chế tài chính.
Như vậy, tiền thanh toán cho ngày nghỉ phép chưa sử dụng sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu khoản chi này thực tế phát sinh, có đầy đủ chứng từ hợp lệ và được quy định rõ ràng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.
3. Quy định về thu nhập miễn thuế TNCN theo Luật Thuế TNCN 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Theo Khoản 8 Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, thu nhập được miễn thuế TNCN bao gồm:
“Tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật.”
Để làm rõ hơn, Nghị định 253/2026/NĐ-CP sẽ quy định chi tiết về điều kiện và mức tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép được miễn thuế TNCN, phù hợp với quy định tại Khoản 3 Điều 113 của Bộ luật Lao động và các luật chuyên ngành khác. Điều này có nghĩa là, để khoản tiền thanh toán ngày nghỉ phép chưa sử dụng được miễn thuế TNCN, doanh nghiệp và người lao động cần đảm bảo khoản chi trả này tuân thủ đúng các quy định về điều kiện và mức chi trả được pháp luật cho phép.
Kết luận và khuyến nghị cho doanh nghiệp tại Hà Nội
Tóm lại, tiền thanh toán cho những ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng có thể được miễn thuế TNCN cho người lao động và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc áp dụng các ưu đãi này đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện pháp lý về lao động và thuế.
Các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị hoạt động trên địa bàn Hà Nội, cần:
- Rà soát và cập nhật: Đảm bảo các quy chế nội bộ như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế thưởng có quy định rõ ràng về điều kiện và mức hưởng tiền nghỉ phép năm.
- Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Đảm bảo mọi khoản chi trả đều có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt.
- Theo dõi sát sao: Cập nhật kịp thời các văn bản hướng dẫn chi tiết từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, đặc biệt là khi Nghị định 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực và được hướng dẫn cụ thể hơn.
Việc chủ động nắm bắt và thực hiện đúng các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội tối ưu hóa chi phí, đảm bảo quyền lợi cho người lao động và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.