Hóa đơn điện tử 2026: Cá nhân mua hàng có được xuất hóa đơn? Quy định mới và mức phạt 70 triệu đồng

Cá nhân mua hàng có được xuất hóa đơn điện tử? Cục Thuế khẳng định: Bắt buộc từ 2026, quyền lợi người tiêu dùng được bảo vệ tối đa

Từ ngày 15/9/2026, một quy định quan trọng về hóa đơn điện tử tại Việt Nam chính thức có hiệu lực, tác động trực tiếp đến hàng triệu giao dịch mua bán hàng ngày. Theo Công văn 6845/CT-QLNT năm 2026 của Cục Thuế, các tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng, không phân biệt khách hàng là cá nhân hay tổ chức. Quy định này nhằm tăng cường tính minh bạch trong các giao dịch kinh tế, đồng thời bảo vệ tối đa quyền lợi của người tiêu dùng tại Việt Nam.

Trước đây, nhiều người bán thường có quan niệm rằng chỉ cần xuất hóa đơn cho các doanh nghiệp hoặc tổ chức, còn đối với khách hàng cá nhân thì không bắt buộc, đặc biệt là với các giao dịch có giá trị nhỏ. Tuy nhiên, Công văn 6845/CT-QLNT năm 2026 đã làm rõ vấn đề này, khẳng định nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử là phổ quát, trừ một số trường hợp được miễn trừ cụ thể theo quy định của pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc, từ nay, bất kỳ cá nhân nào mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ đều có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử hợp pháp.

Không chỉ dừng lại ở việc quy định nghĩa vụ của người bán, pháp luật Việt Nam còn trao quyền cho người mua, đặc biệt là cá nhân, được tố giác các trường hợp người bán không lập và giao hóa đơn điện tử theo quy định. Thậm chí, người tố giác còn có thể được xem xét khen thưởng nếu thông tin cung cấp chính xác và dẫn đến việc xử phạt vi phạm hành chính. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc khuyến khích sự tham gia của cộng đồng vào công tác quản lý thuế, góp phần tạo lập một môi trường kinh doanh lành mạnh và công bằng hơn.

Chi tiết quy định về hóa đơn điện tử cho cá nhân và các trường hợp miễn trừ theo pháp luật Việt Nam

Để hiểu rõ hơn về nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân, chúng ta cần đi sâu vào các căn cứ pháp lý cụ thể đã được Cục Thuế viện dẫn trong Công văn 6845/CT-QLNT năm 2026.

Căn cứ pháp lý cốt lõi

• Luật Quản lý thuế 2025: Điểm a khoản 5 Điều 26 quy định rõ: “Tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập, trừ trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Chính phủ.” Khoản 7 Điều 26 cũng trao quyền cho Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định các nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm cả biện pháp khuyến khích người mua lấy hóa đơn và khen thưởng người tố giác.
• Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Khoản 1 Điều 4 quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử, nhấn mạnh: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.”
• Công văn 6845/CT-QLNT năm 2026: Đây là văn bản hướng dẫn cụ thể từ Cục Thuế, khẳng định lại rằng tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử quy định tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Mặc dù quy định chung là bắt buộc, pháp luật vẫn có những trường hợp ngoại lệ mà người bán không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Các trường hợp này được liệt kê chi tiết tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp họ tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.
• Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh. Đối với giao dịch bán ngoại tệ, đơn vị cần lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng dựa trên hệ thống quản lý dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, cung cấp khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
• Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
• Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
• Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.
• Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, bao gồm:
  • Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh.
  • Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất).
  • Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.

Ví dụ minh họa về nghĩa vụ xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân

Để dễ hình dung, hãy xem xét các tình huống thực tế:

• Ví dụ 1: Một nhà hàng (là công ty hoặc hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử) bán bữa ăn trị giá 500.000 VNĐ cho một khách hàng cá nhân. Theo quy định mới, nhà hàng này bắt buộc phải lập và giao hóa đơn điện tử cho khách hàng ngay tại thời điểm thanh toán. Việc từ chối xuất hóa đơn với lý do khách hàng là cá nhân là không phù hợp với quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam.
• Ví dụ 2: Một cửa hàng bán lẻ quần áo hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp. Khi một khách hàng cá nhân mua một chiếc áo trị giá 300.000 VNĐ, cửa hàng phải xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng đó. Giá trị giao dịch nhỏ không phải là lý do để từ chối nghĩa vụ này.
• Ví dụ 3: Một cá nhân kinh doanh online bán mỹ phẩm qua mạng xã hội. Nếu cá nhân này đã đăng ký kinh doanh và thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử, thì mọi giao dịch bán hàng cho khách hàng cá nhân đều phải có hóa đơn điện tử.

Như vậy, trừ các trường hợp miễn trừ rất cụ thể và hiếm gặp đối với các giao dịch thông thường, hầu hết các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đều có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho mọi khách hàng, bao gồm cả cá nhân.

Hướng dẫn các bước doanh nghiệp và cá nhân cần thực hiện để tuân thủ quy định hóa đơn điện tử mới

Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định mới về hóa đơn điện tử, cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân mua hàng đều cần có những hành động cụ thể.

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Người bán cần chủ động thực hiện các bước sau để tránh vi phạm và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ:

• Rà soát và nâng cấp hệ thống hóa đơn điện tử: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng tương thích hoàn toàn với các quy định mới, có khả năng xuất hóa đơn cho mọi đối tượng khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
• Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi tập huấn cho đội ngũ nhân viên bán hàng, kế toán, thu ngân về nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân, các trường hợp miễn trừ (nếu có) và quy trình xử lý hóa đơn.
• Thiết lập quy trình xuất hóa đơn rõ ràng: Xây dựng quy trình nội bộ để đảm bảo mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều được lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm và giao cho người mua. Điều này bao gồm cả việc hướng dẫn khách hàng cách nhận và tra cứu hóa đơn điện tử.
• Xác định rõ các trường hợp miễn trừ: Nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh thuộc một trong các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cần có văn bản nội bộ hoặc hồ sơ chứng minh rõ ràng để giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử: Đảm bảo hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật và dễ dàng truy xuất khi cần thiết theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế.

Đối với cá nhân mua hàng

Người tiêu dùng cũng cần nắm rõ quyền lợi và cách thức thực hiện để bảo vệ mình:

• Nắm rõ quyền yêu cầu hóa đơn: Mọi cá nhân khi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ các trường hợp miễn trừ) đều có quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn điện tử hợp pháp. Hãy chủ động yêu cầu hóa đơn để bảo vệ quyền lợi của mình.
• Biết cách tố giác hành vi vi phạm: Nếu người bán từ chối xuất hóa đơn điện tử mà không thuộc trường hợp miễn trừ, cá nhân có quyền tố giác hành vi này lên cơ quan thuế địa phương. Thông tin tố giác cần trung thực, chính xác về thời gian, địa điểm và người thực hiện hành vi vi phạm.
• Hiểu về cơ chế khen thưởng: Theo Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 14 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người tiêu dùng tố giác thành công hành vi không lập và giao hóa đơn điện tử có thể được xem xét khen thưởng. Điều này khuyến khích người dân tích cực tham gia vào công tác quản lý thuế.

Mức phạt nghiêm khắc và những sai lầm thường gặp khi lập hóa đơn điện tử không đúng thời điểm tại Việt Nam

Việc không tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là việc lập hóa đơn không đúng thời điểm, có thể dẫn đến những mức phạt hành chính đáng kể theo quy định của pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cần đặc biệt lưu ý để tránh những sai sót không đáng có.

Những điểm dễ sai, dễ bỏ sót

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ hóa đơn điện tử, các đối tượng nộp thuế thường mắc phải một số sai lầm phổ biến sau:

• Không xuất hóa đơn cho khách hàng cá nhân: Đây là sai lầm phổ biến nhất, xuất phát từ quan niệm cũ hoặc sự thiếu cập nhật về quy định mới. Nhiều người bán vẫn cho rằng giao dịch với cá nhân không cần hóa đơn, hoặc chỉ cần khi khách hàng yêu cầu.
• Xuất hóa đơn chậm trễ: Hóa đơn điện tử phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Việc xuất hóa đơn sau nhiều ngày, hoặc gom nhiều giao dịch nhỏ để xuất một hóa đơn lớn vào cuối ngày/cuối tuần/cuối tháng đều là hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm.
• Sai sót thông tin trên hóa đơn: Lỗi về tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất… có thể dẫn đến việc hóa đơn không hợp lệ và bị xử phạt.
• Không lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách: Mặc dù là hóa đơn điện tử, nhưng việc lưu trữ phải đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất trong thời gian quy định.
• Không phân biệt rõ các trường hợp miễn trừ: Một số doanh nghiệp có thể nhầm lẫn các trường hợp được miễn trừ, dẫn đến việc không xuất hóa đơn trong khi thực tế vẫn phải xuất.

Mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm năm 2026

Theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được quy định chi tiết như sau:

Như vậy, mức phạt cao nhất đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể lên tới 70.000.000 đồng đối với tổ chức, áp dụng khi doanh nghiệp lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với từ 100 số hóa đơn trở lên trong hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Ví dụ tính toán mức phạt

• Ví dụ 1: Công ty A là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ ăn uống. Trong tháng 10/2026, Công ty A đã lập 15 số hóa đơn điện tử không đúng thời điểm cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng cá nhân. Căn cứ bảng trên, với số lượng hóa đơn từ 10 đến dưới 20 số cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, Công ty A sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
• Ví dụ 2: Một hộ kinh doanh nhỏ đã lập 3 số hóa đơn điện tử không đúng thời điểm cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ kinh doanh này sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân tại Việt Nam

Quy định mới về hóa đơn điện tử cho cá nhân chắc chắn sẽ gây ra nhiều thắc mắc cho cả người bán và người mua. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp chi tiết:

Một cá nhân mua hàng tại siêu thị với giá trị nhỏ (ví dụ 50.000 VNĐ) có quyền yêu cầu xuất hóa đơn điện tử không, và siêu thị có bắt buộc phải xuất không?

Có. Theo Công văn 6845/CT-QLNT năm 2026 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị hay đối tượng mua là cá nhân hay tổ chức, trừ các trường hợp miễn trừ cụ thể tại Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Do đó, siêu thị bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân dù giá trị giao dịch nhỏ, và cá nhân có quyền yêu cầu hóa đơn này.

Nếu tôi là một hộ kinh doanh nhỏ lẻ, chỉ bán hàng online và không có nhu cầu kê khai thuế GTGT, tôi có cần xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng cá nhân không?

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp thì không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trừ trường hợp họ tự nguyện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu hộ kinh doanh của bạn không thuộc diện phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và đủ điều kiện lập bảng kê, bạn có thể không cần xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử thường được khuyến khích để minh bạch hóa hoạt động kinh doanh và tạo niềm tin cho khách hàng.

Tôi tố giác một cửa hàng không xuất hóa đơn điện tử cho tôi khi mua hàng. Tôi sẽ được khen thưởng như thế nào và quy trình ra sao?

Theo Điều 41 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Điều 14 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử sẽ được xem xét khen thưởng nếu thông tin cung cấp trung thực, chính xác, kịp thời, có căn cứ xác định hành vi vi phạm và đủ cơ sở để cơ quan thuế xác định tính chất, mức độ vi phạm, từ đó ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận thông tin, phân loại để kiểm tra, xác minh và ban hành quyết định khen thưởng dựa trên hồ sơ chứng cứ. Mức khen thưởng sẽ được quy định chi tiết bởi Bộ Tài chính và được đảm bảo từ nguồn kinh phí ngân sách nhà nước.

Doanh nghiệp cần làm gì ngay để đảm bảo tuân thủ quy định hóa đơn điện tử mới tại Việt Nam?

Để tránh những rủi ro pháp lý và tài chính, đồng thời xây dựng hình ảnh doanh nghiệp uy tín, các tổ chức, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các hành động sau đây:

• Kiểm tra và nâng cấp hệ thống hóa đơn điện tử: Đảm bảo phần mềm hóa đơn điện tử hiện tại của bạn có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Công văn 6845/CT-QLNT năm 2026, đặc biệt là khả năng xuất hóa đơn cho mọi đối tượng khách hàng, bao gồm cả cá nhân.
• Đào tạo và cập nhật kiến thức cho nhân sự: Tổ chức các buổi tập huấn định kỳ cho đội ngũ kế toán, bán hàng, thu ngân về các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử, quyền và nghĩa vụ của người bán, cũng như các trường hợp miễn trừ. Việc này giúp nhân viên tự tin và chính xác trong quá trình làm việc.
• Rà soát và điều chỉnh quy trình nội bộ: Xem xét lại toàn bộ quy trình bán hàng, thanh toán và kế toán để đảm bảo rằng việc lập và giao hóa đơn điện tử được thực hiện ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch, không chậm trễ và không bỏ sót bất kỳ khách hàng nào.
• Xây dựng chính sách rõ ràng về hóa đơn: Thông báo công khai cho khách hàng về chính sách xuất hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, khuyến khích họ yêu cầu hóa đơn và hướng dẫn cách nhận/tra cứu hóa đơn.
• Tham vấn chuyên gia thuế: Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về các trường hợp miễn trừ phức tạp, cách thức xử lý các tình huống đặc biệt hoặc cần đánh giá mức độ tuân thủ hiện tại, hãy tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế có kinh nghiệm tại Việt Nam.

Để đảm bảo doanh nghiệp bạn luôn tuân thủ các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn điện tử, đặc biệt là những thay đổi quan trọng từ năm 2026, ANC Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ rà soát hệ thống, đào tạo nhân sự hoặc giải đáp các vướng mắc pháp lý, hãy liên hệ ANC Việt Nam qua hotline 0942597477 để được tư vấn chi tiết.